ondernemer doet administratie

Checklist debiteuren: zo ontvang je sneller je geld

Ga slim om met je debiteurenbeheer. Als je klanten sneller betalen, heb jij eerder je geld beschikbaar om door te groeien. In deze checklist vind je praktische tips voor efficiënt debiteurenbeheer.

Vergrootglas

Slim debiteurenbeheer: wat moet je vooraf goed regelen?

1. Open onderhandelen

De relatie met je klanten staat natuurlijk voorop, zakendoen is vaak een kwestie van gunnen. Dat betekent echter niet dat je geen duidelijke afspraken kunt maken over geld en de betalingstermijn. Cashflow is ontzettend belangrijk, zeker als je beginnend ondernemer bent of snel groeit. Wees daar open en eerlijk over. Grote kans dat je klanten er begrip voor hebben en bereid zijn je tegemoet te komen. Waarschijnlijk herkennen ze je positie maar al te goed.

2. Communiceer je voorwaarden duidelijk

Het is belangrijk om je leveringsvoorwaarden, waaronder je betalingstermijn, duidelijk te communiceren. Je wilt niet dat hier op den duur onduidelijkheid over ontstaat bij je klant. Noem je voorwaarden daarom mondeling, in de offerte én op de factuur zelf.

Tip: zo onderhandel je over de leveringsvoorwaarden.

3. Hanteer een korte betalingstermijn

Debiteurenbeheer is niet altijd hetzelfde, dat is afhankelijk van of je zakelijke of particuliere klanten hebt. Een betalingstermijn van dertig dagen is gangbaar in Nederland wanneer het gaat om zakelijke klanten.

Heb je juist vooral particuliere klanten? Dan is het gebruikelijk om een kortere termijn aan te houden: zeven of maximaal veertien dagen.

4. Ga voor positieve communicatie

Je zult versteld staan wat positieve communicatie voor elkaar kan krijgen. Bouw het liefst een persoonlijke relatie op met de financiële afdeling van je klanten.

Stuur bijvoorbeeld eens een kerstkaartje of een relatiegeschenk. Of bedank ze in een mail wanneer een rekening snel is overgemaakt. Het zijn kleine gebaren met grote impact, ook dat is slim debiteurenbeheer.

5. Check de kredietwaardigheid

Niemand doet graag zaken met notoire wanbetalers. Je wil op z’n minst graag van tevoren weten of je klant überhaupt in staat is om je factuur te betalen. Dat kan. Screen je klanten vooraf door informatie op te vragen bij de Kamer van Koophandel.

Heb je toch nog twijfels? Overweeg dan om een kredietverzekering af te sluiten. Je hebt je geld daarmee niet sneller, maar je bent er wel van verzekerd dat je het krijgt.

Bekijk de mogelijkheden van onze debiteurenverzekering

6. Geef soms korting

Er zijn ook positieve manieren om ervoor te zorgen dat klanten sneller betalen. Zo zou je bijvoorbeeld een korting kunnen bieden als het geld al binnen enkele dagen op je rekening staat. Dat kan een percentage zijn of een vast bedrag. Bereken wel goed of dit rendabel is in jouw situatie. Je levert hiermee immers marge in.

Illustratie stuiterende munt

Een goede factuur sturen

7. Factureer snel

Heb je vandaag geleverd? Dan kun je vandaag factureren. Het is een quick win in jouw pogingen om je debiteurenbeheer te verbeteren. Spaar facturen dus niet op tot het einde van de maand, want daarmee moet je hoe dan ook langer wachten tot het geld op je rekening staat.

8. Vraag om een vooruitbetaling

Als je zelf materialen moet bestellen voor je het product kunt leveren, is het niet ongebruikelijk om een vooruitbetaling of aanbetaling van je klant te vragen. Een andere mogelijkheid die steeds meer bedrijven toepassen, is betalen bij levering. Dat kan heel eenvoudig met behulp van een pinapparaat of een betaallink via mail, sms, WhatsApp of andere sociale media.

9. Kies voor tussentijds factureren

Heb je een grote klus in het vooruitzicht die over een langere periode plaatsvindt? Dan is het slim om je factuur niet te bewaren tot het einde van de klus in zicht is. Werk in plaats daarvan liever met termijnen, dat is veel gunstiger voor je debiteurenbeheer.

Tussentijds factureren heeft een paar belangrijke voordelen.

In de eerste plaats kun je sneller ingrijpen als de betaling uitblijft. Je klant zal minder schrikken van het bedrag op de factuur. In één klap 3500 euro moeten overmaken vinden we heftiger dan meerdere stukjes van pak ‘m beet 700 euro. Tot slot hoef je minder lang voor te financieren. Dat zorgt voor cash waarmee je andere dingen kunt doen.

10. Verstuur elektronisch factureren

Elektronisch factureren wordt door steeds meer ondernemers toegepast. Zo’n digitale factuur is makkelijk, snel en heeft precies dezelfde juridische voorwaarden en verplichtingen.

Digitale facturen zijn ook gebruiksvriendelijker dan papieren exemplaren. Ze raken minder makkelijk kwijt en hoeven niet te worden ingescand. Daarom worden digitale facturen gemiddeld sneller betaald.

