Sneller groeien door gebruik cloud, chat en apps

Minder kosten, meer omzet. Bedrijven die serieus werk maken van digitalisering presteren doorgaans beter. Volgens onderzoek van Gognizent kan het Nederlandse bedrijfsleven met de inzet van digitale tools en technologieën miljarden euro’s extra omzet halen. Deze drie ondernemers vertellen hoe zij dat aanpakken.

Na het lezen weet je:

  • Hoe drie bedrijven digitalisering gebruiken om snel te groeien.
  • Heb je inspiratie opgedaan om ook zelf met digitalisering aan de slag te gaan.
'Marges op 25 procent door inzet van technologie'

Wie: Wouter Glaser
Bedrijf: Glasnost
Wat: PR-bureau, werkt onder meer voor Unilever en VodafoneZiggo
Sinds: 2012
Aantal medewerkers: 20

Tip: Werk in de cloud

Zes jaar geleden nog maar stapte hij het kantoor van de Kamer van Koophandel binnen. Toen nog met weinig ondernemerservaring op de kilometerteller. Nu telt Glasnost, het communicatiebureau van Wouter Glaser, al twintig mensen op kantoor. Die snelle groei was volgens hem niet mogelijk geweest zonder de inzet van technologie.

IT groeit automatisch mee

Zo werkt het bedrijf al sinds de eerste dag van haar bestaan in de cloud. Bestanden worden niet op een eigen server, maar op die van Google opgeslagen. Grote voordeel? Als de organisatie groter wordt, dan groeit de IT automatisch met je mee. Problemen met een gebrek aan serverruimte heeft de onderneming van Glaser dan ook nooit gekend. We gebruiken in Google Drive documenten en spreadsheets om samen aan hetzelfde product te werken. Een stuk tekst of een lijst bijvoorbeeld. Een Excel-bestand is vaak lokaal opgeslagen en wat je dan krijgt zijn meerdere versies. Daar hebben wij nooit gedoe mee. Je kunt zo bovendien makkelijker commentaar leveren op teksten.”

Medewerker snel aan het werk

Ook mailen doet Glaser met Google. Gmail werkt volgens hem namelijk een stuk sneller dan andere programma’s. “Ik krijg zeker 100 tot 150 mailtjes per dag. Gmail werkt als een zoekmachine voor je berichten. Hoeveel het er ook zijn, ik heb het juiste mailtje zo terug gevonden. En komt er een nieuwe medewerker op kantoor? Dan heb je met een paar klikken een nieuw mailadres aangemaakt”, aldus de ondernemer. Maar Glaser gaat zelfs nog een stapje verder. Zo zijn alle domeinnamen van het bureau ondergebracht in het pakket dat hij van de technologiereus afneemt. Voor het beheer daarvan heeft hij dus geen aparte partij nodig.

Hogere marges

“De brutomarge, het aantal fte en hoeveelheid klanten is de afgelopen jaren enorm gestegen doordat wij in de cloud werken”, aldus Glaser. “De gemiddelde marge op uren in onze branche bungelt rond de 12 procent. Wij zitten boven de 25 procent. Dat komt omdat wij alles goed bijhouden en door gebruik te maken van IT precies kunnen zien wanneer een project uit het lood dreigt te gaan.”

'Forse omzetgroei beter te managen dankzij Slack'

Wie: Gerben Mak
Bedrijf: Purple – creative innovators
Wat: Digitaal innovatiebureau, werkt onder meer voor Mercedes Benz en McDonald’s
Sinds: 2011
Aantal medewerkers: 15

Tip: Gebruik een projecttool

Werken met enkel de telefoon en mail als manier om met elkaar te communiceren. Hoe zou dat zijn? Gerben Mak begint meteen te lachen wanneer hij de vraag krijgt voorgeschoteld. “Ik kan het me nauwelijks meer voorstellen. Op de eerste plaats explodeert de mailbox. Daarnaast worden er zonder twijfel veel meer fouten gemaakt. De ene persoon leest de laatst binnengekomen mail als eerste, de andere doet dat weer andersom. Dat zorgt voor onduidelijkheid.”

