Hoe haalt u een internationale aanbesteding binnen?

Inschrijven op aanbestedingen is een mooie manier om grote deals uit het buitenland binnen te halen. Wel vergt het de nodige voorbereiding en papierwerk. Hoe gaat u het beste te werk? En waar vindt u interessante projecten? Antwoord op de meest prangende vragen.

1. Wat kan ik verwachten bij een aanbesteding?

Overheidsinstanties zullen altijd goederen of diensten nodig hebben van bedrijven, of het nu gaat om het bouwen van een sportschool, het schoonmaken van universiteitsgebouwen of het inhuren van veiligheidsexperts. Als u zich als ondernemer inschrijft op een aanbesteding, gaat u eigenlijk een offertetraject in - maar wel eentje dat behoorlijk uitgebreid en ingewikkeld is. Het gaat om een formeel proces met regels en eisen waaraan u als deelnemer moet voldoen. Dat vergt tijd en goede voorbereiding.

2. Waar vind ik interessante aanbestedingen?

Aanbestedingen kunt u online vinden. Als een opdracht op of boven een bepaalde waarde (de zogeheten drempelwaarde) komt, zijn opdrachtgevers volgens de wet verplicht de aanbesteding in Europa openbaar te maken. Zo kunnen ze hun uitgaven verantwoorden aan het publiek.

De drempelwaarde ligt voor een levering van goederen en diensten op 209.000 euro. Als het gaat om werken – vaak bouwkundige projecten – moeten overheidsinstanties deze Europees uitbesteden als de drempelwaarde evenveel of meer bedraagt dan 5.225.000 euro.

Opdrachten voor de hele Europese Unie kunt u vinden via de Tenders Electronic Daily. Voor Nederland worden Europese en nationale aanbestedingen gepubliceerd op Tenderned. U kunt elke dag deze sites bijhouden en kijken of er iets interessants bij zit.

3. Zijn er verschillen tussen Europese en Nederlandse procedures?

Voor Europese aanbestedingen bestaan er twee standaardprocedures. Een opdracht wordt openbaar of niet-openbaar gemaakt. Bij een openbare procedure kan elke geïnteresseerde ondernemer zich inschrijven. Het selecteren van offertes en de gunning van de opdracht gebeurt dan in één ronde.

Bij een niet-openbare procedure vinden de selectie en gunning in twee rondes plaats. In de eerste ronde selecteert de opdrachtgever uit alle aanmeldingen de meest geschikte kandidaten. Meestal gaat het om minimaal vijf bedrijven. Die worden uitgenodigd een inschrijving (offerte) in te dienen. In de tweede ronde beoordeelt de opdrachtgever deze inschrijvingen. Als u bij de geselecteerde kandidaten hoort, wordt u meestal uitgenodigd om een presentatie of demonstratie te geven. Vervolgens hoort u of de opdracht aan u gegund is of niet.

Dit zijn overigens niet de enige twee procedures. Bij Europese aanbestedingen kunnen overheidsinstanties hun opdracht ook plaatsen middels bijvoorbeeld raamovereenkomsten of gunning door onderhandelingen.

De procedures bij Europese aanbestedingen verlopen dus anders dan Nederlandse aanbestedingen. Daar kunnen opdrachtgevers openbaar aanbesteden, of onderhands. Bij onderhandse aanbestedingen wordt een aankondiging niet publiekelijk kenbaar gemaakt. Opdrachtgevers kunnen dan een enkelvoudige onderhandse procedure volgen, waarbij ze aan één onderneming vragen een offerte in te dienen. Bij een meervoudige onderhandse procedure worden twee tot zes leveranciers uitgenodigd een offerte uit te brengen.

4. Aan welke eisen moet mijn bedrijf voldoen om mee te dingen?

Bij elke aankondiging vindt u informatie over de opdrachtgever, de goederen of diensten die hij zoekt, de eisen die aan uw bedrijf worden gesteld voordat u überhaupt een offerte kunt indienen, en over de procedure die wordt gevolgd. Zoekt u eerst uit of uw bedrijf aan de gestelde eisen voldoet.

Opdrachtgevers vragen bijvoorbeeld financiële gegevens van uw bedrijf, stellen veiligheidseisen, of willen dat u zich verzekert voor bepaalde risico’s. U dient te kunnen aantonen dat de mensen die de opdracht uitvoeren bekwaam zijn, of technisch onderlegd, en er zal naar productcertificaten worden gevraagd.

