Ondernemers doen zaken in het buitenland

Onderhandelen in het buitenland: denk in win-win

    Onderhandelingen in het buitenland kunnen soms moeizaam verlopen. Deze tips van experts helpen je om op een succesvolle manier internationale besprekingen te voeren.

    1. Denk in win-win in plaats van win-lose

    "Mensen die een onderhandeling instappen, zitten vaak automatisch in de strijdmodus. Ze denken in win-lose termen: ik wil krijgen wat ik wil", aldus Frank Garten, specialist in interculturele samenwerking. Volgens Garten zijn de meest succesvolle onderhandelaars echter degenen die voortdurend denken in win-win. "Win-win is je posities loslaten en zoeken naar het gemeenschappelijk belang."

    Denk aan het dagelijks leven: hoe zorgen partners ervoor dat het huis schoon blijft, met minimale inspanning? Wie zet het vuilnis buiten, wie doet de afwas? Garten: "Win-win is zeker geen concessie, maar juist vasthouden aan de eigen belangen terwijl de belangen van de ander net zo hard meewegen."

     

    "Een Koreaans bedrijf belde de bodemprijs die wij aanboden door naar een ander bedrijf."

    Frank Garten

    Wie er tegenover je zit beter leren kennen betekent volgens Garten ook: erachter komen of diegene daadwerkelijk beslissingsbevoegdheid heeft, en wat zijn mandaat is. Vaak zitten de ‘echte’ onderhandelaars niet aan tafel. Garten: "Er is dikwijls een flinke achterban die continu moet worden geraadpleegd en van wie de tegenpartij akkoord moet krijgen." Dit gebeurt vooral in landen waar hiërarchie belangrijk is, zoals Japan, Zuid-Korea, België of Frankrijk.

    "Deel daarom zoveel mogelijk informatie met de tegenpartij, of het nou gaat om harde of zachte data. Speel open kaart. Op die manier kan de tegenpartij haar achterban goed informeren, waardoor beslissingen sneller genomen worden." De kans op resultaat wordt daardoor ook groter.

    3. De sterkste onderhandelaars

    De sterkste onderhandelaars komen volgens Garten uit Zuid-Korea. Hij verklaart dat onder andere uit de collectivistische cultuur van dat land. Het belang van de groep, het bedrijf en zelfs het land staat bovenaan. "Koreaanse bedrijven delen soms informatie met elkaar als ze menen dat het voordeel voor Korea als geheel groter is. Ik heb weleens meegemaakt dat een bedrijf de bodemprijs die wij aanboden doorbelden naar een ander bedrijf, met wie we ook nog besprekingen gingen voeren. Nederlanders vinden dat onethisch, maar vanuit collectivistisch oogpunt is dit gedrag begrijpelijk."

    Volgens Van Ooijen zijn onderhandelingen met Amerikanen pittig. "Die hebben een winnersmentaliteit, ze zijn enorm competitief." Amerikanen hebben taalkundig een streepje voor tijdens de – in het Engels – gevoerde onderhandelingen. Bovendien spelen juridische procedures in het land een grote rol. Daarom is het volgens haar geen overbodige luxe om een juridisch adviseur mee te nemen naar gesprekken.

    Ben je geïnteresseerd in zakendoen in de Verenigde Staten? De Rabobank heeft International Desks in New York en Californië, volledig gericht op het ondersteunen van Nederlandse ondernemers.

     

    Meer lezen over zakendoen in de VS

    4. Zo probeert de tegenpartij de druk op te voeren

    In hiërarchische culturen kunnen onderhandelingen eindeloos duren. Niet alleen omdat de achterban geraadpleegd moet worden en beslissingen trager verlopen. Maar ook omdat de onderhandelaars hun bazen willen laten zien dat ze het onderste uit de kan hebben gehaald. Garten: "Vertel in dergelijke culturen nooit hoe laat je vliegtuig naar Nederland gaat. Onderhandelaars weten dat mensen zenuwachtig worden als ze hun vliegtuig moeten halen. Van die tijdsdruk maken ze gebruik."

    "Vertel nooit hoe laat uw vliegtuig naar Nederland gaat."

    Frank Garten

    5. Als onderhandelingen vastlopen

    Wanneer besprekingen stroef verlopen kan het handig zijn om pauzes in te lassen. Daarin kun je proberen toenadering te zoeken tot de tegenpartij. Garten: "Onderhandelaars die zich in formele onderhandelingen keihard opstellen, laten vaak tijdens de pauze hun schild vallen." Stel je bescheiden op, maak van de gelegenheid gebruik om vragen te stellen, is zijn advies. "Op die manier kwamen we erachter dat onze Koreaanse tegenpartij wilde dat er iemand uit ons onderhandelingsteam stapte. Zij vonden hem te arrogant. En wij maar denken dat het aan de inhoud lag. Hoe dan ook, we konden daarna weer verder."

    Lopen onderhandelingen vast? Wellicht trek je je zakenpartner over de streep door hem een bankgarantie te bieden. Hiermee geef je vertrouwen af.

     

    Meer lezen over internationale bankgaranties

    Ondernemers doen zaken in het buitenland

    6. Toon een rechte ruggengraat

    In masculiene culturen, waarin de nadruk ligt op prestaties, succes en resultaten, kan het hard tegen hard gaan, weet Garten. "In landen als Rusland en Oekraïne willen ze een gelijkwaardige tegenstander zien." Volgens hem wordt het daar gewaardeerd als je tijdens de onderhandelingen een rechte ruggengraat toont. "Buig niet als riet in de wind tijdens een onderhandeling. En als de tegenstander blaft, blaf dan harder."

    "Pas op met het kopiëren van gedrag en manieren van communicatie als je de nuances niet goed kent."

    Eva van Ooijen

    7. Geen emoties

    Waarin je wel het beste terughoudend kan zijn, is het tonen van emoties. "Nederlanders worden tijdens een onderhandeling met Italianen nog wel eens boos, gaan ineens hun emoties tonen. Niet doen!" Volgens Van Ooijen praten Italianen sneller, minder monotoon, en laten ze veel minder pauzes vallen bij gesprekken dan wanneer Nederlanders met elkaar praten. "Nederlanders zijn daardoor geneigd te denken dat Italianen veel ruzie maken. In de praktijk blijkt dat vaak helemaal niet zo te zijn. Pas dus op met het kopiëren van gedrag en manieren van communicatie als je de nuances ervan niet goed kent", aldus Van Ooijen.

    Ook in landen waar het voorkomen van gezichtsverlies belangrijk is, zoals Indonesië, China of landen in het Midden-Oosten, is het uit den boze om met de vuist op tafel te slaan of frustratie te tonen. Van Ooijen: "Voorkom dat de tegenpartij in verlegenheid wordt gebracht, anders ben je tijdens onderhandelingen ver van huis."

     

    8. Wees sensitief

    Volgens van Ooijen is het belangrijk om te luisteren naar je intuïtie. Stel, je bent in China en je hebt je van tevoren goed ingelezen in de zakelijke do’s-and-don’ts van het land, zodat het er tijdens het zakendoen formeel aan toegaat. "Maar tijdens een bespreking kun je net zo goed een Chinees treffen die zijn halve leven in Amerika heeft gewoond en die wél direct en joviaal is. Uiteindelijk gaat het bij onderhandelingen om personen, om individuen. Ga dus altijd af op je gevoel, wees sensitief en handel daarnaar."