Je kunt je facturen als pdf opmaken en in Excel bijhouden wie wanneer betaalt. Je kunt zelfs je hele factureringsproces automatiseren via een boekhoudpakket of online tool. Zo wordt debiteurenbeheer nog makkelijker.

11. Vermeld de juiste gegevens op de factuur

Zorg ervoor dat je factuur helemaal in orde is. Dat wil zeggen:

De juiste datum Het juiste adres Een goede omschrijving van het product of de werkzaamheden Eventueel een opdrachtnummer.

Nu hanteert niet elke debiteur dezelfde regels. Sommige klanten eisen bijvoorbeeld dat er een inkoopnummer op de factuur staat. Het is handig om hier van tevoren naar te vragen. Zo kan hierover geen gedoe ontstaan, met onnodige vertraging als gevolg.

12. De juiste gegevens

Zorg ervoor dat je factuur helemaal in orde is. Dat wil zeggen: de juiste datum, het juiste adres, een goede omschrijving van het product of de werkzaamheden en eventueel een opdrachtnummer. Nu hanteert niet elke debiteur dezelfde regels. Sommige klanten eisen bijvoorbeeld dat er een inkoopnummer op de factuur staat. Vraag hier vooraf naar, zodat alle gegevens kloppen en hierover geen gedoe kan ontstaan met onnodige vertraging als gevolg.

Lees meer over automatisch incasseren

13. Vervaldatum

Vergeet op de factuur vooral ook de vervaldatum niet te vermelden waarop het geld moet zijn overgemaakt. Een concrete datum werkt beter dan de aanduiding ‘binnen 30 dagen’. Je geeft je klant hiermee namelijk niet de kans om ‘zich te vergissen’.

14. Vermijd 'info@'

Stuur je elektronische factuur naar de juiste inbox. Dat kan van de crediteurenadministratie of een specifiek persoon zijn, maar liever niet een algemeen info@-adres. De kans is namelijk aanzienlijk dat je factuur dan zoekraakt of wordt vergeten.

Loep

Debiteurenbeheer: wat als het geld er niet op tijd is?

15. Stuur een betalingsherinnering

Is de betaaltermijn verstreken en staat er nog geen geld op de rekening? Wacht niet en maak nog dezelfde dag werk van een betalingsherinnering.

Stuur bij de betalingsherinnering altijd een kopie van de originele factuur of een overzicht van de openstaande bedragen mee. Vraag dan vriendelijk om het bedrag alsnog over te maken.

Als na de eerste betalingsherinnering nog steeds niet is betaald, verstuur je een tweede herinnering. Je kunt ook even de telefoon pakken en op een vriendelijke toon vragen waar de betaling blijft. Zo’n pro-actieve en rechtstreekse benadering werkt meestal een stuk beter dan nogmaals een brief te sturen.

16. Start zo nodig een incassoprocedure

Staat het geld na twee herinneringen en een telefoongesprek nog altijd niet op de rekening? Laat dan niet teveel kostbare tijd verloren gaan en schakel een incassobureau in. Hoe langer je daarmee wacht, hoe kleiner de kans dat je iets terugziet van het geld waar je recht op hebt.

Wel niet

17. Hanteer een ‘zwarte lijst’

Dit is er eentje in de categorie ‘preventie’. Een klant die al een betalingsachterstand heeft, doet opnieuw een bestelling. Eigenlijk wil je dat liever niet, want zo komt je debiteurenbeheer in gevaar. Bovendien geef je hiermee het signaal af dat je kennelijk niet zit met te laat betaalde facturen.

Het kan daarom handig zijn om met een ‘zwarte lijst’ van afnemers met een betalingsachterstand te werken. Zij mogen tijdelijk geen nieuwe bestellingen plaatsen, totdat de openstaande facturen zijn voldaan.

Zorg er dan wel voor dat ook andere mensen in de organisatie, zoals je verkopers, hiervan op de hoogte zijn. Het is misschien niet super klantvriendelijk, maar wel helder richting je debiteuren. Zo kun je voorkomen dat het aantal openstaande facturen blijft oplopen.

18. Wees zuinig met extraatjes

Een optimale service en hier en daar wat korting. Als ondernemer leg je je klanten graag in de watten. Vraag je alleen wel hardop af of klanten die telkens weer een rekening te laat betalen die extra’s ook verdienen. Voor deze groep mag je de teugels best iets strakker aantrekken.

Financiering

19. Debiteuren voorfinancieren

Soms moet je ineens snel over je geld moet kunnen beschikken. Veel sneller dan de termijn van dertig dagen die op je factuur staat vermeld of de zestig dagen die je met je klant bent overeengekomen. In dat geval kun je denken aan een werkkapitaalfinanciering via je bank.

Soms zal hiervoor een rekening-courant krediet geschikt zijn en soms is factoring de meest passende oplossing. Daarmee krijg je het geld van een openstaande factuur voor een groot deel voorgefinancierd. Als je vandaag een aanvraag indient, kan het geld de volgende werkdag op je rekening staan.

>> Lees meer over het rekening-courant krediet