Reorganisatie of transformatie: hoe krijg je je medewerkers mee?

Groeien betekent vaak veranderen, maar reorganisaties en verandertrajecten in bedrijven zijn vaak flinke uitdagingen. Welke leiderschapsstijl en bedrijfscultuur is nodig om medewerkers mee ‘op de kar’ te krijgen? Als HR-directeur van de Rabobank weet Janine Vos als geen ander hoe je een bedrijf transformeert. Dit zijn haar belangrijkste adviezen.

Janine Vos

Wie:  Janine Vos
Bedrijfsnaam:  Rabobank 
Functie: Chief human resources officer en lid van de groepsdirectie 
Opleiding: Rechten aan de Universiteit Utrecht en een postdoctorale opleiding bedrijfsrecht aan de Radboud Universiteit. Daarnaast volgde ze diverse internationale cursussen.
CarrièreVos had bij KPN diverse HR-managementfuncties. In september 2017 trad ze als chief human resources officer toe tot de groepsdirectie van de Rabobank. Ze begeleidt een reorganisatie waarbij 12.000 banen verdwijnen.

Tip 1: Ben glashelder over wat je wilt bereiken

“Een bedrijf met groeiambities moet scherpe keuzes maken. De wereld verandert en jij moet mee. Als ondernemer ben jij degene die kansen ziet en visie ontwikkelt. Het is essentieel om die stip aan de horizon in een vroeg stadium te delen met je medewerkers. Leg uit waarom het bedrijf moet veranderen en waar je precies naartoe wilt. Doe dat in duidelijke en begrijpelijke taal. Wees ook helder over wat je al besloten hebt en waarover mensen kunnen meedenken. Medewerkers betrekken bij een verandertraject kan leiden tot minder weerstand, maar dat geldt alleen als je écht luistert naar wat ze te zeggen hebben en ook écht iets doet met hun ideeën. Een poppenkast werkt contraproductief.”

Bespreken doornemen reorganisatieplannen

Tip 2: Verplaats je in medewerkers

“Zeventig procent van de verandertrajecten haalt de doelstellingen niet of niet helemaal. Een belangrijke reden hiervan is dat ondernemers en managers niet genoeg aandacht hebben voor de mensen die het moeten doen. Bij een transformatie is het superbelangrijk dat werknemers voelen dat je ze ziet. Oprechte aandacht is de sleutel tot succes. De eerste stap daarin is je inleven in de ander. Dat kan lastig zijn, omdat jij vaak al drie stappen verder bent. Ben je daarvan bewust. Gedurende het traject is het belangrijk dat jij of je leidinggevenden wekelijks vragen hoe het ervoor staat. Dat kan bij de ene werknemer tussendoor bij het koffieapparaat, terwijl de ander liever een persoonlijk gesprek in een aparte kamer heeft.”

“Bedenk dat het voor veel mensen in eerste instantie niet leuk is dat jij hebt besloten dat het anders moet.”

Tip 3: Geef ruimte aan emoties

“Verandering betekent afscheid nemen van het oude en vertrouwde. In het menselijk brein werkt het vaak zo dat we in dat soort situaties uitgaan van het slechtste scenario. Daardoor ontstaat angst. Ik heb geleerd dat het belangrijk is om emoties de ruimte te geven. Zeg wat je ziet, vraag wat iemand voelt. Ontken verdriet of angst niet. Bedenk dat het voor veel mensen in eerste instantie niet leuk is dat jij hebt besloten dat het anders moet. Als je je alleen richt op de toekomst, druk je primaire gevoelens weg en krijg je niemand op de kar.”

