Checklist debiteuren: zo ontvang je sneller je geld

Ga slim om met je debiteuren. Als zij sneller betalen, dan heb jij eerder je geld beschikbaar om door te groeien. In deze checklist vind je praktische tips voor efficiënt debiteurenbeheer.

Gezond financieren van groei - Vooraf goed je debiteuren regelen

Vooraf goed regelen

1. Open onderhandelen

De relatie met je klanten staat voorop. Zakendoen gaat ook om gunnen. Dat betekent niet dat je geen duidelijke afspraken kunt maken over geld. Zeker als je beginnend ondernemer bent of snel groeit is cashflow van groot belang. Ben daar open en eerlijk over. Grote kans dat je klanten er begrip voor hebben en bereid zijn je tegemoet te komen.

2. Jouw voorwaarden

Zorg ervoor dat je je leveringsvoorwaarden, waaronder je betalingstermijn, duidelijk communiceert. Doe dat mondeling, in de offerte én op de factuur zelf. Zo kan er bij je klant geen enkele onduidelijkheid over bestaan.

3. Korte betalingstermijn

Een betalingstermijn van dertig dagen is gangbaar in Nederland. Maar heb je vooral met particuliere klanten te maken die op rekening betalen? Hanteer dan een kortere termijn, van zeven of maximaal veertien dagen. Wees ook duidelijk over de stappen die je neemt als de betalingstermijn wordt overschreden. Die boodschap hoeft overigens niet in koeienletters in elke mail die je stuurt, want dat schrikt klanten nogal af.

4. Positieve communicatie

Communiceren en cashflow. Het heeft meer met elkaar te maken dan je zou denken. Je zult versteld staan wat positieve communicatie voor elkaar kan krijgen. Bouw een persoonlijke relatie op met de financiële afdeling van je klanten. Stuur eens een kerstkaartje of een relatiegeschenk of bedank ze in een mail wanneer een rekening snel is overgemaakt. Het zijn kleine gebaren met grote impact.

5. Kredietwaardigheid checken

Doe jij graag zaken met notoire wanbetalers? Nee toch? Je wil op z’n minst graag van tevoren weten of je klant überhaupt in staat is om je rekening te betalen. Dat kan. Screen je klanten vooraf door informatie op te vragen bij de Kamer van Koophandel of een kredietbureau. Heb je twijfels? Overweeg dan om een kredietverzekering af te sluiten. Je hebt je geld daarmee niet sneller, maar je weet wel zeker dat je het krijgt.

Bekijk de mogelijkheden van onze debiteurenverzekering

6. Korting

Je kunt ervoor kiezen de vlotte betaler te belonen. Bied een korting aan als het geld al binnen enkele dagen tot een week op je rekening staat. Dat kan een percentage zijn of een vast bedrag. Bereken wel goed of dit rendabel is in jouw situatie. Je levert hiermee immers marge in.

Gezond financieren van groei - Factuur sturen

Factuur sturen

7. Snel factureren

Vandaag geleverd? Dan vandaag factureren. Het is een quick win in jouw pogingen om je cashflow te verbeteren. Spaar facturen dus niet op tot het einde van de maand, want daarmee moet je onherroepelijk langer wachten tot het geld op je rekening staat.

8. Vooruitbetalen

Als je zelf materialen moet bestellen is het niet ongebruikelijk om een vooruitbetaling of aanbetaling van je klant te vragen. Een andere mogelijkheid die steeds meer bedrijven toepassen, is betalen bij levering. Dat kan heel eenvoudig met behulp van een pinapparaat of een betaallink via mail, sms, WhatsApp of andere sociale media.

9. Tussentijds factureren

Heb je een grote klus in het vooruitzicht die over een langere periode plaatsvindt, wacht dan niet met het sturen van de eerste factuur tot het einde van de klus al in zicht is. Werk in plaats daarvan liever met termijnen. Dat heeft een paar belangrijke voordelen. Op de eerste plaats kun je sneller ingrijpen als de betaling uitblijft. Daarnaast zal je klant minder schrikken van het bedrag op de factuur. In één klap 3500 euro moeten overmaken vinden we heftiger dan meerdere stukjes van pak ‘m beet 700 euro. Bovendien hoef je minder lang voor te financieren en dat zorgt voor cash waarmee je andere dingen kunt doen.

10. Elektronisch factureren

Stuur jij de facturen nog steeds per post? Dan behoor je inmiddels tot de minderheid van de Nederlandse bedrijven. Elektronisch factureren wordt door steeds meer ondernemers toegepast. Logisch. Zo’n digitale factuur is makkelijk, snel en heeft precies dezelfde juridische voorwaarden en verplichtingen. En omdat het ook voor de ontvanger makkelijker is, worden digitale facturen gemiddeld sneller betaald.

