Bedrijven Euro-incasso Support

Hier vind je stap voor stap uitleg over het incasseren met een Bedrijven Euro-incasso.

Incasseren stap voor stap

1. Waar vind je het incassant-ID

Je incassant-ID staat op het contract en een certificaat dat je bij je contract hebt ontvangen. Het is gebaseerd op je KvK-nummer, bestaat in Nederland uit 19 posities en is als volgt opgebouwd: NL00ZZZ123456780000.

2. Zorg voor geschikte incassosoftware

Bestanden testen

Het is aan te raden je batch vooraf te testen. Bij het testen van bestanden controleer je of al je bestandswijzigingen correct zijn doorgevoerd. Dit voorkomt dat je op een ongelegen moment vaststelt dat betaal- en incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden.

Meer lezen over bestanden testen

3. Voer je machtigingsgegevens op

Leg de gegevens van je debiteuren vast in je debiteurenadministratie of in het incasso-adresboek in Rabo Internetbankieren. Het machtigingskenmerk is het belangrijkste gegeven.

Vul in ieder geval de verplichte debiteurgegevens in je debiteurenadministratie in:

naamIBANdatum ondertekening machtigingmachtigingskenmerk

Geef elke machtiging een uniek kenmerk. De debiteur registreert dit kenmerk bij zijn bank. Geef het kenmerk bij elke incasso-opdracht mee. De incasso-opdracht kan alleen verwerkt worden als je debiteur hetzelfde kenmerk bij zijn bank heeft geregistreerd.

4. Zorg voor een rechtsgeldige machtiging

Je kunt de Bedrijven Euro-incasso gebruiken als je toestemming heeft van je debiteur om geld van zijn rekening te incasseren. Je debiteur geeft je toestemming door een machtiging te tekenen die aan de wettelijke eisen voldoet. Dit kan een digitale of een papieren machtiging zijn. Bij Bedrijven Euro-incasso adviseren we het gebruik van digitale machtigingen.

Digitale machtigingen

Met Digitaal Incassomachtigen ontvang je online geldige machtigen van je klanten.

De voordelen van digitaal machtigen bij de Bedrijven Euro-incasso:

Machtiging én registratie in één digitale handelingGeen afkeuringen meer bij de eerste incassoControle op gebruik van zakelijke rekeningJe krijgt de details over maximum bedragen, wijzigingen en intrekkingenGeldige ondertekening van de machtiging

Lees meer over Digitaal Incassomachtigen

Papieren machtigingen

De Rabobank heeft een model voor de machtiging van de Bedrijven Euro-incasso beschikbaar. Dat model kun je gebruiken voor een eigen ontwerp. Gebruik alle velden die op het machtigingsformulier staan op je eigen ontwerp. Als je daar meer informatie op wilt plaatsen, zoals een contractnummer of de reden van betaling, dan mag dat indien je hiermee de machtigingstekst in het model niet tegenspreekt.

Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Nederlands (PDF) Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Engels (PDF) Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Duits (PDF) Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Frans (PDF)
5. Laat je machtigingen registreren

Je machtigingen laten registreren is alleen een aparte handeling wanneer je geen gebruik maakt van Digitaal Incassomachtigen. Je debiteur heeft na afschrijving van een Bedrijven Euro-incasso geen terugboekingsrecht. Daarom wil de bank van de debiteur expliciete toestemming krijgen. Je debiteur geeft daarom niet alleen een machtiging aan je af, maar moet deze ook bij zijn bank registreren. Een Bedrijven Euro-Incasso kan niet worden uitgevoerd als de machtiging niet correct is geregistreerd bij de bank van de debiteur.

Lees meer over Digitaal Incassomachtigen

Registratie zonder Digitaal Incassomachtigen

Afhankelijk van de bank van de debiteur wordt de machtiging al dan niet online geregistreerd.

Een registratieformulier van de machtiging vind je op www.betaalvereniging.nl of klik direct op de link naar de PDF Registratieformulier Machtiging.

