Collega's in overleg

Hanteer jij de juiste algemene voorwaarden?

Wil je advies over de risico’s die je bedrijfsactiviteiten met zich meebrengen?

Hanteer jij de juiste algemene voorwaarden?

Een stappenplan naar goed contractmanagement.

Algemene voorwaarden opstellen. Dat is doorgaans niet het eerste waar je aan denkt bij het runnen van je bedrijf. Klanten, personeel, productontwikkeling, marketing en sales krijgen in de hoofden van veel ondernemers voorrang. Best logisch, zal je wellicht denken. En toch mag je het belang van contractmanagement niet onderschatten. Zo wordt dit onderdeel van je bedrijfsproces namelijk genoemd. Kun je hierin wel wat hulp gebruiken? Lees dan verder en bekijk ons stappenplan voor goed contractmanagement. Zo voorkom je onnodige risico’s.

Martijn Gelderblom

Goede algemene voorwaarden hanteren is voor elk bedrijf van belang. Je voorkomt er veel gedoe mee en verkleint de risico's op mogelijke schadeclaims door klanten of leveranciers. "Voorwaarden zijn een vast onderdeel van het contract en gaan onder meer over de vragen wat er wordt geleverd, wanneer er moet worden betaald en wie in welke fase aansprakelijk is voor eventuele schade. Vragen waarover je liever geen onduidelijkheid laat bestaan", zegt Martijn Gelderblom. Hij is Specialist Aansprakelijkheidsverzekeringen bij Rabobank.

Toon Spaninks

Risico's op een rijtje

Toon Spaninks krijgt dagelijks te maken met juridische kwesties over dit soort onderwerpen. Binnen Rabobank wikkelt Spaninks complexe schadeclaims af. Volgens hem hebben veel bedrijven het in de basis goed voor elkaar, maar gaat het in de praktijk regelmatig mis.

Smartphone

"Je brengt een offerte uit. Vier weken later komt er akkoord, maar in die laatste mail verwijst je klant ergens onderaan naar een bijlage met z'n eigen inkoopvoorwaarden. Daarin staat bijvoorbeeld dat jij als leverancier tot ver na de overdracht verantwoordelijk bent voor eventuele gebreken. Als het contract wordt getekend en later blijkt er iets mis, dan zit je daaraan vast", zegt Spaninks.

Een ander voorbeeld: in de offerte verklaar je jouw algemene voorwaarden van toepassing. Je voegt die alleen niet als bijlage toe aan de e-mail. De kans is groot dat jouw algemene voorwaarden niet gelden voor deze specifieke overeenkomst.

Zo kan een kleine onoplettendheid forse gevolgen hebben. We zetten er een paar op een rij: 

  • Schadeclaims
  • Betalingsproblemen
  • Langere garantietermijn
  • Minder zekerheden
Mondkapje

Corona

De coronacrisis doet hier ook nog een duit in het zakje, zo blijkt. Wie niet kan leveren door corona, kon zich eerder nog vaak beroepen op overmacht. Sommige bedrijven hanteren nu standaard voorwaarden waarin de risico’s van bijvoorbeeld vertraging of meerkosten als gevolg van corona expliciet worden uitgesloten. Het is belangrijk dat je je hardop afvraagt of dit risico voor jou aanvaardbaar is.

Mkb-bedrijven regelmatig de pineut

Gelukkig gaan de meeste zakelijke overeenkomsten goed. Maar vroeg of laat krijgt bijna elke ondernemer een keer te maken met een geschil. Dat kan bijvoorbeeld gaan over de leveringstermijn, de betaling, schade tijdens transport of een gebrek aan een geleverd product.

"In de meeste gevallen is er veel geld mee gemoeid. Schadeclaims van miljoenen euro’s komen regelmatig voor en deze zijn niet altijd goed verzekerd. Staat bijvoorbeeld in de verzekering dat je altijd leveringsvoorwaarden hanteert en doe je dit niet? Dan kan het zijn dat je geen dekking hebt. Alle reden dus om goed de voorwaarden te bestuderen. Ik maak heel vaak mee dat er ergens in het contract toch onduidelijkheid bestaat", aldus Spaninks.

Gereedschap

Onderaannemer, opgelet

Werk je als onderaannemer? Dan is het zaak om extra goed naar de voorwaarden te kijken. Veel grote bedrijven schuiven alle verantwoordelijkheden af naar kleinere partijen in de keten. Vaak gaat het om bedrijven die in hun opdracht een klus uitvoeren.

"Maak je als installateur een fout waardoor een heel gebouw afbrandt, dan kun je voor de schade worden aangesproken. Als je aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden niet beperkt is, dan ben je mogelijk voor het hele bedrag aansprakelijk", zegt Spaninks.

Risico's van gevolgschade

Martijn Gelderblom wijst verder nog op de risico's van gevolgschade. Die kun je zien als de indirecte gevolgen van de gebeurtenis. "Je bent aannemer en door jouw toedoen wordt een nieuw hotel twee maanden te laat opgeleverd, net na de zomervakantie. De hoteleigenaar loopt daardoor tonnen aan inkomsten mis. Dit is een typisch geval van gevolgschade, waarover je van tevoren duidelijke afspraken moet maken."

Smartphone en tablet

Stappenplan naar goed contractmanagement

Krijgt contractmanagement in jouw bedrijf voldoende aandacht? Zijn er duidelijke richtlijnen en kent iedereen de regels? Als je twijfelt, dan is het zaak om snel actie te ondernemen. Dit stappenplan helpt je daarbij.

  1. Heb je op dit moment nog niks geregeld? Begin dan eens met je wettelijke aansprakelijkheid. Bekijk vervolgens welke standaard voorwaarden al door de branche zijn opgesteld. Je hoeft dus niet per se zelf het wiel uit te vinden.
  2. Heb je al algemene voorwaarden opgesteld? Breng dan de huidige situatie in kaart. Welke risico's brengen je voorwaarden zoals die nu zijn opgesteld met zich mee? En ga voor jezelf na welke van deze risico’s je wilt beperken en welke je kunt accepteren.
  3. Stel dat jouw risico's iets afwijken van de standaarden. Gebruik de branchevoorwaarden dan als leidraad en betrek er vervolgens een jurist bij om alle risico's goed dicht te timmeren. 
  4. Benoem iemand in de organisatie die verantwoordelijk is voor contractmanagement of vraag juridische ondersteuning via een rechtsbijstandverzekering.
  5. Zorg ervoor dat de voorwaarden die je hanteert ook daadwerkelijk van toepassing zijn op een door jou afgesloten contract.
  6. Welk risico wil je zelf dragen en welke risico’s wil je overdragen aan een verzekeringsmaatschappij, of misschien wel aan je afnemer. Maak een afspraak met je verzekeringsadviseur om samen te bekijken of je verzekering het risico van je bedrijfsactiviteiten voldoende afdekt.

"Verder adviseren we natuurlijk om altijd goed naar nieuwe contracten te kijken en nergens zomaar je handtekening onder te zetten. Wees extra voorzichtig met opdrachtgevers die vasthouden aan eigen voorwaarden", aldus Gelderblom.

Zijn collega Spaninks vult aan: "Wees ook duidelijk naar je collega’s toe die verantwoordelijk zijn voor de verkoop binnen je bedrijf en geef ze niet onbeperkte vrijheid bij het accepteren van nieuwe deals. Natuurlijk is nieuwe omzet altijd welkom, maar je wilt als bedrijf geen onverantwoord grote risico's nemen."

Wil je advies over de risico’s die je bedrijfsactiviteiten met zich meebrengen?

Vraag een gesprek aan