Barmedewerker bekijkt de reserveringenlijst

Sneller factureren met e-facturatie

Als leverancier wil je natuurlijk dat je facturen zo snel mogelijk worden betaald. Daarom stapt Rabobank over van het ontvangen van pdf-facturen naar e-facturatie. E-facturatie is veiliger, efficiënter en sneller dan facturatie via een pdf. Door e-facturatie is de kans op fouten kleiner, en kunnen we je factuur sneller uitbetalen. Hieronder lees je alles over e-facturatie.

Wat is e-facturatie?

Een e-factuur (elektronische factuur) is een gestructureerd, elektronisch document (geen pdf) waarbij alle gegevens op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Of je nu wel of geen boekhoudsysteem gebruikt, veel of weinig facturen stuurt: elektronisch factureren kan altijd.

Hoe veilig is het?

Je e-factuur aan Rabobank wordt verstuurd via een beveiligde verbinding van onze serviceprovider TIEKinetix. De (persoons)gegevens die op de factuur staan, zijn hiermee goed beschermd. TIEKinetix is gespecialiseerd in e-facturatie en heeft veel ervaring met het ondersteunen van leveranciers die overstappen op deze manier van factureren.

Bijkomend voordeel: een aantal handelingen is geautomatiseerd. Daardoor is de kans op fouten kleiner en kunnen we je factuur sneller uitbetalen.

Hoe werkt e-factureren?

Er zijn drie manieren om je e-factuur te versturen:

1. Via het Rabobank e-facturatieportaal

Heb je geen boekhoudsysteem of stuur je weinig facturen? Via het Rabobank e-facturatie portaal is het makkelijk. Je logt in, maakt online handmatig een elektronische factuur aan en verstuurt die vervolgens direct beveiligd naar Rabobank. Dit is de handigste manier als je slechts enkele facturen per maand of per jaar verstuurt naar Rabobank.

Naar het Rabobank e-facturatieportaal

2. Directe koppeling met je boekhoudpakket via Peppol

Stuur je dagelijks facturen naar meerdere debiteuren? Dan kun je e-facturen sturen via het internationale Peppol-netwerk. Peppol staat voor Pan European Public Procurement OnLine. Via Peppol kun je e-facturen sturen naar elke andere organisatie of overheidsinstantie die is aangesloten. Je bent als leverancier de verzendende partij en je kunt zelf bepalen welke provider jouw administratieve systeem aansluit op het internationale Peppol-netwerk. Wanneer je bent aangesloten op dit netwerk kun je starten met e-factureren aan de Rabobank. Bekijk de website van Peppol voor een overzicht van aanbieders die je kunnen aansluiten op het netwerk. Heb je deze koppeling al? Neem dan contact op met TIEKinetix voor de vervolgstappen.

Naar Peppol

3. Van pdf naar Peppol-factuur

Maak je geen gebruik van een ERP-systeem of zijn er andere redenen om pdf-facturen om te laten zetten naar een Peppol-factuur? In dat geval kan onze service provider TIEKinetix hierin ondersteunen, conform alle juridische eisen die gelden. Eenvoudig, voordelig en veilig.

Heb je hulp nodig bij het kiezen van de mogelijkheid van e-facturen die het beste bij jouw organisatie past? Neem dan contact met TIEKinetix via onboarding@tiekinetix.com.

Wat moet ik doen om een e-factuur te kunnen sturen naar Rabobank?

Om te kunnen starten met het versturen van e-facturen naar Rabobank vul je als eerste het aanmeldformulier in. Door je aanmelding kunnen wij je herkennen als leverancier van Rabobank en facturen succesvol ontvangen en verwerken. Nadat je bent aangemeld, ontvang je een activatiemail met verdere instructies. Daarna kun je e-facturen indienen via het Rabobank leveranciersportaal of Peppol.

Veelgestelde vragen

Waar vind ik de betaalstatus van mijn factuur?

Benieuwd wat de status van je ingestuurde factuur is? Dat kun je 24/7 aan chatbot Billy vragen. Billy werkt het beste via de browsers Chrome of Edge en is gekoppeld aan onze crediteurenadministratie.