Virtual reality

Mak is één van de oprichters van Purple, een creatief innovatiebureau met een kantoor in Rijswijk. Daar ontwikkelen vijftien professionals nieuwe marketing- en business-concepten op basis van technologie. Denk onder meer aan apps en campagnes met virtual reality. “We werken altijd met meer mensen aan één klantopdracht. Naast onze eigen medewerkers zijn dat ontwikkelaars uit Polen, Oekraïne en Tsjechië. Om die allemaal goed met elkaar te laten samenwerken, zetten we digitale communicatiemiddelen in.”

Groei versnellen

Dé projecttool die bij Purple onmisbaar is geworden, is Slack. Projectmanagers, klanten, leveranciers en ontwikkelaars werken hierin nauw met elkaar samen. “Je kunt in Slack heel slim projectgroepjes samenstellen. Zo deel je niet alleen documenten, maar ziet iedereen ook meteen wat de progressie is van een project. In datzelfde project kun je daarnaast nog een ander chat-kanaal inrichten met de ontwikkelaar bijvoorbeeld. Dat is handig als je iets met z’n tweeën wilt bespreken”, aldus Mak. Op deze manier met elkaar communiceren stelt hem in staat om de groei van zijn bedrijf te versnellen. “We kunnen zo veel meer projecten aan. Het is lastig om onze snelle groei aan één tool toe te kennen. Vast staat wel dat wij met vijftien medewerkers zonder efficiënte hulpmiddelen als Slack nooit zo’n omzetstijging hadden kunnen managen.”

'Zo werken levert ons zeker 20 procent tijdbesparing op'

Wie: Wietse Dantuma
Bedrijf: WK Makelaars
Wat: NVM Makelaar-taxateur in de regio Haarlem en Haarlemmermeer
Sinds: 2016
Aantal medewerkers: 3

Tip: Papierloos werken

De ambitie was er al langer. En twee jaar geleden achtte Wietse Dantuma dan eindelijk de tijd rijp om op eigen benen te staan. Sindsdien runt hij met zijn compagnon Kim Roosloot een eigen makelaarskantoor voor aankoop, verkoop en taxatie in de omgeving van Haarlem en de Haarlemmermeer. “Vanaf de eerste dag hebben we zwaar ingezet op papierloos werken. Dat betekent dus geen dikke mappen met rapporten en fotomateriaal, maar alles digitaal”, aldus Dantuma.

Scannen en opslaan

Voor papier dat op het kantoor binnenkomt wacht meteen een enkele reis naar de printer. Daar is het even scannen en opslaan in de projectmap op Google Drive. “Voorheen liep ik tijdens bezichtigingen nog met een dossier onder mijn arm. Vaak was die niet helemaal compleet, omdat er dan toch nog een document op kantoor was achtergebleven. Door onze manier van werken is dat nu verleden tijd. Twee van onze parttime collega’s werken veel vanuit huis. Ook om die reden is papierloos werken een uitkomst. Zij kunnen altijd bij de juiste documenten.”

Sneller taxeren

Als makelaar is Dantuma veel op pad. Voor een bezichtiging of een bezoek aan de notaris bijvoorbeeld. Belangrijke gegevens die hij daarbij nodig heeft, zijn altijd meteen op zijn smartphone te vinden. “We doen veel taxaties. De foto’s en informatie die ik tijdens zo’n bezoek verzamel zetten we meteen in de juiste map op Google Drive. Voordat ik naar buiten bent gewandeld, kan mijn collega bij wijze van spreken al met het uitwerken van de taxatie aan de slag.”

Met één fte minder

Op deze manier werken bespaart het bedrijf veel tijd en kosten. Al is het volgens Dantuma lastig aan te geven hoeveel precies, omdat hij al sinds de start op deze manier is georganiseerd. “We kunnen met een relatief lage bezetting op kantoor een groot aantal transacties en taxaties afhandelen. Vergelijkbare kantoren hebben vaak één fte meer in dienst. Door alle gegevens centraal op te slaan en overal beschikbaar te hebben, neemt onze handelingssnelheid toe. Ook kunnen we korte wachttijden voor- en na afspraken effectief benutten, omdat we zo ook buiten kantoor administratieve zaken kunnen afwikkelen. Gevoelsmatig levert ons dit circa 20 procent tijdsbesparing op.”