Zakendoen in Duitsland: antwoord op de meestgestelde vragen

U wilt graag groeien met uw bedrijf door de stap te zetten naar de Duitse markt. Waar moet u rekening mee houden? Sander Elema van de Rabo International Desk in Frankfurt spreekt dagelijks Nederlandse ondernemers die in Duitsland zakendoen of er actief willen worden. Hij zet veelgestelde vragen op een rij én geeft antwoord.

Om te beginnen: waarom zou ik eigenlijk actief worden op de Duitse markt?

"Duitsland is voor Nederlandse ondernemers die willen groeien veruit de meest logische keuze. Het is een ontzettend grote markt, met zo’n 82 miljoen inwoners, die pal naast Nederland ligt. Het is een fantastisch mooi land waar zo veel mogelijk is. Realiseer je goed: Duitsers houden van Hollanders en Hollandse producten."

Wat zijn interessante sectoren om in uit te breiden?

"Infrastructuur en onderwijs springen er de komende jaren uit. In de afgelopen jaren is er al veel geïnvesteerd in de infrastructuur. Toch is de achterstand hierin nog niet ingelopen. Dat biedt kansen voor Nederlandse bedrijven. In onderwijs wordt niet alleen in gebouwen geïnvesteerd, maar ook in middelen."

"Een thema dat ook erg interessant is, is duurzaamheid. Op veel fronten loopt Duitsland jaren achter. Neem eens een kijkje in de supermarkt. Het aanbod van duurzame producten is er zó beperkt in vergelijking met Nederland. Of kijk naar openbare laadpalen voor elektrische auto’s. Die moet je hier in Duitsland met een vergrootglas zoeken. In Duitsland zijn er 7.400, het veel kleinere Nederland heeft er bijna 14.000. Dat biedt kansen. Bijvoorbeeld voor het Nederlandse Fastned, dat onlangs subsidie heeft gekregen van de Duitse overheid om laadpalen te plaatsen."

Op welk deel van Duitsland kan ik me het beste richten?

"Aardig wat Nederlandse ondernemers proberen de hele Duitse markt in één keer te bedienen, maar komen daar na een periode op terug. Vervolgens kiezen ze een regionale focus. Duitsland bestaat uit zestien Bundesländer, regio’s op zich. Daartussen kunnen behoorlijke verschillen bestaan. In Nordrhein-Westfalen kent men de Nederlander goed. Daar is het relatief eenvoudig om zaken te doen. Wil je in Zuid-Duitsland actief worden, dan kun je nog wel eens tegen muren aanlopen, leert de ervaring. De cultuur is daar anders."

"Het is voor veel bedrijven lastig om heel Duitsland vanuit één punt te servicen. Vaak zie je dat ze het land in vier stukken hebben opgedeeld - oost, noordwest, midden en zuid – en die vanuit een stedelijk centrum bedienen."

"Op welke regio je je het beste kunt focussen, hangt af van de sector waarin je opereert. De maakindustrie zit vooral in het zuiden, de start-upscene rond Berlijn, maritieme industrie rond Hamburg, financiële en zakelijke dienstverlening rond Frankfurt."

Ik wil exporteren naar Duitsland. Heb ik een distributeur of handelsagent nodig en hoe vind ik die?

"Wat de beste strategie is, hangt af van je situatie. Als je op een rijdende trein wilt springen, biedt een distributeur een goede entree. Hij heeft al een netwerk waar je gebruik van kunt maken. Hetzelfde geldt voor een handelsagent. Realiseer je daarbij wel dat een handelsagent in Duitsland wettelijke bescherming geniet. Heeft hij business voor je gegenereerd, maar wil je toch afscheid nemen, dan kan het zijn dat hem een vergoeding schuldig bent."

"Zoek je een handelsagent of distributeur, dan kan de Duits-Nederlandse Handelskamer (DNHK) je helpen. Ook de Rijksoverheid heeft een netwerk in Duitsland waar je gebruik van kunt maken. Daarnaast blijven handelsbeurzen interessant. Duitsers zijn nu eenmaal vrij traditioneel ingesteld. Op heel veel vakgebieden zijn er florerende Handelsmessen."