Je kunt je facturen als pdf opmaken en versturen en in Excel bijhouden wie wanneer betaalt. Nog gemakkelijker is het om je hele factureringsproces te automatiseren, via een boekhoudpakket of online tool.

Lees meer over Facturis: het platform voor al je facturen

11. Automatische incasso

Niet alleen de Belastingdienst, ook je verzekeraar en de gemeente passen automatische incasso toe. Die mogelijkheid heb je als ondernemer zelf ook. Dat werkt vooral goed als je debiteuren hebt die elke maand of ieder half jaar een vast bedrag moeten overmaken.

Lees meer over automatisch incasseren

12. De juiste gegevens

Zorg ervoor dat je factuur helemaal in orde is. Dat wil zeggen: de juiste datum, het juiste adres, een goede omschrijving van het product of de werkzaamheden en eventueel een opdrachtnummer. Nu hanteert niet elke debiteur dezelfde regels. Sommige klanten eisen bijvoorbeeld dat er een inkoopnummer op de factuur staat. Vraag hier vooraf naar, zodat alle gegevens kloppen en hierover geen gedoe kan ontstaan met onnodige vertraging als gevolg.

13. Vervaldatum

Vergeet op de factuur vooral ook de vervaldatum niet te vermelden waarop het geld moet zijn overgemaakt. Een concrete datum werkt beter dan de aanduiding ‘binnen 30 dagen’. Je geeft je klant hiermee namelijk niet de kans om ‘zich te vergissen’.

14. Mijd 'info@'

Stuur je elektronische factuur wel naar de juiste inbox. Dat kan van de crediteurenadministratie of een specifiek persoon zijn, maar liever niet een algemeen info@-adres. De kans is namelijk aanzienlijk dat je factuur dan zoekraakt of wordt vergeten.

Gezond financieren van groei - Incasseren

Als het geld er niet op tijd is

15. Herinnering

Is de betaaltermijn verstreken en staat er nog geen geld op de rekening? Wacht niet en maak nog dezelfde dag werk van een herinnering. In een digitaal facturatiepakket kun je dit automatisch instellen. Stuur bij de herinnering altijd een kopie van de originele factuur mee of een overzicht van de openstaande bedragen en vraag vriendelijk om deze alsnog over te maken. Binnen zeven dagen graag. Als daarna nog steeds niet is betaald, moet er een tweede herinnering worden verstuurd. Of pak even de telefoon. Vriendelijk van toon, dat wel. Zo’n pro-actieve en rechtstreekse benadering werkt meestal een stuk beter dan meteen een boze brief.

16. Incassoprocedure

Na twee herinneringen en een telefoongesprek staat het geld nog altijd niet op de rekening. Laat niet teveel kostbare tijd verloren gaan en schakel nu een incassobureau in. Hoe langer je daarmee wacht, hoe kleiner de kans dat je iets terugziet van het geld waar je recht op hebt.

17. Een ‘zwarte lijst’

Eentje in de categorie ‘preventie’. Een klant die al een betalingsachterstand heeft doet opnieuw een bestelling. Eigenlijk wil je dat liever niet, want zo komt je cashflow in gevaar en geef je het signaal af dat je kennelijk niet zit met te laat betaalde facturen. Werk daarom met een ‘zwarte lijst’ van afnemers met een betalingsachterstand. Zij mogen tijdelijk geen nieuwe bestellingen plaatsen, totdat de openstaande facturen zijn voldaan. Zorg ervoor dat ook andere mensen in de organisatie, zoals je verkopers, hiervan op de hoogte zijn. Misschien niet super klantvriendelijk, maar wel helder richting je debiteuren en een goede manier om te voorkomen dat het aantal openstaande facturen blijft oplopen.

18. Zuinig met extraatjes

Een optimale service en hier en daar wat korting. Als ondernemer leg je je klanten graag in de watten. Vraag je alleen wel hardop af of klanten die telkens weer een rekening te laat betalen die extra’s ook verdienen. Voor deze groep mag je de teugels best iets strakker aantrekken.

Financiering

19. Debiteuren voorfinancieren

Nu kan het zijn dat je snel over je geld moet kunnen beschikken. Veel sneller dan de termijn van dertig dagen die op je factuur staat vermeld of de zestig dagen die je met je klant bent overeengekomen. In dat geval kun je denken aan een werkkapitaalfinanciering via je bank. Soms zal hiervoor een rekening-courant krediet geschikt zijn en soms is factoring de meest passende oplossing. Daarmee kun je het geld van een openstaande factuur voor een groot deel voorgefinancierd krijgen. Vandaag indienen is de volgende werkdag het geld op je rekening.