Voorkom (digitale) risico’s als je bedrijf deze zomer onderbezet is
Tijdens vakanties is de bezetting vaak lager dan normaal. Toch draait je bedrijf wel gewoon door. Maar hoe zit het met de (cyber)veiligheid, op de werkvloer én online. Met deze tips verklein je de risico’s (en kun je met een gerust hart zelf op vakantie).
Minder mensen op kantoor, meer veiligheidsrisico’s
Minder mensen op kantoor en in de fabriekshal. In de zomermaanden is dat bij veel bedrijven vaste kost. Een deel van het personeel is op vakantie en invallers en seizoenswerkers vullen een deel van de gaten in het rooster. Zo’n krappe bezetting brengt alleen wel risico’s met zich mee:
Het is dan ook slim om van tevoren goed na te denken over (digitale) veiligheid. Zeker als je er zelf ook een paar weken tussenuit knijpt. We maken hierbij het onderscheid tussen fysieke veiligheid en digitale veiligheid.
Fysieke veiligheid op de werkvloer
Begin met een checklist. Bedenk wat er allemaal kan misgaan als er minder ervaren krachten zijn. Dit kan gaan om ongelukken op de werkvloer, een inbraak of brand. Loop dan alles nog een keer na tijdens een extra veiligheidsronde. Doen de brandblussers het? En functioneren de sloten nog naar behoren.
Deze 4 tips helpen je verder om de werkvloer in de zomer veilig te houden:
Tip 1. Sluit waardevolle spullen op als ze niet gebruikt worden
Denk aan laptops van collega’s die op vakantie zijn. Zet ook machines en apparaten uit die deze periode stilstaan.
Tip 2. Hanteer een ‘clean desk & clear screen' check
Openliggende dossiers met klantgegevens en post-its met een pincode op een monitor zijn niet toegestaan.
Tip 3. Simuleer aanwezigheid
Gebruik slimme verlichting die op onregelmatige tijden aan- en uitgaat in plaats van een vast tijdslot.
Tip 4. Check of je bedrijfsverzekeringen nog aansluiten op je huidige situatie
Het is verstandig om te controleren of je huidige zakelijke verzekeringen aansluiten op de manier waarop je deze periode werkt. Heb je hierover vragen of wil je zeker weten dat je goed bent beschermd? Neem dan contact op met je verzekeringsadviseur of plan een adviesgesprek.
Zakelijke financiering nodig?
Wil je na de zomer extra gas geven en kun je daar wel een beetje financiële ondersteuning bij gebruiken? Tot € 250.000 kun je een zakelijke lening aanvragen zonder jaarcijfers.
Neem cyberveiligheid in de zomer extra serieus
Criminelen kijken deze zomerperiode met extra belangstelling naar je bedrijf. Zij verwachten dat een invalkracht net iets makkelijker op een besmet linkje klikt.
Voorkom cyberrisico’s met deze basisregels:
Twijfel je of jouw bedrijf goed is beveiligd? Laat dan een IT-specialist meekijken. Een kleine aanpassing kan veel problemen voorkomen.
Tip: overweeg een CyberRisico-verzekering. Afhankelijk van je dekking kun je dan directe hulp van gespecialiseerde experts krijgen en ben je verzekerd voor financiële schade zoals omzetverlies. Bovendien zijn klanten en leveranciers beschermd als zij worden getroffen door een cyberincident bij jouw bedrijf.
Invalkracht actief in de zomer? Zorg voor instructies
Tijdelijke krachten moet je inwerken. Ook bij korte klussen is een goede uitleg onmisbaar. Geef altijd een instructie over de veiligheidsregels op de werkvloer en vertel wat te doen bij een ongeval of noodsituatie. Ook moet duidelijk zijn bij wie ze terecht kunnen met vragen.
Tip: maak een korte checklist die je telkens kunt hergebruiken. Dat scheelt tijd en het voorkomt misverstanden.
Jouw invalkrachten zijn deze zomer ook een makkelijk doelwit voor social engineering. Criminelen bellen dan bijvoorbeeld op en doen zich voor als de vaste IT-leverancier: ‘Hoi, ik ben van support en zie dat de server een update nodig heeft. Mag ik even inloggen?’
Een vakantiekracht die geen goede instructies heeft gekregen, wil graag helpen en kan daardoor mogelijk iemand toegang geven die je liever niet op je netwerk hebt.
Wat kan je daar tegen doen? Hanteer de 'nee, tenzij'-regel. Spreek met tijdelijk personeel af dat ze nóóit telefonisch of via mail wachtwoorden of toegang verlenen, ongeacht wie er aan de lijn hangt. Laat ze altijd eerst even bellen met een vaste contactpersoon binnen het bedrijf voor verificatie.
Wees voorbereid op je eigen afwezigheid
Zelf ga je waarschijnlijk ook nog even weg. Misschien zijn het slechts een paar dagen, mogelijk gaat het om een periode van enkele weken. Regel op tijd wie tijdens jouw afwezigheid de verantwoordelijkheid overneemt en als aanspreekpunt geldt. Dat er iemand is die weet wat er moet gebeuren en kan handelen in geval van nood, geeft jou als ondernemer een prettig gevoel.
Zorg in ieder geval voor:
Maak het niet te moeilijk, maar zorg wel dat de basis klopt. Daarmee voorkom je dat je tijdens je vakantie alsnog met je hoofd bij de veiligheid van je bedrijf zit.
