Stappenplan: in 8 stappen naar een digitaler bedrijf

Doe meer digitaal. Zo bespaar je kosten en werk je efficiënter. En dat leidt vaak tot snellere groei. Al is dat natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Want waar begin je? We helpen je graag een handje met dit stappenplan.

Na het lezen weet je:

  • Hoe je in 8 simpele stappen naar een digitaler bedrijf toe werkt.
  • Hoe je moet starten en welke investeringen de moeite waard zijn om mee aan de slag te gaan.

Stap 1. Stel de juiste prioriteiten

Meer voor elkaar krijgen met minder middelen. Welke ondernemer wil dat nou niet? Het digitaliseren van processen kan je daarbij helpen. Denk dan bijvoorbeeld aan het factureren, de urendeclaratie of het opvolgen van klantcontacten. Schaf echter niet zomaar allerlei (dure) softwarepakketten aan. Denk eerst eens goed na over de obstakels die jij en je medewerkers dagelijks ervaren:

  1. Waar zitten de grootste ergernissen in de organisatie?
  2. Waar stokt het met de productiviteit?

Als je dat weet, ga dan na welke digitale tools er zijn om juist dit onderdeel in het bedrijfsproces sneller of eenvoudiger te maken.

Hoe digitaal is jouw bedrijf? Doe de test.

Tip: Hoe digitaal is je bedrijf?

Wil je weten hoe digitaal je bedrijf al is? En waar er nog kansen liggen om te groeien? Doe de test en krijg praktische tips van andere ondernemers.

Hoe digitaal is jouw bedrijf? Doe de test.

Stap 2. Factureer digitaal

Ruim de helft van de mkb'ers in ons land stuurt inmiddels enkel nog elektronische facturen en dat worden er steeds meer. Digitaal factureren biedt veel voordelen. Je kunt facturen makkelijker en sneller verwerken. Zo maak je bovendien minder fouten bij het opstellen van een factuur.

Tip:

Denk ook eens na over een online boekhoudpakket. Dat bespaart je nog eens extra tijd bij het opstellen van facturen. Je ziet op deze manier heel snel of er klanten zijn die je rekening nog niet betaald hebben.

Stap 3. Houd je site actueel

Veel ondernemers hebben een website waarop nauwelijks iets gebeurt. Er staan wat teksten op en een jaar of twee geleden zijn er nog enkele foto’s toegevoegd. Maar daar blijft het dan verder bij. Zonde! Want voordat een klant contact met je opneemt, staat zijn besluit om wel of niet te kopen al voor 70 procent vast, blijkt uit onderzoek. Met andere woorden: hij heeft dan al je website bekeken en verder rond gekeken op internet.

Tip:

Je bedrijf is waarschijnlijk continu in beweging. Nieuwe producten of klanten? Zet die informatie op je website en gebruik zo nu en dan ook ander beeldmateriaal.

Stap 4. Maak je website mobile-proof

Een website die zich automatisch aanpast aan het scherm van de bezoeker. Of het nu een pc, tablet of smartphone is. Dat wordt bedoeld met een responsive website. Ziet een potentiële klant een website waarin alle teksten schots en scheef op het scherm staan? Dan haakt hij waarschijnlijk snel af. En ook Google straft je af. Websites die zich niet automatisch aanpassen aan de grootte van het scherm worden onderaan de ranglijst geplaatst.

Tip:

 Check zelf hoe waardevol Google jouw website vindt voor mobiele gebruikers. De tool om dat te testen vind je hier.

Stap 5. Investeer in (CRM)-software

Als je zo’n tien tot twintig regelmatig terugkerende klanten hebt, ben je met een Excel-lijst vrij eenvoudig in staat om het overzicht niet kwijt te raken. Maar wil je doorgroeien naar een bedrijf met meer klanten? Dan is het aanschaffen van een goed CRM-pakket waarschijnlijk één van de betere investeringen die je ooit zult doen. Zo kun je feedback van klanten sneller verwerken en de verkoop stimuleren.

Tip:

Bewaar alle klantgegevens op één centrale plek. Zo raken ze niet zoek op de laptops van medewerkers. Van e-mails tot afspraken, offertes en omzetcijfers. Zo is alles snel terug te vinden en ben je onder meer in staat om de service op te voeren.

Stap 6. Laat je software goed samenwerken

Heb je inmiddels een CRM-pakket aangeschaft? Let goed op voordat je het volgende pakket gaat bestellen. Denk eerst na of deze twee wel goed samengaan. Want stel, je hebt plannen om ergens in de toekomst van start te gaan met e-mailmarketing. Dan is het natuurlijk wel zo handig als zo’n programma contact kan maken met het CRM-pakket waarin al je klantgegevens zijn opgeslagen.

Tip:

Ga niet zomaar werken met de één na de andere online tool, maar zorg ervoor dat ze goed met elkaar kunnen communiceren.

Stap 7. Maak je online (lokaal) vindbaar

Zorg ervoor dat klanten je weten te vinden wanneer ze jouw product of dienst nodig hebben. Google is daarin onmisbaar. Meer dan de helft van alle zoekopdrachten is tegenwoordig locatie-gebonden. Besteed dus extra aandacht aan lokale SEO, gebaseerd op de locatie van je bedrijf of winkel. Je hebt dan minder concurrentie, je wordt lokaal relevanter en je speelt in op de directe behoefte van de klant.

Stel dat je een boekenwinkel hebt in Alkmaar. Dan is het interessanter om gevonden te worden op de zoekwoordcombinatie ‘Boekenwinkel in Alkmaar’ dan op een algemeen zoekwoord als ‘Boekenwinkel’.

Tip:

Via de 'Google Mijn Bedrijf' zorg je ervoor dat je wordt weergegeven als klanten via Google Search en Google Maps op zoek zijn naar je onderneming of het soort producten en diensten die je levert.

Stap 8. Start met werken in de cloud

Veel ondernemers slaan hun documenten, spreadsheets en pdf’jes nog steeds het liefst op in een mapje op hun bureaublad. Lekker vertrouwd, maar is het ook slim? Niet als je graag efficiënt wilt werken. Dan kun je namelijk beter kiezen voor werken in de cloud. Het belangrijkste voordeel draait om locatieonafhankelijk werken. Onderweg even aan een presentatie sleutelen voor de dag erop? Geen probleem.

Tip:

Samenwerken aan één bestand? Sla het bestand dan op in de cloud. Zo voorkom je dat er vier, vijf verschillende versies van één document in mapjes zijn opgeslagen. Zo worden jij en je medewerkers al snel een stuk productiever.

Ontdek hoe je werk maakt van groei, bezoek de Rabo Werkplaats Digitalisering

Het vernieuwen van je bedrijf loont. Al is dat natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan, want waar begin je? Kom naar de Rabo Werkplaats Digitalisering en leer hoe je de klant van de toekomst bereikt met online marketing en kosten bespaart door automatisering.

Meld je aan voor een event bij jou in de buurt!

Den Haag - Woensdag 31 oktober