Btw: negen tips voor een soepele aangifte

Fijn, al die ontvangen betalingen op je zakelijke rekening, maar reken je ook niet te snel rijk. Als je btw-plichtig bent, moet je een deel van die inkomsten afdragen. Zet daarom dat geld meteen opzij en zorg ervoor dat je btw-administratie op orde is.

Als je bedrijf btw-plichtig is, moet je de btw die je van klanten ontvangt afdragen aan de Belastingdienst. “Als ondernemer ontvang jij die btw namens de Belastingdienst en ben je als het ware een doorgeefluik.” zegt Jochem Baars (founder Tellow). Daar staat tegenover dat je de btw die je zelf hebt betaald aan leveranciers van de ontvangen btw mag aftrekken. Dat heet voorbelasting. Daarom doe je als ondernemer btw-aangifte.

Btw-plichtig?

De Belastingdienst beoordeelt of jij ondernemer bent voor de btw. Als dit zo is, krijg je een btw-identificatienummer. Dit btw-nummer staat op alle correspondentie van de Belastingdienst en je moet het vermelden op uitgaande facturen.

Vrijstellingen van btw gelden onder meer voor onderwijs, kinderopvang, financiële diensten en verzekeringen.

Het kan zijn dat je zowel vrijgestelde als belaste omzet maakt. Schrijf je bijvoorbeeld behalve journalistieke (vrijgesteld van btw) ook commerciële teksten (21%-tarief), dan mag je alleen de btw over de kosten voor de belaste omzet aftrekken.

AIs je in aanmerking komt voor de kleineondernemersregeling hoef je geen btw te betalen.

Btw-tarieven

Als btw-plichtige ondernemer kun je te maken krijgen met verschillende btw-tarieven.

  • Het 0%-tarief houdt in dat je geen btw berekent, maar dat je wel voorbelasting mag aftrekken. Op de factuur vermeld je dan '0% btw'. Dit tarief kan gelden als je zakendoet met het buitenland.
  • Het 6%-tarief is het verlaagde btw-tarief. Het geldt onder meer voor voedings- en geneesmiddelen, boeken en dienstverlening zoals een knipbeurt bij de kapper.
  • Het btw-tarief van 21% geldt voor goederen en diensten die niet zijn vrijgesteld van btw en die niet onder het 6% of 0%-tarief vallen. Dit tarief is het meest gangbaar en geldt onder meer voor een fotograaf, een adviseur of consultant en voor de meeste kantoorartikelen.

Btw-aangifte doen

De meeste ondernemers doen aangifte per kwartaal. Dit betekent dat je aangifte én eventuele betaling uiterlijk op de laatste dag van de maand ná de afloop van het kwartaal bij de Belastingdienst binnen moet zijn. De Belastingdienst is streng, dus zorg dat je jouw btw-zaken goed geregeld hebt. Schakel eventueel een boekhouder in.

"Ieder jaar ontvangt meer dan 30% van de ondernemers een boete voor een foutieve of te laat aangeleverde btw-aangifte. Gebrek aan kennis van fiscale regels, een boekhoudingsachterstand en onvoldoende geld in reserve voor de af te dragen BTW zijn de belangrijkste redenen. Boekhouden schiet er bij startende ondernemers vaak bij in, ze schuiven het op de lange baan. Maar de Belastingdienst is onverbiddelijk, zonde dus om dit niet meteen vanaf het begin goed te regelen.”

Negen tips voor een soepele btw-aangifte

1. Houd een btw-administratie bij

Per aangiftetijdvak moet je de volgende gegevens bijhouden:

  • Verkoopfacturen
    Hoeveel omzet heb je gemaakt? Hoeveel btw is daarover in rekening gebracht? Verwerk zowel belaste als vrijgestelde omzet in je administratie.
  • Inkoopfacturen/aankoopbonnen
    Hoeveel btw heeft jouw bedrijf betaald aan leveranciers? (de voorbelasting)

Je berekent de btw door de voorbelasting af te trekken van het btw-bedrag dat je in rekening hebt gebracht. Staat onder de streep een positief bedrag, dan moet je betalen. Is het bedrag negatief, dan krijg je geld terug van de Belastingdienst.

2. Houd je aan de aangiftetermijnen

Houd je aan de deadlines van de Belastingdienst. Als je niet op tijd aangifte doet, ontvang je een naheffingsaanslag en mogelijk zelfs een boete. Bij kwartaalaangiftes moeten je aangifte én eventuele betaling uiterlijk op deze data binnen zijn:

  • eerste kwartaal: 30-04
  • tweede kwartaal: 31-07
  • derde kwartaal: 31-10
  • vierde kwartaal: 31-01

3. Voorkom boetes, stel reminders in en blokkeer tijd in je agenda

Doe het meteen even: reminders instellen in je smartphone. Of download de btw-alert van de Belastingdienst. En als je dan toch bezig bent: blokkeer tijd in je agenda voor het doen van je aangifte. Dat scheelt stress.

4. Vermeld btw-gegevens op uitgaande facturen

Voor de Belastingdienst is de factuur hét bewijs van een transactie. Voor de btw ben je verplicht om het volgende op je factuur te vermelden:

  • het bedrag exclusief btw
  • het btw-tarief (eventueel gesplitst per tarief)
  • het btw-bedrag
  • het btw-nummer

Vermeld ook op je factuur of diensten zijn vrijgesteld van btw of als het 0%-tarief van toepassing is.

Handig! De btw-berekentool van Ikgastarten.nl

5. Check inkomende facturen

Check of inkomende facturen de verplichte onderdelen bevatten. Om betaalde btw te kunnen aftrekken, moeten de btw-bedragen duidelijk gespecifieerd zijn.

6. Vorder ook de btw op zakelijke brandstof terug

Door jou betaalde btw op zakelijke tankkosten kan je terugvragen bij de Belastingdienst. Maar dit mag alleen als je betaalt met een bankpas, creditcard of tankpas op naam van je bedrijf.

7. Maak het jezelf makkelijk met een boekhoud-app

Hoe noodzakelijk een financiële administratie ook is voor je bedrijf, het is een behoorlijk tijdrovende klus. Met een boekhoud-app maak je het jezelf makkelijker.

8. Doe ook aangifte als je geen omzet hebt gemaakt

Ook als je in een kwartaal geen omzet hebt gedraaid, moet je aangifte doen. Doe je dat niet, dan maakt de Belastingdienst een schatting en krijg je een naheffingsaanslag en mogelijk zelfs een boete.

9. Zet ontvangen btw op een spaarrekening

Maak er een gewoonte van om de btw die je ontvangt opzij te zetten op een spaarrekening, dan kun je je belastingverplichtingen altijd nakomen. En reken je jezelf niet per ongeluk rijk.

Lees meer over zakelijk sparen

Ook interessant voor jou:

Een cashflowbegroting: zo pak je dat aan

Contact

Rabobank