Registratieformulier Machtiging (PDF)

Debiteur bij bank zonder online registratie:

Vul het machtigingsformulier en registratieformulier in en stuur deze naar de debiteur.De debiteur tekent en stuurt beide formulieren naar je terug.Archiveer het machtigingsformulier.Stuur het registratieformulier naar de bank van de debiteur.Na uiterlijk vijf werkdagen is de machtiging geregistreerd en kun je incasseren. Debiteur bij de Rabobank (alleen online):Spreek met je debiteur af dat hij je machtigingsgegevens in Rabo Internetbankieren accepteert bij je eerste incasso.Geef aan op welke datum de afschrijving plaatsvindt.Verzend de eerste incasso-opdracht of een testtransactie van bijvoorbeeld € 0,01.Je debiteur ziet de machtigingsgegevens de dag vóór de afschrijving in Rabo Internetbankieren.Accepteert en tekent de debiteur de registratie vóór 11.00 uur op de dag van afschrijving? Dan wordt de incasso afgeschreven. Daarna weet je dat de registratie correct is.Is de debiteur niet op tijd? Dan wordt de incasso niet uitgevoerd. De debiteur kan dan alsnog tekenen. Daarna kun je in een volgende batch alsnog incasseren.
6. Informeer uw debiteuren

De volgende voorwaarden gelden voor het informeren van je debiteuren over afschrijvingen.

Laat je debiteuren een nieuwe machtiging tekenen. Vergeet niet om de debiteur te verzoeken de machtiging bij zijn bank te registreren.Informeer de debiteur over het bedrag en de datum van de incasso voordat je een incasso ter verwerking instuurt. Er gelden geen specifieke eisen voor de wijze van informeren. Dit kan bijvoorbeeld met een factuur, pakbon of kassabon bij levering of per post, email of sms.

Geef eenmalig in je voorwaarden, in een contract met je klant of op het machtigingsformulier zelf aan hoe ver van tevoren je jouw klant over aankomende incasso's informeert. Doe je dit niet, dan geldt een wettelijke termijn van veertien dagen.

7. Maak je incasso-opdrachten

Kies een uniek machtigingskenmerk en wijzig dit niet meer nadat je de eerste Euro-incasso hebt uitgevoerd. Met de Euro-incasso moet je elke machtiging (elke debiteur) een ander machtigingskenmerk geven (bijvoorbeeld ‘lid123’).

Let op: je kunt het machtigingskenmerk van een eenmalige machtiging slechts één keer gebruiken!

In je incassocontract staat het maximumbedrag per incasso-opdracht. Hier staat ook het maximumbedrag dat je in een bepaalde periode in totaal mag incasseren. Incasseer niet meer dan je limiet toestaat.

Controleer en verzend je incasso-opdracht(en) in Rabo Internetbankieren:

Staan alle incasso-opdrachten juist in het overzicht?Kloppen de bedragen?Staat ‘eenmalig’ alleen bij debiteuren bij wie je echt niet vaker wilt incasseren?

Als alles klopt, dan kun je starten met incasseren via Rabo Internetbankieren.

Incasso-opdrachten die je voor 11.00 uur instuurt, worden de volgende werkdag al bijgeschreven (tenzij je een latere uitvoerdatum opgeeft).

8. Controleer uw rekeninginformatie

Op je rekeningoverzicht zie je per verwerkte incassobatch altijd een bijschrijving van één bedrag. Dit is het totaalbedrag van alle incasso-opdrachten die je in dat bestand hebt ingestuurd. In de omschrijvingsregel staat het oorspronkelijke aantal opdrachten en het kenmerk van de batch. Via Rabo Internetbankieren kun je nakijken welke posten je hebt verstuurd: ga naar ‘verzonden Euro-batches’ en klik op de betreffende incassobatch. Je ziet dan de losse posten.

Afgekeurde incasso's

Op het moment van bijschrijving zie je de afgekeurde incasso-opdrachten als losse afschrijvingen. Dit gebeurt op de dag dat de batch wordt bijgeschreven. De reden van afkeuring staat erbij.

Foutmeldingen bij Bedrijven Euro-Incasso

Tot maximaal twee werkdagen na de bijschrijving kan een Bedrijven Euro-incasso nog door de bank van de debiteur teruggeboekt worden. Deze terugboeking zie je als losse afschrijving met de juiste incassodatum op je rekeningafschrift inclusief de reden van terugboeking.

Overzicht van handleidingen

Direct naar supportpagina Digitaal Incassomachtigen

Uitgebreide handleiding Bedrijven Euro-incasso (PDF) Manual for Business Euro Direct Debits (PDF)

Zelf regelen & Contact