Barmedewerker bekijkt de reserveringenlijst

Sneller factureren met e-facturatie

Als leverancier wil je natuurlijk dat je facturen zo snel mogelijk worden betaald. Daarom stapt Rabobank over van het ontvangen van pdf-facturen naar e-facturatie. E-facturatie is veiliger, efficiënter en sneller dan facturatie via een pdf. Door e-facturatie is de kans op fouten kleiner, en kunnen we je factuur sneller uitbetalen. Hieronder lees je alles over e-facturatie.

Wat is e-facturatie?

Een e-factuur (elektronische factuur) is een gestructureerd, elektronisch document (geen pdf) waarbij alle gegevens op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Of je nu wel of geen boekhoudsysteem gebruikt, veel of weinig facturen stuurt: elektronisch factureren kan altijd.

Hoe veilig is het?

Je e-factuur aan Rabobank wordt verstuurd via een beveiligde verbinding van onze serviceprovider TIE Kinetix. De (persoons)gegevens die op de factuur staan, zijn hiermee goed beschermd. TIE Kinetix is gespecialiseerd in e-facturatie en heeft veel ervaring met het ondersteunen van leveranciers die overstappen op deze manier van factureren.

Bijkomend voordeel: een aantal handelingen is geautomatiseerd. Daardoor is de kans op fouten kleiner en kunnen we je factuur sneller uitbetalen.

Hoe werkt e-factureren?

Er zijn twee manieren om je e-factuur te versturen: via PEPPOL en via het Rabobank e-facturatieportaal.

1. Via PEPPOL

Stuur je dagelijks facturen naar meerdere debiteuren? Dan kun je e-facturen sturen via het internationale PEPPOL-netwerk. PEPPOL staat voor Pan European Public Procurement OnLine. Via PEPPOL kun je e-facturen sturen naar elke andere organisatie of overheidsinstantie die is aangesloten. Je bent als leverancier de verzendende partij en je kunt zelf bepalen welke provider jouw administratieve systeem aansluit op het internationale PEPPOL-netwerk. Wanneer je bent aangesloten op dit netwerk kun je starten met e-factureren aan de Rabobank. Bekijk de website van PEPPOL voor een overzicht van aanbieders die je kunnen aansluiten op het netwerk.

Naar PEPPOL

2. Via het Rabobank e-facturatieportaal

Heb je geen boekhoudsysteem of stuur je weinig facturen? Maak eenmalig een account aan op het Rabobank e-facturatie portaal (bij TIE Kinetix) en maak daarin eenvoudig je elektronische facturen. Deze verstuur je vervolgens direct en beveiligd via het administratieve systeem. Dit is de handigste manier als je slechts enkele facturen per maand of per jaar verstuurt naar Rabobank.

Naar het Rabobank e-facturatieportaal

Veelgestelde vragen

Waar vind ik de betaalstatus van mijn factuur?

Benieuwd wat de status van je ingestuurde factuur is? Dat kun je 24/7 aan chatbot Billy vragen. Billy werkt het beste via de browsers Chrome of Edge en is gekoppeld aan onze crediteurenadministratie.

Billy zoekt op basis van bankrekeningnummer, factuurnummer en het bedrag naar informatie over een factuur. Je hebt dus geen account of inloggegevens nodig. Chatbot Billy geeft de volgende statussen door:

  1. Factuur is betaald op datum;
  2. Factuur is goedgekeurd en wordt betaald op datum;
  3. Factuur zit nog in verwerkingsproces;
  4. Factuur is verwijderd/geretourneerd met reden.

Als Billy het rekeningnummer niet vindt, kan het zijn dat het om een nieuwe leverancier gaat die nog in onze administratie verwerkt moet worden. Probeer het dan een paar dagen later nog eens.

Verder geeft Billy algemene informatie over:

Factuur indienen; Reden retournering factuur; Aanvraag open en betaalde postenlijst; Kvk- en Btw-nummer; Kostenplaats.

Als Billy het antwoord niet kan vinden, verwijst hij je door naar een collega bij de Servicedesk FSC.

Tip: Billy werkt het beste als je korte vragen stelt, bijvoorbeeld ‘Factuur betaald’ of ‘Status factuur’.

Waaraan moeten mijn facturen voldoen?

Om je facturatie soepel te laten verlopen, moet je e-factuur aan een aantal eisen voldoen, vanuit de wet, en vanuit de Rabobank:

Wettelijke eisen

  1. Volledige bedrijfsnaam en -adres;
  2. Bedrijfsnaam en -adres van de Rabobank;
  3. Uniek factuurnummer;
  4. Factuurdatum;
  5. Btw-gegevens (zoals tarief en btw-nummer).

Meer informatie over de wettelijke factuureisen vind je op de site van de Belastingdienst.

Aanvullende vereisten vanuit de Rabobank

  1. Het vermelden van één PO nummer (700XXXXXXX), WBS-code (P.012345.01) of kostenplaats (123456). Deze informatie is te achterhalen bij je contactpersoon binnen de Rabobank;
  2. Naam afdeling en/of contactpersoon Rabobank;
  3. Volledige omschrijving van geleverde diensten en goederen.
Kan ik nog factureren via pdf?

Voorlopig kunnen we voor bestaande leveranciers nog pdf-facturen verwerken, maar we vragen je om snel over te stappen op elektronisch factureren. Hierbij gelden de wettelijke en Rabobank vereisten.

Voor de volledigheid hebben we dit hieronder nog op een rijtje gezet:

Er staat een PO-nummer, projectcode of kostenplaats vermeld op de eerste pagina van je factuur. Deze informatie ontvang je van je contactpersoon binnen Rabobank. De factuur is geadresseerd aan de Rabobank en niet aan een medewerker persoonlijk. Elk pdf-bestand bevat slechts één factuur. Eventuele bijlagen, zoals een werkbon of urenstaat, zijn samengevoegd met de factuur tot één bestand. Losse bijlagen worden gescheiden van de factuur en niet verwerkt. Maximaal 20 pdf-bijlagen per e-mail, met een unieke bestandsnaam.

Mail je pdf-facturen naar:

Voor Rabobank (hoofdkantoor en deelkantoren): factuur@rabobank.nl Voor buitenlandse Rabobankvestigingen: invoice@rabobank.nl

Gebruik dit adres op je factuur:

Coöperatieve Rabobank U.A. t.a.v. afdeling/naam contactpersoon

Croeselaan 18 3521 CB Utrecht

Illustratie van praatwolkjes met puntjes erin

Contact

Heb je vragen over:

Het indienen of de status van een factuur, retournering, betaalspecificatie, open posten lijsten? Stel je vraag aan chatbot Billy. Als Billy het antwoord niet kan vinden, verwijst hij je door naar een collega bij de Servicedesk FSC. Direct contact leggen met TIE Kinetix? Mail of bel naar onboarding@tiekinetix.com of 088 369 8000. Een herinnering of aanmaning? Stuur dan een e-mail naar financial.services@rabobank.nl