Ik heb contact met een Duits bedrijf. Hoe weet ik of het een betrouwbare partner is?

"Even googelen kan nooit kwaad. Zo krijg je een idee wat voor vlees je in de kuip hebt. Het is verstandig om direct na het eerste contact een vervolgafspraak te maken op het bedrijf van je Duitse handelspartner. Verder kun je het openbare handelsregister raadplegen. Hierin vind je allerlei informatie over het bedrijf. In veel gevallen kun je financiële stukken downloaden. Maak ook gebruik van het netwerk van de International Desk. Via onze bronnen kunnen wij informatie over een Duits bedrijf inwinnen."

Moet ik Duits spreken?

"Duitsers spreken over het algemeen beperkt Engels, al wordt het wel steeds beter. Ze doen het liefst zaken in hun eigen taal. Een Duitser zal het bijzonder waarderen als je Duits spreekt. Het draagt bovendien bij aan de Duitse look-and-feel van je bedrijf."

Lees hoe u uitglijers in zakelijk Duits voorkomt

Moet ik een Duitse entiteit oprichten? Hoe pak ik dat aan?

"Het moet niet, maar het maakt het zakendoen in Duitsland zo veel gemakkelijker. Duitsers doen het liefst zaken met Duitsers. Daarom is het van belang dat je onderneming een Duitse look-and-feel heeft. Daar hoort een Duitse website bij én dat je aan de voorkant een GmbH bent, ook al is je onderneming aan de achterkant volledig Nederlands. Dat geldt in de B2B-markt en nog sterker in de B2C-markt."

GmbH staat voor ‘Gesellschaft mit beschränkter Haftung‘, de Duitse variant op een BV. Wil je een GmbH oprichten, dan ga je naar de notaris. "Dat is in Duitsland nog echt een machtig orgaan. Een goede notaris is onmisbaar. Via ons netwerk kunnen wij je in contact brengen met een ervaren notaris."

De notaris zorgt voor de oprichtingsakte en de statuten van je bedrijf en schrijft het in in het handelsregister. Het oprichtingskapitaal is standaard 25.000 euro. Minimaal de helft daarvan moet op een rekening worden gestort. De notaris eist vaak dat dat een Duitse bankrekening is. Een afschrift van die rekening moet worden overlegd.

"Ga ervan uit dat het hele proces een paar maanden in beslag neemt. Documenten moeten worden gelegaliseerd en vertaald. Je moet verschillende vragenlijsten invullen en de activiteiten van bovenliggende entiteiten worden doorgelicht. Bedenk dat Duitsland minder gedigitaliseerd is dan Nederland. Veel stukken moeten op papier worden aangeleverd."

Hoe kom ik aan Duits personeel?

"Flexibele constructies die in Nederland veel worden gebruikt, zoals detachering en payroll, zijn hier minder gebruikelijk. Er zijn wel partijen die personeel aanbieden, maar Duitsland kent meer een consultantmarkt dan een interimmarkt."

"De werkloosheid in Duitsland is momenteel erg laag. Het is verschrikkelijk lastig om goede vakmensen te vinden. Om aan personeel te komen, kan het een oplossing zijn om consultants in te huren. Verder heeft de DNHK een afdeling die je kan ondersteunen bij het vinden van geschikt personeel."

Heb ik een Duitse bankrekening nodig?

"‘Jein’, zou het typisch Duitse antwoord hierop zijn. Een Duitse rekening is niet verplicht. In principe kun je alles doen met een Nederlandse rekening." Duitsland en Nederland maken deel uit van SEPA (de Single Euro Payments Area). Daarbinnen is euro’s overmaken naar een ander land net zo gemakkelijk als een binnenlandse betaling, zonder extra kosten.

"Maar ook hier geldt: een Duitse rekening maakt het zakendoen in Duitsland zo veel gemakkelijker. Duitsers betalen het liefst naar een Duitse rekening. Dat wekt vertrouwen. Kom je in aanmerking voor subsidie, dan wordt die alleen op een Duitse rekening uitbetaald. En richt je een Duitse dochteronderneming op, dan zijn er veel notarissen van de oude stempel die volhouden dat daarvoor een Duitse rekening nodig is, hoewel dat nergens formeel vastgelegd is."