Billy zoekt op basis van bankrekeningnummer, factuurnummer en het bedrag naar informatie over een factuur. Je hebt dus geen account of inloggegevens nodig. Chatbot Billy geeft de volgende statussen door:

  1. Factuur is betaald op datum;
  2. Factuur is goedgekeurd en wordt betaald op datum;
  3. Factuur zit nog in verwerkingsproces;
  4. Factuur is verwijderd/geretourneerd met reden.

Als Billy het rekeningnummer niet vindt, kan het zijn dat het om een nieuwe leverancier gaat die nog in onze administratie verwerkt moet worden. Probeer het dan een paar dagen later nog eens.

Verder geeft Billy algemene informatie over:

Factuur indienen; Reden retournering factuur; Aanvraag open en betaalde postenlijst; Kvk- en Btw-nummer; Kostenplaats.

Als Billy het antwoord niet kan vinden, verwijst hij je door naar een collega bij de Servicedesk FSC.

Tip: Billy werkt het beste als je korte vragen stelt, bijvoorbeeld ‘Factuur betaald’ of ‘Status factuur’.

Waaraan moeten mijn facturen voldoen?

Om je facturatie soepel te laten verlopen, moet je e-factuur aan een aantal eisen voldoen, vanuit de wet, en vanuit de Rabobank:

Wettelijke eisen

  1. Volledige bedrijfsnaam en -adres;
  2. Bedrijfsnaam en -adres van de Rabobank;
  3. Uniek factuurnummer;
  4. Factuurdatum;
  5. Btw-gegevens (zoals tarief en btw-nummer).

Meer informatie over de wettelijke factuureisen vind je op de site van de Belastingdienst.

Aanvullende vereisten vanuit de Rabobank

  1. Het vermelden van één PO nummer (700XXXXXXX), WBS-code (P.012345.01) of kostenplaats (123456). Deze informatie is te achterhalen bij je contactpersoon binnen de Rabobank;
  2. Naam afdeling en/of contactpersoon Rabobank;
  3. Volledige omschrijving van geleverde diensten en goederen.

Als één van de vereiste en Rabobank specifieke gegevens ontbreken, wordt je factuur geweigerd of geretourneerd. Na aanpassing kan de factuur opnieuw opgestuurd worden.

Kan ik nog factureren via pdf?

Per 1 juni 2022 is het niet langer mogelijk om je factuur als pdf in te sturen. Voorlopig kunnen we voor bestaande leveranciers nog pdf-facturen verwerken, maar we vragen je om snel over te stappen op elektronisch factureren. Hierbij gelden de wettelijke en Rabobank vereisten.

Voor de volledigheid hebben we dit hieronder nog op een rijtje gezet:

Er staat een PO-nummer, projectcode of kostenplaats vermeld op de eerste pagina van je factuur. Deze informatie ontvang je van je contactpersoon binnen Rabobank. De factuur is geadresseerd aan de Rabobank en niet aan een medewerker persoonlijk. Elk pdf-bestand bevat slechts één factuur. Eventuele bijlagen, zoals een werkbon of urenstaat, zijn samengevoegd met de factuur tot één bestand. Losse bijlagen worden gescheiden van de factuur en niet verwerkt. Maximaal 20 pdf-bijlagen per e-mail, met een unieke bestandsnaam.

Mail je pdf-facturen naar:

Voor Rabobank (hoofdkantoor en deelkantoren): factuur@rabobank.nl Voor buitenlandse Rabobankvestigingen: invoice@rabobank.nl

Gebruik dit adres op je factuur:

Coöperatieve Rabobank U.A. t.a.v. afdeling/naam contactpersoon

Croeselaan 18 3521 CB Utrecht

Illustratie van praatwolkjes met puntjes erin

Contact

Heb je vragen over:

Het indienen of de status van een factuur, retournering, betaalspecificatie, open posten lijsten? Stel je vraag aan chatbot Billy. Als Billy het antwoord niet kan vinden, verwijst hij je door naar een collega bij de Servicedesk FSC. Direct contact leggen met TIEKinetix? Mail of bel naar onboarding@tiekinetix.com of 088 369 8000. Een herinnering of aanmaning? Stuur dan een e-mail naar financial.services@rabobank.nl