Euro-incasso support

Hier vind je stap voor stap uitleg over het incasseren met een Euro-incasso.

  • Voor je particuliere en zakelijke debiteuren.
  • Je debiteuren hebben een terugboekingstermijn van 8 weken.
Incassocontract inzien en wijzigen
1. Incassant-ID via een incassocontract

Je Incassant-ID staat op het contract en een certificaat dat je bij je contract hebt ontvangen. Het is gebaseerd op je KvK-nummer, bestaat in Nederland uit 19 posities en is als volgt opgebouwd: NL00ZZZ123456780000.

2. Zorg voor een rechtsgeldige machtiging

Voordat je gaat incasseren, moet je jouw debiteuren schriftelijk om toestemming vragen voor het afschrijven van bedragen van hun rekening. Hiervoor heb je een rechtsgeldige machtiging nodig. Je kunt kiezen voor digitale of papieren machtigingen.

Digitale machtigingen

Met Digitaal Incassomachtigen ontvang je online geldige incassomachtigingen van je klanten. Je stelt je klanten in staat om op afstand akkoord te geven op de machtigingen die je vooraf hebt ingesteld. Je klanten doen dit via hun eigen veilige internetbankieren omgeving. Je hebt vervolgens de zekerheid dat je mag incasseren. Daarnaast bespaar je tijd op de processen rondom afgekeurde incasso's.

Voordelen

  • Betrouwbare digitale incassomachtigingen van je klanten op een efficiënte manier.
  • Geen risico van terugbetalen bij een Melding Onterechte Incasso, doordat je een machtiging kunt laten zien.
  • Grotere slagingskans van je incasso’s door checks van de bank.
  • Je machtigingen efficiënt digitaal archiveren.

Lees meer over Digitaal Incassomachtigen

Papieren machtigingen

Als je voor papieren machtigingen kiest, heb je twee keuzes: een standaard machtigingsformulier of een eigen formulier dat je hebt ontworpen.

3. Zorg voor geschikte incassosoftware

Deze stap is optioneel. Indien je incasseert zonder boekhoudpakket kun je doorgaan naar de volgende stap.

Bestanden testen

Bij het testen van bestanden controleer je of al je bestandswijzigingen correct zijn doorgevoerd. Dit voorkomt dat je op een ongelegen moment vaststelt dat betaal- en incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden.

Meer lezen over bestanden testen

4. Voer de machtigingsgegevens op

Geef elke machtiging van je nieuwe debiteuren een uniek kenmerk. De Rabobank herkent aan het machtigingskenmerk of je voor de eerste keer bij jouw debiteur incasseert. Als je een getekende doorlopende machtiging van een nieuwe klant hebt ontvangen, dan kun je dit unieke kenmerk opnemen in je debiteurenadministratie of in het incasso-adresboek in Rabo Internetbankieren. Vanuit je boekhoudpakket of dit adresboek kun je vervolgens de incasso-opdrachten maken.

5. Informeer je debiteuren

Europa wil consumenten beschermen tegen ongewenste incasso's. Daarom gelden er voorwaarden voor de manier waarop je jouw debiteuren vooraf over afschrijvingen informeert. Laat je debiteur het volgende weten:

  • Wat je Incassant-ID is
  • Welk uniek machtigingskenmerk je aan de debiteur hebt toegekend
  • Op welke datum/data je gaat incasseren
  • Welk bedrag je gaat incasseren.
6. Maak je incasso-opdrachten

Kies een uniek machtigingskenmerk en wijzig dit niet meer nadat je de eerste incasso hebt uitgevoerd. Met de Euro-incasso moet je elke machtiging (elke debiteur) een ander machtigingskenmerk geven (bijvoorbeeld ‘lid123’).

Let op: Je kunt het machtigingskenmerk van een eenmalige machtiging slechts één keer gebruiken!

In je incassocontract staat het maximumbedrag per incasso-opdracht. Hier staat ook het maximumbedrag dat je in een bepaalde periode in totaal mag incasseren. Incasseer niet meer dan je limiet toestaat.

Controleer en verzend je incasso-opdracht(en) in Rabo Internetbankieren:

  • Staan alle incasso-opdrachten juist in het overzicht
  • Kloppen de bedragen
  • Staat ‘eenmalig’ alleen bij debiteuren bij wie je echt niet vaker wilt incasseren

Je incasso’s worden uiterlijk 2 werkdagen na verzending bijgeschreven, tenzij je een latere uitvoerdatum opgeeft.

7. Controleer je rekeninginformatie

Op je rekeningoverzicht zie je per verwerkte incassobatch altijd een bijschrijving van één bedrag. Dit is het totaalbedrag van alle incasso-opdrachten die je in dat bestand hebt ingestuurd. In de omschrijvingsregel staat het oorspronkelijke aantal posten en het kenmerk van de batch. Via Rabo Internetbankieren kun je tot 3 maanden na bijschrijving nakijken welke posten je hebt verstuurd: ga naar ‘verzonden Euro-batches’ en klik op de betreffende incassobatch. Je ziet dan de losse posten.

Afgekeurde incasso’s
Op het moment van bijschrijving zie je de afgekeurde incasso-opdrachten als losse afschrijvingen. Dit gebeurt op de dag dat de batch wordt bijgeschreven. De reden van afkeuring staat erbij.

Foutmeldingen bij Euro-incasso

Terugboekingen
Tot maximaal 8 weken na de bijschrijving kunnen incasso-opdrachten van je rekening worden teruggeboekt. Deze terugboekingen zie je als losse afschrijvingen met de juiste datum op je rekeningafschrift. De reden van terugboeking staat er bij.

Bekijk de stappen voor Bedrijven Euro-incasso

Zelf regelen & Contact