Euro-incasso support

Hoe werkt het incasseren met Euro-incasso

Hoe werkt incasseren met een Euro-incasso?

Hier vindt u stap voor de stap de uitleg over het incasseren met een Euro-incasso.

  • voor uw particuliere en zakelijke debiteuren
  • uw debiteuren hebben een terugboekingstermijn van 8 weken

Incasseren stap voor stap

1. Incassant-ID via een incassocontract

Uw Incassant-ID staat op het contract en een certificaat dat u bij uw contract heeft ontvangen. Het is gebaseerd op uw KvK-nummer, bestaat in Nederland uit 19 posities en is als volgt opgebouwd: NL00ZZZ123456780000.

2. Zorg voor een rechtsgeldige machtiging

Voordat u gaat incasseren, moet u uw debiteuren schriftelijk om toestemming vragen voor het afschrijven van bedragen van hun rekening. Hiervoor heeft u een rechtsgeldige machtiging nodig. U kunt kiezen voor digitale of papieren machtigingen.

Digitale machtigingen

Met Digitaal Incassomachtigen ontvangt u online geldige incassomachtigingen van uw klanten. U stelt uw klanten in staat om op afstand akkoord te geven op de machtigingen die u vooraf heeft ingesteld. Uw klanten doen dit via hun eigen veilige internetbankierenomgeving. U heeft vervolgens de zekerheid dat u mag incasseren. Daarnaast bespaart u tijd op de processen rondom afgekeurde incasso's.

Voordelen

  • betrouwbare digitale incassomachtigingen van uw klanten op een efficiënte manier
  • geen risico van terugbetalen bij een Melding Onterechte Incasso, doordat u een machtiging kunt laten zien
  • grotere slagingskans van uw incasso’s door checks van de bank
  • uw machtigingen efficiënt digitaal archiveren

Lees meer over Digitaal Incassomachtigen

3. Zorg voor geschikte incassosoftware

Deze stap is optioneel. Indien u incasseert zonder boekhoudpakket kunt u doorgaan naar de volgende stap.

Bestanden testen

Bij het testen van bestanden controleert u of al uw bestandswijzigingen correct zijn doorgevoerd. Dit voorkomt dat u op een ongelegen moment vaststelt dat betaal- en incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden.

Meer lezen over bestanden testen

4. Voer de machtigingsgegevens op

Geef elke machtiging van uw nieuwe debiteuren een uniek kenmerk. De Rabobank herkent aan het machtigingskenmerk of u voor de eerste keer bij uw debiteur incasseert. Als u een getekende doorlopende machtiging van een nieuwe klant heeft ontvangen, dan kunt u dit unieke kenmerk opnemen in uw debiteurenadministratie of in het incasso-adresboek in Rabo Internetbankieren. Vanuit uw boekhoudpakket of dit adresboek kunt u vervolgens de incasso-opdrachten maken.

5. Informeer uw debiteuren

Europa wil consumenten beschermen tegen ongewenste incasso's. Daarom gelden er voorwaarden voor de manier waarop u uw debiteuren vooraf over afschrijvingen informeert. Laat uw debiteur het volgende weten:

  • wat uw Incassant-ID is
  • welk uniek machtigingskenmerk u aan de debiteur heeft toegekend
  • op welke datum/data u gaat incasseren
  • welk bedrag u gaat incasseren.

6. Maak uw incasso-opdrachten

Kies een uniek machtigingskenmerk en wijzig dit niet meer nadat u de eerste incasso heeft uitgevoerd. Met de Euro-incasso moet u elke machtiging (elke debiteur) een ander machtigingskenmerk geven (bijvoorbeeld ‘lid123’).

Let op: U kunt het machtigingskenmerk van een eenmalige machtiging slechts één keer gebruiken!

In uw incassocontract staat het maximumbedrag per incasso-opdracht. Hier staat ook het maximumbedrag dat u in een bepaalde periode in totaal mag incasseren. Incasseer niet meer dan uw limiet toestaat.

Controleer en verzend uw incasso-opdracht(en) in Rabo Internetbankieren:

  • staan alle incasso-opdrachten juist in het overzicht
  • kloppen de bedragen
  • staat ‘eenmalig’ alleen bij debiteuren bij wie u echt niet vaker wilt incasseren

Uw incasso’s worden uiterlijk 2 werkdagen na verzending bijgeschreven, tenzij u een latere uitvoerdatum opgeeft.

7. Controleer uw rekeninginformatie

Op uw rekeningoverzicht ziet u per verwerkte incassobatch altijd een bijschrijving van één bedrag. Dit is het totaalbedrag van alle incasso-opdrachten die u in dat bestand heeft ingestuurd. In de omschrijvingsregel staat het oorspronkelijke aantal posten en het kenmerk van de batch. Via Rabo Internetbankieren kunt u tot 3 maanden na bijschrijving nakijken welke posten u heeft verstuurd: ga naar ‘verzonden Euro-batches’ en klik op de betreffende incassobatch. U ziet dan de losse posten.

Afgekeurde incasso’s

op het moment van bijschrijving ziet u de afgekeurde incasso-opdrachten als losse afschrijvingen. Dit gebeurt op de dag dat de batch wordt bijgeschreven. De reden van afkeuring staat erbij.

Foutmeldingen bij Euro-incasso

Terugboekingen

Tot maximaal acht weken na de bijschrijving kunnen incasso-opdrachten van uw rekening worden teruggeboekt. Deze terugboekingen ziet u als losse afschrijvingen met de juiste datum op uw rekeningafschrift. De reden van terugboeking staat er bij.

Contact

Rabobank