Digitaal werknemers onboarden
Automatiseer je onboardingproces en laat nieuwe medewerkers sneller, foutloos en goed voorbereid starten. Bespaar tijd, verlaag kosten en voorkom fraude.
Wat is digitaal onboarden?
Met digitaal onboarden beheer je het volledige onboardingproces vanuit één omgeving, direct in je eigen HR-systeem of platform.
Nieuwe medewerkers doorlopen automatisch alle stappen: van het aanleveren van gegevens en documenten tot het ondertekenen van contracten. Gegevens worden gecontroleerd en vastgelegd, zodat je onboarding in één keer goed is, zodat je fouten voorkomt en voldoet aan interne eisen (zoals verplichte documenten, autorisaties en compliance‑checks) en externe eisen (zoals AVG/GDPR, salarisadministratie/loonheffingen en wettelijke bewaartermijnen).
Je hebt altijd inzicht in de voortgang via één overzicht. Je ziet per medewerker welke stappen zijn afgerond , zoals het aanleveren van gegevens, documentcontrole en ondertekening, en waar nog actie nodig is. Openstaande stappen worden automatisch gesignaleerd, zodat je direct kunt bijsturen. Dat bespaart tijd, vermindert handmatig werk en zorgt voor een professionele start voor elke nieuwe medewerker.
De functies van digitaal werknemers onboarden
Met digitaal onboarden van werknemers maak je onboarden efficiënter en overzichtelijker. De oplossing ondersteunt je bij elke stap van het proces zodat je minder handmatig werk hebt en sneller door het proces heen gaat. Bekijk hoe het werkt:
Digitale identificatie van medewerkers
Verifieer eenvoudig de identiteit van nieuwe medewerkers met oplossingen zoals iDIN of ID-scans. Zo weet je zeker: wie is je medewerker?
Automatische controle van gegevens
Controleer gegevens zoals naam, adres en IBAN automatisch met databronnen en verificatie-oplossingen. Dit voorkomt fouten en versnelt het proces.
Verzamelen van bewijs uit bronsystemen
Haal automatisch documenten op uit externe bronnen, zoals DUO of certificeringsinstanties. Handmatig uploaden is hierdoor niet meer nodig en voorkomt fraude.
Digitaal en rechtsgeldig ondertekenen
Laat contracten en overeenkomsten digitaal ondertekenen via signing-oplossingen. Volledig rechtsgeldig en direct verwerkt in je systemen.
Realtime notificaties en voortgangsmonitoring
Ontvang direct meldingen wanneer onboardingstappen zijn afgerond via notificatieservices. Zo houd je grip op elk traject.
Uitbetaling en verwerking via betaaloplossingen
Verwerk gegevens direct in je processen en start bijvoorbeeld salarisbetalingen of vergoedingen via geïntegreerde betaaloplossingen.
Waarom kiezen voor digitaal onboarden nieuwe werknemers?
1. Minder fouten of fraude door automatische gegevenscontrole
Door automatisch te controleren of gegevens van medewerkers compleet en correct zijn, verklein je de kans op fouten en fraude. Zo voorkom je vertragingen en zorg je dat onboarding in één keer goed verloopt.
2. Sneller nieuwe medewerkers productief
Door onboarding te automatiseren en digitaal te maken, kunnen medewerkers sneller starten. Ze doorlopen het proces eenvoudig en zijn eerder volledig inzetbaar. Een gestroomlijnde onboarding zorgt daarnaast voor een positieve eerste indruk en verhoogt de betrokkenheid vanaf dag één.
3. Minder handmatig werk en lagere kosten
Je ontvangt automatisch updates over de voortgang van onboarding. Taken en opvolging worden automatisch uitgevoerd, waardoor je minder handmatig werk hebt en kosten bespaart.
4. Volledig geïntegreerd in je eigen software
Je start onboarding en opvolging direct vanuit je eigen HR-systeem via API’s. Dat zijn koppelingen tussen systemen. Je hoeft niet te wisselen tussen verschillende omgevingen: alles verloopt via één overzichtelijk proces.
Inefficiënte onboarding kost jou meer dan je denkt
Veel onboardingprocessen bevatten onnodige handmatige stappen en foutgevoelige werkzaamheden. In de praktijk gaat het vooral mis bij het verzamelen van gegevens, het controleren van documenten en het opvolgen van openstaande taken.
HR-teams besteden een groot deel van hun tijd aan operationele en administratieve werkzaamheden, in plaats van aan waarde-toevoegende activiteiten. Denk aan het invoeren en controleren van gegevens, het verwerken van documenten en het najagen van ontbrekende informatie. Daarnaast zijn aangeleverde documenten, zoals certificaten, niet altijd eenvoudig te verifiëren. Door deze direct uit de bron op te halen en automatisch te controleren, voorkom je fouten en fraude en verhoog je de betrouwbaarheid van onboarding.
Onnodige kosten onstaan vooral door:
Onze oplossing
Met onze oplossing automatiseer je het onboardingproces van nieuwe medewerkers. Van het verzamelen en controleren van gegevens tot het digitaal ondertekenen en opvolgen van ontbrekende stappen. Alles verloopt eenvoudig en efficiënt binnen jouw eigen softwareomgeving.
Je ontvangt direct meldingen wanneer een stap nog openstaat en de opvolging wordt automatisch gestart. Zodra onboarding compleet is, worden gegevens direct verwerkt in je systemen. Zo heb je minder handmatig werk, minder fouten in je administratie en starten medewerkers sneller en goed voorbereid.
