Je eerste factuur? Zo geregeld
Je klus zit erop. Lekker. Nu is het tijd om betaald te krijgen. Met een duidelijke factuur weet je klant precies waarvoor, hoeveel en wanneer die moet betalen. Hoe je die factuur stuurt is aan jou. Maak je ‘m in de Rabo App of gebruik je liever boekhoudsoftware? Check hier welke optie het best bij je past, hoe je jouw factuur verstuurt, wat je doet als er iets misgaat of als je klant niet op tijd betaalt.
Stap 1. Kies hoe je factureert
De eerste tip: kies één manier van factureren. Zo blijft het lekker overzichtelijk en word je er sneller steeds beter in. De twee makkelijkste opties zijn factureren met de Rabo App of met een boekhoudpakket. Zo verschillen ze:
Boekhouden met een pakket en Rabobank-koppeling
Eenvoudig boekhouden met een pakket en koppeling. Ontdek de voordelen:
Stap 2. Zo ziet factureren in de Rabo App eruit
Stap 3. Zo maak en verstuur je een factuur
Factuur opstellen
Vul één keer je eigen bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant en de geleverde dienst(en) of product(en) in. Er wordt automatisch een betaalverzoek QR-code toegevoegd, zodat jouw klant makkelijk en snel kan betalen.
Factuur controleren
Staat alles erop? Bekijk of de factuur volledig en juist is opgemaakt voordat je hem gaat versturen.
Factuur versturen
Deel de factuur vervolgens in PDF met je klant bijvoorbeeld via e-mail of whatsapp.
Laat AI je helpen
Een factuur uit de Rabo App of je boekhoudpakket deel je als pdf. Wil je er een persoonlijke mail bij sturen? Laat AI dan een eerste versie maken. Gebruik bijvoorbeeld deze prompt:
Houd zelf de regie
Deel geen facturen, klantgegevens of andere vertrouwelijke informatie met een openbare AI-tool. Controleer de tekst altijd op bedragen, data, afspraken en toon voordat je de mail verstuurt.
Belangrijk: AI-tools geven geen officieel business-, juridisch of fiscaal advies. Daarnaast kunnen door AI gemaakte logo’s, merknamen en andere creatieve uitingen juridische risico’s met zich meebrengen. Controleer dus altijd of de informatie klopt.
Foutje op je factuur?
Een verkeerd bedrag, btw-tarief of adres? Dat kan gebeuren. Heb je de factuur al verstuurd? Pas deze dan niet aan. Anders ontstaan er twee facturen met hetzelfde nummer.
Maak in de Rabo App of je boekhoudprogramma een creditfactuur. Daarmee maak je de verkeerde factuur ongeldig. De creditfactuur heeft een eigen nummer en verwijst naar de factuur met de fout. Stuur de creditfactuur ook naar je klant.
Stuur daarna, als dat nodig is, een nieuwe factuur met de juiste gegevens en een nieuw factuurnummer. Hoe sneller je dit doet, hoe kleiner de kans op verwarring bij je klant.
Wat als je klant niet betaalt?
De betaaldatum is voorbij en je rekening blijft leeg. Vervelend, maar geen reden om meteen de zwaarste middelen in te zetten. Begin met een vriendelijke herinnering. Een factuur kan simpelweg zijn blijven liggen of bij de verkeerde persoon terecht zijn gekomen.
Nog steeds niet ontvangen? Zo kun je het aanpakken
Neem contact op
Bel of mail je klant. Controleer of de factuur goed is aangekomen en vraag wanneer je de betaling kunt verwachten.
Stuur een aanmaning
Blijft de betaling uit? Stuur dan een formele aanmaning met een nieuwe deadline. Vermeld om welke factuur het gaat, welk bedrag er nog openstaat en wat de volgende stap is als de klant opnieuw niet betaalt. Soms komen er extra kosten bij als de klant niet op tijd betaalt. Hierdoor wordt het openstaande bedrag hoger.
Schakel hulp in
Komt er nog steeds geen betaling? Dan kun je bijvoorbeeld juridisch advies vragen of een incassobureau inschakelen. Factureer je aan een consument? Dan gelden specifieke regels voordat je incassokosten mag rekenen.
Check: kan je factuur de deur uit?
Klaar om te factureren?
Open de factuurfunctie in de Rabo App, vul je gegevens in en controleer de pdf voordat je hem met je klant deelt. Wil je weten hoe je klant ’m vervolgens ontvangt? Stuur dan eerst een testfactuur naar jezelf!
Starten met ondernemen? Wij helpen je op weg!
Starten met ondernemen brengt veel vragen met zich mee. De Startersdesk van Rabobank biedt gratis en persoonlijke ondersteuning, zodat jij met vertrouwen jouw eerste stappen zet. Wij staan voor je klaar.
