Stagiaires aannemen? Houd hier rekening mee

Het vinden van nieuwe mensen is voor veel ondernemers een behoorlijk uitdaging. En daarom: wel eens aan een stagiair gedacht? Zo creëer je extra capaciteit. Toch zijn er ook aspecten om rekening mee te houden.

Wanneer kies je voor een stagiair?

Een stagiair is iemand die in het kader van een studie werkervaring opdoet bij een bedrijf. Vaak is het een verplicht onderdeel van de opleiding. Soms gaat het om enkele weken, maar er zijn ook stages die een jaar duren.

Snuffelstage: de scholier of student maakt één dag of een hele week kennis met een beroep, vaak in het eerste jaar van het mbo of hbo

Meeloopstage: onder begeleiding worden al specifieke beroepstaken uitgevoerd

Werkend leren: de mbo-student combineert school met een baan in een bedrijf. Als de stage meer dan 60% van de opleiding uitmaakt, dan praten we over Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL). Gaat het om een kleiner deel, dan heet het de Beroepsopleidende Leerweg (BOL).

Afstudeeropdracht: in het laatste jaar van het hbo voert de student een praktijkgerichte opdracht bij een bedrijf uit.

Afstudeeronderzoek: de universitaire student werkt aan een gerichte onderzoeksvraag en schrijft daar een scriptie over.

Denk van tevoren goed na waar je behoefte aan hebt. Gaat het vooral om productie draaien, dan heeft het weinig zin om een student aan te nemen die met een afstudeeronderzoek aan de slag wil.

Voordelen van een stagiair

Kamp je met een personeelstekort? Het inzetten van een stagiair kan een manier zijn om dit probleem deels te verhelpen. Zo zijn er meer voordelen aan de inzet van stagiaires.

Ze zijn goedkoop, een stagevergoeding kost minder dan een regulier salaris (zometeen lees je meer over de regels)
Ze beschikken mogelijk over specifieke kennis, over de inzet van social media en IT bijvoorbeeld.
Ze kijken met een frisse blik naar je product en dienstverlening.
Ze kunnen aan de slag met taken die anders blijven liggen, zoals een marketingplan of het bijhouden van de website.
Ze groeien mogelijk uit tot nieuwe medewerkers.

Dit laatste argument geldt misschien wel als het grootste voordeel. Concrete cijfers zijn niet voorhanden, maar in de praktijk blijkt een stage zeer regelmatig de opstap naar een echte baan. Zo kun je als werkgever je vacatures ingevuld.

Waar vind ik een stagiair?

Klop eens aan bij een onderwijsinstituut in de buurt. Vaak zitten zij te springen om geschikte stagebedrijven. Verder kun je denken aan een oproep op social media en zijn er de nodige vacaturesites die zich richten op deze doelgroep. Denk aan Stageplaza, Stage.nl en Magnet.me.

Kies een locatie die goed bereikbaar is voor klanten, werknemers en leveranciers

Kijk of er voldoende parkeergelegenheid is

Schakel een deskundige inspecteur in die het gebouw controleert op eventuele bouwkundige gebreken

Controleer het bestemmingsplan, zodat het geschikt is voor je bedrijfsactiviteiten

Schakel een juridisch adviseur in die de eigendomsdocumenten controleert en kijkt of er geen openstaande schulden zijn op het pand

Een stagiair inschakelen, de regels

Of je nu een zzp'er bent of een groot bedrijf runt, het is meestal toegestaan om stagiaires aan te nemen. Wel word je geacht om voldoende begeleiding te kunnen geven. Voor studenten van het hbo of universiteit gelden als stagebedrijf geen extra regels.

Dat is anders wanneer je leerlingen van het praktijkonderwijs als stagiair aanneemt. Je bent dan verplicht om een erkend leerbedrijf te worden. Dit kan via de Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven

Het is slim om een stageovereenkomst op te stellen, waarin je met elkaar de afspraken vastlegt. Hierin staan:

De gegevens over je bedrijf, het onderwijsinstituut en de stagiair

De aanspreekpunten binnen je bedrijf en de opleiding

De leerdoelen en werkzaamheden

De manier van begeleiding

De stagevergoeding

De bedrijfsregels (geheimhoudingsplicht bijvoorbeeld)

Veel opleidingen hanteren hiervoor een standaard document dat je kunt overnemen en invullen. Is de stagiair jonger dan 16 jaar? Dan is een stageovereenkomst met de handtekening van één van de ouders/verzorgers sowieso verplicht.

Ben je eigenlijk verplicht om een stagiair te betalen? Nee, tenzij dit zo in de cao staat die voor jouw bedrijf geldt. Wel is het in de meeste gevallen gebruikelijk om een vergoeding af te spreken. Dat werkt voor de stagiair motiverend.

Mbo: gemiddeld € 180 tot € 250 per maand

Hbo: gemiddeld € 200 tot € 400 per maand

Universiteit: gemiddeld € 250 tot 450 euro per maand

Je hoeft als werkgever geen premies voor de werknemersverzekeringen in te houden. Kan de stagiair door ziekte tijdelijk niet aan de slag? Dan ben je niet verplicht om het loon door te betalen. Wanneer je een stagevergoeding betaalt, dan is scholier of student verzekerd voor de Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten (Wajong) en de Ziektewet.

Als werkgever heb je ook de nodige verplichtingen, waaronder het zorgen voor voldoende support. Je mag een stagiair niet aan zijn of haar lot overlaten en zonder hulp laten meedraaien in het reguliere arbeidsproces. Het draait in eerste instantie om leren, niet om productie draaien. De Inspectie SZW voert steekproefsgewijs controles uit, die kan leiden tot een boete.

Feedback en begeleiding zijn belangrijke voorwaarden. Het is daarom zeer aan te raden om een ervaren medewerker aan te wijzen die de stagiair kan begeleiden. Deze collega is verantwoordelijk voor het toewijzen van taken, het bieden van feedback en het beantwoorden van vragen. Plan regelmatig evaluatiemomenten in.

Verder is het goed om te weten dat de Arbowet geen onderscheid maakt tussen medewerkers en stagiaires. Dit betekent dat je als werkgever verantwoordelijk bent voor het bieden van een veilige werkomgeving. Zo hebben stagiaires bijvoorbeeld recht op voldoende pauzes en de juiste bescherming.