Veelgestelde vragen over (Bedrijven) Euro-incasso

Hier vind je veelgestelde vragen over het incasseren met (Bedrijven) Euro-incasso. Ook de handleidingen zijn hier beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hier vind je veelgestelde vragen over het incasseren met (Bedrijven) Euro-incasso. Ook de handleidingen zijn hier beschikbaar.

Wat zijn de tijdslijnen bij incasseren?

Wanneer Wat te doen
2 weken voor incasso Laat je klant uiterlijk vandaag weten welk bedrag je wanneer gaat incasseren, tenzij je in je voorwaarden een kortere termijn het afgesproken.
2 werkdagen voor incasso* Je incasso’s worden werkdagen na verzending bijgeschreven, tenzij je een latere uitvoerdatum kiest.*
1 werkdag voor incasso Bedrijven Euro-incasso’s die je op een werkdag voor 11 uur via Rabo Business Banking instuurt, worden de volgende werkdag bijgeschreven, tenzij je een latere uitvoerdatum opgeeft. Laatste dag waarop je klant een (Bedrijven) Euro-incasso kan weigeren.
Dag van de incasso Dag waarop de Euro-incasso wordt verwerkt.
2 werkdagen na incasso Laatste dag waarop de bank van je klant een Bedrijven Euro-incasso kan terugboeken.
5 werkdagen na incasso Laatste dag waarop de bank van je klant een Euro-incasso kan terugboeken.
8 weken na incasso Laatste moment voor je klant om de Euro-Incasso terug te boeken.
13 maanden na incasso Laatste moment voor je klant om een verzoek tot terugboeking (Melding Onterechte Incasso) in te dienen.
36 maanden na incasso Een machtiging die 36 maanden niet is gebruikt, mag je niet meer gebruiken.

*Incassobestanden die de bank op een werkdag uiterlijk om 07.00 uur ontvangt, worden de volgende werkdag bijgeschreven, tenzij je een latere uitvoerdatum aangeeft.

Kan ik ook de machtigingen digitaal regelen? Of moet het op papier?

Je kan het machtigen ook digitaal regelen, dan maak je gebruik van Digitaal Incassomachtigen. Hoe dat werkt lees je bij de volgende vraag.

Hoe werkt Digitaal Incassomachtigen?

Je hebt een incassocontract, een website en een aansluiting op Rabo Digitaal Incassomachtigen nodig om digitale machtigingen van klanten te kunnen ontvangen. Je installeert de machtigingsknop op je website als betaalmethode of je leidt je klant door naar de ‘kassa’ van je serviceprovider.

In de demo op incassomachtigen.nl kun je zelf de stappen doorlopen. Selecteer de Rabobank in het veld 'Kies uw bank'.

Bekijk de demo op incassomachtigen.nlLees meer over Rabo Digitaal Incassomachtigen
Ik wil een derde partij inschakelen om namens mijn bedrijf te incasseren. Mag dat?

Dit hangt af van de situatie:

Als de andere partij het gehele incassoproces overneemt (machtigingen verzamelen en de gelden incasseren) dan moet het incassocontract door de andere partij worden afgesloten. Dit wordt vooral door Collecterende Payment Service Providers (zoals Stripe) gedaan. Het is volgens wet- en regelgeving niet toegestaan dat je een contract bij ons afsluit, en vervolgens het Incassant ID aan deze derde partij verstrekt. De CPSP moet zelf een incassocontract afsluiten.

Als de andere partij alleen administratieve taken uitvoert, maar de machtigingen worden op jouw bedrijfsnaam verkregen en de gelden komen op jouw bedrijfsrekening binnen, dan verstrekken wij wel een incassocontract.

Kan ik mijn incassobestanden testen?

Bij het testen van bestanden controleer je of al je bestandswijzigingen correct zijn doorgevoerd. Dit voorkomt dat je op een ongelegen moment vaststelt dat betaal- en incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden.

Lees hier meer over bestanden testen
Is er een voorbeeld van een machtigingsformulier?

Als je voor papieren machtigingen kiest, heb je twee keuzes: een standaard machtigingsformulier of een zelf ontworpen formulier.

Deze kun je gebruiken voor een eigen ontwerp. Gebruik alle velden die op het machtigingsformulier staan op je eigen ontwerp. Als je meer informatie wilt plaatsen, zoals een contractnummer of de reden van betaling, let dan op dat je hiermee de machtigingstekst in het model niet tegenspreekt.

Wij hebben een aantal modelformulieren voor je klaarstaan:

Welke gegevens zijn van belang voor mijn administratie?

Vul in ieder geval de verplichte debiteurgegevens in je debiteurenadministratie in:

naam IBAN datum ondertekening machtiging machtigingskenmerk

Geef elke machtiging een uniek kenmerk.

Let op: Als het gaat om een Bedrijven Euro-incasso registreert de debiteur dit kenmerk bij zijn bank. Geef het kenmerk bij elke incasso-opdracht mee. De incasso-opdracht kan alleen verwerkt worden als je debiteur hetzelfde kenmerk bij zijn bank heeft geregistreerd.

Hoe werkt de registratie van de machtiging bij Bedrijven Euro-incasso?

