Groot familiebedrijf

Vebego is één van de grootste Nederlandse familiebedrijven. Onder Vebego vallen meerdere ondernemingen, die zich met name richten op facilitaire dienstverlening en zorg. Bij Vebego werken zo’n 34 duizend medewerkers, verspreid over meerdere landen. ‘Het Vebego Service Center is verantwoordelijk voor onder andere de financiële administratie voor zestien aangesloten partners’, zegt Leon Hanssen. ‘Ik werk er sinds een jaar als Proces Expert Procure to Pay.’

Betaalgegevens kloppen niet altijd

‘Je kunt je voorstellen dat er bij de verschillende bedrijven die vallen onder Vebego nogal wat facturen in- en uitgaan’, vertelt Leon. ‘We werken bijvoorbeeld samen met zo’n zevenduizend leveranciers. Wanneer we betalingen doen aan die bedrijven, is het natuurlijk belangrijk dat het geld op de juiste plek terecht komt. Helaas zijn de gegevens in onze bestanden de afgelopen jaren niet altijd up-to-date gehouden. Bovendien controleren niet alle banken naam en rekeningnummer van de begunstigde als we een factuur betalen, zeker niet als het gaat om betalingen in batches. Daarom ondernamen we twee acties om dit te verbeteren.’

Check op gegevens

De eerste actie was het optimaliseren van de masterdata, zegt Leon. ‘Met behulp van SurePay hebben we een check laten uitvoeren op de tenaamstelling van alle rekeninghouders in ons bestand. Op basis van die uitkomsten voeren we nu nog een extra controle uit over de gegevens die niet blijken te kloppen. Zo nodig doen we ook nog een extra uitvraag bij de betreffende leverancier.’

Invoeren IBAN Naam Check

De tweede actie is het inbouwen van IBAN Naam Check, dat door Rabobank is ontwikkeld. Deze dienst helpt bedrijven om te controleren of de ingevoerde IBAN correct is, dit om te voorkomen dat het geld op een verkeerde rekening wordt gestort. Leon: ‘Ik kende IBAN Naam Check al via mijn vorige werkgever en was positief toen ik hoorde dat Vebego dit ook wilde invoeren en dat ik mocht bijdragen aan de implementatie ervan.’

Soepele samenwerking

Voor de implementatie van IBAN Naam Check binnen het eigen systeem maakte Vebego gebruik van de kennis en diensten van Rabobank-partner Datastreams. Tot grote tevredenheid van Leon. ‘Datastreams was ons directe aanspreekpunt waardoor de implementatie erg soepel verliep. De koppeling met IBAN Naam Check verliep via een URL vanuit een e-mailadres en na opgave van onze gebruikers aan de Support Desk van Datastreams waren wij binnen 1 dag Online. Een kind kan de was doen, maar dat is zeker te danken aan de vlotte samenwerking tussen Datastreams, Rabobank en onze medewerkers bij Vebego die hier een bijdrage aan geleverd hebben.’

Bijna alles opgelost

“We hebben nu precies wat we zochten: als we een naam en IBAN-nummer ingeven krijgen we een overzicht en zien we of we een match hebben”

‘We hebben nu precies wat we zochten: als we een naam en IBAN-nummer ingeven krijgen we een overzicht en zien we een match hebben. We wilden daar ook een pdf-uitdraai van kunnen maken, en dat heeft Datastreams voor ons geregeld.’ Daarmee zijn nog niet alle uitdagingen voor Vebego opgelost, aldus Leon. ‘IBAN Naam Check werkt nog niet bij betalingen in batches. Dus is het onze verantwoordelijkheid dat we zorgen dat gegevens aan de voorzijde goed worden aangeleverd en ingevoerd. Daarnaast zijn buitenlandse banken nog niet aangesloten bij SurePay. Aangezien wij een internationaal opererend bedrijf zijn, is dat voor ons een nadeel. Maar ik begrijp dat ook hieraan gewerkt wordt door SurePay.’