Zo int MKB Brandstof slim en snel facturen

Het innen van niet-betaalde incasso’s kost veel tijd en geld. Dat moet anders kunnen, vond MKB Brandstof. Via een samenwerking met Rabobank-partner Mail to Pay ontvangen ondernemers een betaallink om hun factuur alsnog snel te voldoen. Dit is hoe het werkt.

Beste communicatieflow

De meeste ondernemers kennen of gebruiken een pas van MKB Brandstof. Handig voor het verzamelen van zakelijke autokosten op één factuur bij tanken, laden, parkeren en meer. Deolinda Popken is binnen team Marketing van MKB Brandstof verantwoordelijk voor customer experience management. ‘Ik bekijk hoe een klant de stappen op onze kanalen doorloopt en welke communicatie daar het beste bij aansluit’, vertelt ze. Onderdeel daarvan is ook de communicatieflow rondom de facturatie aan klanten.

Toch geld innen

Voor de facturatie naar zakelijke gebruikers van MKB Brandstof gebruikt het bedrijf standaard automatische incasso. ‘Maar dat gaat niet altijd goed’, vertelt Deolinda. ‘Bijvoorbeeld doordat een ondernemer op het moment van incasseren niet genoeg geld op de rekening heeft.’ Daarom zocht MKB Brandstof naar een laagdrempelige en snelle manier om in deze gevallen het geld toch te innen bij klanten. Die vond het bij Rabobank-partner Mail to Pay, dat het debiteuren- en incassoproces van bedrijven automatiseert en robotiseert.

Speciale flows

Mail to Pay biedt bedrijven uiteenlopende instrumenten om hun klanten digitaal te laten betalen. Zoals brieven met een QR-code of e-mails en sms’jes met een betaalknop – uiteraard geheel in de huisstijl van de verzender. De iDEAL-betaling wordt vervolgens via een beveiligde omgeving uitgevoerd. MKB Brandstof bouwde samen met Mail to Pay speciale flows om de niet-betaalde incasso’s te innen.

Coulantere toon

Deolinda: ‘De flow met betaalverzoeken wordt volledig afgehandeld via Mail to Pay – desgewenst kan onze klantenservice aan het einde van de flow nog inspringen. We hebben verschillende flows ingericht, gebaseerd op de hoogte van het bedrag of de status van de overeenkomst. Soms is het te innen bedrag laag, dan kunnen we qua toon en betaaltermijn coulanter zijn. Maar in andere gevallen is het bedrag dusdanig hoog, dat we qua flow strengere maatregelen inzetten. Mail to Pay werkt intuïtief, waardoor je gemakkelijk dit soort flows kunt inrichten op basis van bepaalde kenmerken.

Binnen één dag betaald

Voor het innen van de facturen heeft MKB Brandstof een API-koppeling gemaakt tussen hun eigen facturatiesysteem en Mail to Pay. ‘Onze creditmanagement op deze manier inrichten levert ons veel op. In een maand eerder dit jaar verstuurden we zo’n 85.000 facturen. Daarvan zijn er 4.000 via Mail to Pay opgevolgd. Maar liefst 78 procent hiervan betaalde via de flow, en ook gemiddeld binnen één dag. Het voordeel voor de ondernemer is dat deze het bedrag eenvoudig via een betaallink kan betalen, bijvoorbeeld op de mobiel onderweg naar een afspraak. Als we deze mislukte incasso’s handmatig moeten opvolgen, kost dat veel tijd en geld.’

phone

Hulp nodig?