Checklist zakelijke administratie

Als je de basis op orde hebt, wordt je zakelijke administratie een makkie. Wat houd je bij en hoe doe je dat? Gebruik deze checklist.

Een bedrijfsadministratie heb je nodig om je bedrijf op koers te houden. En ook de Belastingdienst verwacht dat je je stukken compleet en op orde hebt. Val je binnen de kleineondernemersregeling? Dan kun je in sommige gevallen ontheffing krijgen van administratieve verplichtingen.

Houd je zakelijke financiën gescheiden van privé. Dat is handig voor jezelf én voor de Belastingdienst. Benut de voordelen van een zakelijke rekening. En: maak het jezelf makkelijk met een online boekhoudprogramma of een app.

Begin al voor je start. Want sommige voorbereidingskosten zijn aftrekbaar, zoals onderzoek, advies of aankoop van apparatuur. En ook je uren tellen al mee voor de ondernemersaftrek.

Wat heb je nodig?

Voor een goede administratie, houd je de volgende zaken bij.

1. Je gewerkte uren

Houd je uren bij in Excel of een app. Noteer elke dag het aantal gewerkte uren en je werkzaamheden. Als je meer dan 1225 uren per jaar besteedt aan je bedrijf (het urencriterium), heb je mogelijk recht op de ondernemersaftrek.

Reis- en administratie-uren tellen mee. En als je een studie volgt om je vakkennis op peil te houden, mag je die uren én de reisuren meerekenen. Maar alleen als je opleiding aan bepaalde voorwaarden voldoet. Altijd slim dus om even te bellen met de Belastingdienst om te vragen of jouw studie binnen het urencriterium valt.

2. Inkoopfacturen

Sla bonnen en inkoopfacturen meteen digitaal op (vooral kassabonnen vervagen snel). Met een app of boekhoudprogramma verwerk je ze daarna eenvoudig in je administratie. Check sowieso of datum, verkoopprijs en btw-bedrag zijn vermeld, anders kan je de btw niet terugvragen.

3. Verkoopfacturen

Zorg dat op jouw facturen alle verplichte gegevens staan, dan heb je daar in ieder geval geen discussie voer. Gebruik bijvoorbeeld een template voor je verkoopfacturen van een boekhoudprogramma.

Deze gegevens zijn verplicht:

  • Naam en adres van bedrijf
  • Naam en adres van de afnemer
  • Je btw-nummer
  • Je KvK-nummer
  • De datum van de factuur
  • Het volgnummer
  • Een korte omschrijving van het geleverde product of dienst
  • De datum waarop je het product of de dienst hebt geleverd
  • Het bedrag exclusief btw
  • Het btw-tarief (uitgesplitst naar verschillende tarieven)

4. Btw-administratie

Hierover lees je meer in ons artikel met tips voor een soepele btw-aangifte.

Lees de tips

5. Zakelijke reiskosten

Reiskosten met de auto kun je aftrekken van de belasting. Als je je privéauto ook zakelijk gebruikt, houd dan je zakelijke kilometers bij. Heb je een auto van de zaak, administreer dan alle autokosten. Noteer per rit de datum, het adres, vertrek- en aankomsttijd en het aantal kilometers. Je kunt € 0,19 per kilometer opvoeren als aftrekpost.

Zakelijke kosten voor openbaar vervoer, autohuur of taxi zijn aftrekbaar van de inkomstenbelasting. Bewaar de bonnen als bewijs.

6. Banktransacties

Het handigst is om je zakelijke rekening aan een online boekhoudprogramma te koppelen. Bij- en afschrijvingen worden dan automatisch gecombineerd met gescande verkoop- of inkoopfacturen. Geen boekhoudprogramma? Sla dan regelmatig een digitaal overzicht van je transacties op als pdf.

7. Contante betalingen

Contante betalingen houd je bij in een kasboek, met daarin: beginstand kas, datum, omschrijving, bedrag exclusief btw en btw-bedrag. Gebruik je een kassa, dan is die onderdeel van de administratie. Overweeg in dat geval een kassa met een keurmerk.

8. En verder..

Afhankelijk van je type bedrijf of branche kan het zijn dan je nog andere zaken moet bijhouden. Bijvoorbeeld een voorraad- of loonadministratie. Check dit bij je boekhouder of de Belastingdienst.

Houd zicht op je verwachte inkomsten en uitgaven met een cashflowbegroting. Zo kun je op elk moment zien hoeveel geld je kunt besteden en je voorkomt betalingsproblemen.

Handig

  • Houd meteen vanaf het begin een administratie (dus ook bij de voorbereiding)
  • Ga op zoek naar boekhoudsoftware die bij jouw bedrijf past
  • Maak er een routine van om bonnen te scannen
  • Reserveer vaste tijdstippen om je administratie bij te werken
  • Maak geregeld een back-up van je bestanden

Contact

Rabobank