Hoe open ik een Duitse bankrekening?

"Duitse grootbanken hebben vaak wel ervaring met internationale klanten, bij de lokale Sparkassen wordt het een ander verhaal. Meld je je als Nederlandse ondernemer bij een Duitse bank, houd dan rekening met veel vragen. Je zult veel documenten moeten laten legaliseren en vertalen. Het kan een tijdrovend proces zijn."

"Het is ook mogelijk bij je eigen Rabobank een rekening in Duitsland te openen. Dan hoeven niet alle papieren vertaald en gelegaliseerd te worden. Houd rekening met een doorlooptijd van ongeveer drie weken. Vervolgens valt de rekening aan te sturen vanuit Rabo Corporate Connect."

Lees meer over het openen van een Rabobankrekening in het buitenland

Met welke Duitse wetten en regels krijg ik te maken?

"Net als in Nederland vormt Europese wetgeving in Duitsland de basis van de regels waar je mee te maken krijgt. Duitsland kent wel een veel striktere interpretatie. Brede kaders zijn er opgeknipt in deelwetjes. De toepassing ervan is veel meer zwart-wit. Om een voorbeeld te noemen: in Nederland kun je te veel betaalde btw in het volgende kwartaal verrekenen. Betaal je in Duitsland te veel, dan heb je pech gehad."

Met welke wetten en regels jouw bedrijf te maken krijgt, kan per Bundesland verschillen. Via de Industrie- und Handelskammern (IHK) en de Duits-Nederlandse Handelskamer (DNHK) valt informatie in te winnen.

"Voor veel ondernemers vormen wet- en regelgeving een barrière om zaken te doen in Duitsland. Laat je er niet door weerhouden. Door een goed netwerk om je heen te verzamelen, kom je erdoorheen."

Waar betaal ik belasting?

"Als je naar Duitsland exporteert, levert op basis van Nederlandse voorwaarden en vanuit je Nederlandse bedrijf factureert, betaal je de btw gewoon in Nederland. Doe je zaken vanuit een Duitse GmbH, dan krijg je van het Finanzamt een Steueridentifikationsnummer en ben je in Duitsland belastingplichtig. Je betaalt niet alleen btw in Duitsland, maar ook lokale belastingen in je vestigingsplaats."

Wat zijn de betalingsgewoonten in Duitsland?

"Duitsers zijn over het algemeen goed van betalen. Als het geleverde product voldoet aan wat is afgesproken, zal hij op tijd en zonder problemen betalen. Een betalingstermijn van dertig dagen is gebruikelijk, maar dat kan per branche verschillen.”

"Betaalinstrumenten wijken in Duitsland nauwelijks af van Nederland. Online betalen is heel normaal. Dat gaat vaker dan in Nederland met een creditcard."

"Als het geleverde product niet voldoet aan de afspraken, dan heb je in Duitsland een probleem. Een Duitser zal minder snel de telefoon pakken om je erop te wijzen dat hij blauwe in plaats van roze stoelen heeft ontvangen. Je ontvangt heel snel een fax van zijn advocaat. Daarin staan de stappen die hij gaat ondernemen en word je gesommeerd het probleem op te lossen."

Ik wil een website maken voor de Duitse markt. Waar moet ik aan denken?

"De Impressum is erg belangrijk. Dat is een gedeelte van de site waar allerlei informatie over de onderneming staat, zoals contactgegevens, handelsregisternummer, wie er verantwoordelijk is voor het bedrijf. Verwerk je persoonsgegevens online, dan moet ook daar wat over gemeld worden."

"Zorg dat de Impressum op je website in orde is. Hij moet niet alleen voldoen aan bepaalde wettelijke eisen, er wordt ook veel naar gekeken door partijen die zaken met je doen. Er zijn partijen die bedrijfswebsites afgraven, checken of de Impressum juist is en aanbieden hem voor je te optimaliseren."

Ondersteuning bij het zakendoen in Duitsland

Contact

Rabobank