Als u bezig bent met de aanvraag, kunt u vragen stellen aan de opdrachtgever over de eisen en de procedure die wordt gevolgd. Maakt u vooral gebruik van die mogelijkheid.

Zoek ook tijdig uit of u een bankgarantie nodig heeft. Vaak eist de aanbesteder een biedingsgarantie of ‘tender bond’ om zekerheid te krijgen dat u uw inschrijving kunt nakomen. U vraagt een biedingsgarantie eenvoudig online aan.

Lees meer over internationale bankgaranties

5. Hoeveel tijd kost een aanbesteding?

Het inschrijven gaat gepaard met veel papierwerk. Stel daarom, als dat kan, binnen uw bedrijf een team samen dat zich bezighoudt met de inschrijving op een aanbesteding. Uiteraard zijn er ook allerlei commerciële adviesbureaus en bedrijven aan wie u dit kunt uitbesteden. Soms zijn bedrijven wel een half jaar bezig met het hele aanbestedingsproces.

Gelukkig stelt de opdrachtgever standaardformulieren beschikbaar. U hoeft dus niet met Worddocumenten en Excelsheets in de weer te gaan. Relatief nieuw (sinds 1 juli 2016) is het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Met dit standaardformulier dat u bijvoegt, geeft u aan dat u aan de gestelde eisen van de inschrijving voldoet. Dit document vervangt de verschillende uiteenlopende nationale eigen verklaringen.

Opdrachtgevers zijn streng. Te laat de benodigde documenten inleveren betekent ook echt te laat: de inschrijving wordt niet meegenomen. Ook als bijvoorbeeld onvoldoende kopieën zijn bijgesloten, een verkeerde adressering is gebruikt of de envelop niet gesloten is verstuurd, belandt de offerte zonder pardon in de prullenbak. Houd u dus aan alle deadlines en regels zoals die door de opdrachtgever worden gehanteerd.

6. Hoe werken aanbestedingen buiten Europa?

Aanbesteden buiten de Europese Unie is vaak een verhaal apart. In een land als China is de aanbestedingsmarkt bijvoorbeeld enorm. Maar het is lastig om als Nederlandse ondernemer toegang te krijgen tot deze markt. Nationale wetten en regels schrijven voor dat Chinese overheidsinstanties en staatsbedrijven verplicht zijn producten en diensten van eigen bodem aan te schaffen. Uitzonderingen zijn er bijvoorbeeld als producten of diensten niet in China te verkrijgen zijn, of als ze niet tegen een redelijke prijs ingekocht kunnen worden.

De in Shanghai gevestigde International Desk van de Rabobank kan u meer informatie geven over de Chinese markt.

Verder heeft de EU aanbestedingsafspraken gemaakt met landen buiten Europa. Enkele leden van de Wereldhandelsorganisatie WTO tekenden samen een ‘Government Procurement Agreement’ (GPA). Via dit verdrag stellen de deelnemers hun overheidsopdrachten open voor inschrijvingen door bedrijven uit andere landen. Die moeten dan wel ook het verdrag hebben omarmd. Zo kunt u als Nederlandse ondernemer meedoen aan aanbestedingen in onder meer Canada, de Verenigde Staten, Japan, Israël, Noorwegen, Zwitserland en Zuid-Korea.

7. Zijn er nog andere internationale aanbestedingen?

Interessante aanbestedingen vindt u ook bij internationale organisaties zoals de Wereldbank en de Verenigde Naties. Die besteden jaarlijks vele miljarden euro’s aan projecten in ontwikkelingslanden en opkomende markten.

Op de site van de Wereldbank vindt u een overzicht van alle opdrachten die lopen. Aanbestedingen van de Verenigde Naties zijn te vinden op bijvoorbeeld de Global Marketplace en bij ‘aanbestedingen en projecten’ op de website van RVO. Hierop staan ook opdrachten van organisaties als de Asian Development Bank en de African Development Bank.

Ondersteuning bij internationale aanbestedingen

Bij deelname aan een internationale aanbesteding is het verstandig op tijd duidelijkheid te krijgen over de financiering en het managen van de risico’s. Uw adviseur denkt graag met u mee over de juiste aanpak.

Contact

Rabobank