Bij Bedrijven Euro-incasso is je debiteur verplicht zijn machtiging aan jou bij zijn bank te registreren.

Als je gebruikmaakt van Digitaal Incassomachtigen wordt dit automatisch geregeld. Gebruik je dit niet, dan zal je je klant moeten vragen zijn machtiging te registreren bij zijn bank.

Afhankelijk van de bank van de debiteur wordt de machtiging al dan niet online geregistreerd.

Een registratieformulier van de machtiging vind je op www.betaalvereniging.nl en hieronder.

Debiteur bij bank zonder online registratie:

Vul het machtigingsformulier en registratieformulier in en stuur deze naar de debiteur. De debiteur tekent en stuurt beide formulieren naar je terug. Archiveer het machtigingsformulier. Stuur het registratieformulier naar de bank van de debiteur. Na uiterlijk vijf werkdagen is de machtiging geregistreerd en kun je incasseren. Debiteur bij de Rabobank (alleen online): Spreek met je debiteur af dat hij je machtigingsgegevens in Rabo Internetbankieren accepteert bij je eerste incasso. Geef aan op welke datum de afschrijving plaatsvindt. Verzend de eerste incasso-opdracht of een testtransactie van bijvoorbeeld € 0,01. Je debiteur ziet de machtigingsgegevens de dag vóór de afschrijving in Rabo Internetbankieren. Accepteert en tekent de debiteur de registratie vóór 11.00 uur op de dag van afschrijving? Dan wordt de incasso afgeschreven. Daarna weet je dat de registratie correct is. Is de debiteur niet op tijd? Dan wordt de incasso niet uitgevoerd. De debiteur kan dan alsnog tekenen. Daarna kun je in een volgende batch alsnog incasseren.

Incasso geslaagd?

Hoe zie ik of alle incasso’s van een batch geslaagd zijn?

Bij het verwerken van de incasso’s kan het voorkomen dat enkele incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden. Op je rekening zie je het bedrag van de volledige bijschrijving van de batch. De incasso’s die niet zijn geslaagd, zie je als losse afschrijvingen op je rekeningoverzicht.

Alerts instellen voor niet gelukte incasso’s

Blijf op de hoogte van niet gelukte incasso’s door het instellen van alerts.

Bekijk de demo over hoe je dit kunt instellen
Wat betekenen de diverse foutcodes?

Bepaal aan de hand van de foutcode die je krijgt of je de incasso opnieuw kunt aanbieden. Kijk hier voor de foutcodes:

Foutmeldingen bij Euro-incasso en EurobetalingError messages or reject codes with Euro Direct Debit 

Incasso wijzigen

Kan ik mijn incassocontract wijzigen?

Incassocontract online wijzigen?
Je kunt je Euro-incassocontract met Rabobank zelf online aanpassen als je KvK-nummer bij ons bekend is en jij de wettelijke vertegenwoordiger bent van je organisatie De wijzigingen die je online doorgeeft, zijn de volgende werkdag doorgevoerd. Wijzigingen die online mogelijk zijn:

Aanpassen maximum bedrag per periode Aanpassen maximum bedrag per incasso

Wil je de incassoperiode wijzigen of een incassorekening toevoegen of verwijderen? Dit kan nog niet online, neem contact met ons op. Wijzigingen op een Bedrijven Euro-incassocontract kun je niet online doorgeven.

Direct je incassocontact inzien en wijzigen
Wanneer zijn de gewijzigde limieten actief?

Eén werkdag nadat het contract volledig, dus door alle ondertekenaars, ondertekend is. Ben je de enige ondertekenaar? Dan kun je de eerste (werk)dag na je aanvraag al met de nieuwe limieten werken.

Wie binnen mijn organisatie mag een incassocontract wijzigen?

De rekeninghouder, of als er meerdere zijn, en alle wettelijke vertegenwoordigers. Bij een vereniging moeten bijvoorbeeld de penningmeester, secretaris en voorzitter ondertekenen. Deze moeten wel bij de bank bekend zijn.

Opnieuw aanbieden mislukte incasso

Afhankelijk van de wijze waarop je incasseert en de foutmelding die je kreeg, biedt je je mislukte incasso opnieuw aan als eerste of volgende. Bekijk welke situatie op jou van toepassing is en handel volgens de genoemde stappen.

Volgende / doorlopende / recurrent incasso zonder boekhoudpakket

  1. Maak een nieuwe incasso-opdracht aan uit het adresboek.
    Let op: wijzig geen gegevens.

  2. Verzend de incasso-opdracht.

Volgende / recurrent incasso met boekhoudpakket

  1. Maak een nieuwe incasso-opdracht aan met type 'volgende' of 'recurrent'.
    Let op: wijzig geen gegevens!

  2. Verzend de incasso-opdracht.

Eenmalige incasso met en zonder boekhoudpakket

  1. Maak een nieuwe incasso-opdracht aan.

  2. Gebruik een nieuw machtigingskenmerk.

  3. Selecteer type machtiging 'eenmalig'.

  4. Meld het nieuwe machtigingskenmerk aan de debiteur.

  5. Verzend de incasso-opdracht.