Tip 4: Bewijs dat je wilt investeren

“Tijdens een transformatie kijken je medewerkers in eerste instantie naar jou. Ze willen er zeker van zijn dat jij oprecht gelooft in wat je zegt en dat ze er niet alleen voor staan. Het is daarom belangrijk om zichtbare stappen te zetten. Laat zien wat jij gaat doen om te zorgen dat jouw droom gaat uitkomen. Investeer in middelen die de verandering haalbaar maken. Betere machines of nieuwe ICT bijvoorbeeld. Of aanpassingen aan het gebouw of extra mensen. Dat soort concrete stappen schept vertrouwen. Ook training is essentieel. Bouw genoeg tijd in om mensen op te leiden in de nieuwe manier van werken. Dat kan je doen door naast ze te gaan staan of door een externe cursus te faciliteren.”

Bespreken doornemen reorganisatieplannen

Tip 5: Leiderschap is luisteren

“Als ondernemer heb jij het voortouw in een veranderingsproces. Onze perceptie van sterke leiders is dat ze alles onder controle hebben en harde beslissingen kunnen nemen. Maar in mijn ervaring is de essentie van goed leiderschap – naast een duidelijke visie ontwikkelen – dat je emoties signaleert en serieus neemt. Dat je een groep mensen aan de hand kunt nemen in de richting van een nieuwe toekomst. Het maakt niet zo veel uit of je een introvert of extravert karakter hebt, als je maar écht bent. Mensen willen geen ingestudeerd verhaaltje, ze willen zien dat jij er staat en dat je luistert. Zodra ze daar vertrouwen in hebben, gaan ze delen wat ze denken en op hun hart hebben. Zo komt er informatie vrij waaraan jij en je bedrijf heel veel hebben.”

Tip 6: Veranker verandering binnen je bedrijfscultuur

“In de meeste bedrijven is er pas aandacht voor verandering op het moment dat een concrete transformatie voor de deur staat. Begrijpelijk, want je bent druk met ondernemen. Toch is het een grote stap vooruit als je een bedrijfscultuur creëert waar mensen hun geest open hebben staan en verandering niet eng of raar is. Heel belangrijk daarin zijn vitaliteit, vakmanschap en verandervermogen. Het is belangrijk om in gesprekken aandacht te hebben voor deze drie V’s. Hebben je medewerkers het naar hun zin? Ontwikkelen ze zich binnen hun vakgebied? Zitten ze privé goed in hun vel? Zijn ze in staat om zichzelf te blijven ontwikkelen? Als de drie V’s goed in balans zijn, blijft je bedrijf in beweging en zullen je medewerkers makkelijker meestromen met veranderingen.”

“Fouten maken is niet erg, zolang er ruimte is om te zeggen wat niet goed gaat.”

Tip 7: Fouten maken mag

“Ondanks alles wat ik heb gezegd, is er geen perfecte blauwdruk om veranderingen te begeleiden. Organisatieverandering is geen exacte wetenschap. Het gaat over mensen en iedereen is anders. Dat maakt het zo moeilijk én zo boeiend. Tijdens een veranderingsproces zullen er fouten worden gemaakt door jou en je medewerkers. Dat is niet erg, zolang er ruimte is om te zeggen wat niet goed gaat. Bij de Rabobank hebben we ‘I messed up’-dagen. Daarin gaan we met het team om tafel en vertellen we eerlijk wat onze grootste blunders waren. Dat klinkt zwaar, maar tijdens zulke sessies liggen we juist vaak helemaal dubbel. Je ziet dat niemand perfect is. Het opengooien van deuren en lachen met elkaar werkt bevrijdend en geeft bergen energie. Het is belangrijk jij als leider voorop gaat. Jij moet als eerste zeggen wat jij fout hebt gedaan of waar jij spijt van hebt. Dat is spannend, maar die vijf minuten voor de groep geeft een enorme kick en het schept een gevoel van verbondenheid.”

Ben jij klaar voor groei?

Zoals iedere ondernemer denk ook jij waarschijnlijk na over je volgende stap. Bijna iedere ondernemer wil groeien. Blijven vernieuwen. Maar wat betekent groei voor jouw onderneming? En heb je het in je om jouw bedrijf naar een hoger level te tillen? Doe de test en ga aan de slag met de groeitips van andere ondernemers.