Man scant QR-code op brief met telefoon

Mail to Pay: klantvriendelijke robot int facturen

Een robotiseringsoplossing voor facturen en incasso’s. Dankzij deze oplossing van Mail to Pay kunnen bedrijven sneller hun geld innen. Via een samenwerking met Rabobank kunnen klanten van Mail to Pay uiteenlopende betaaloplossingen inzetten.

Slimme creditmanagementtools

‘Wij automatiseren en robotiseren het debiteuren- en incassoproces voor bedrijven’, vertelt Rody Heijstek, founder en ceo van Mail to Pay. ‘Onze slimme creditmanagementtools leveren we met name aan grotere organisaties, zoals energiebedrijven, zorgverzekeraars, gemeenten en incassobedrijven.’

Brieven met QR-code

Mail to Pay biedt deze bedrijven uiteenlopende instrumenten om hun klanten digitaal te laten betalen. Zoals brieven met een QR-code of e-mails en sms’jes met een betaalknop – uiteraard geheel in de huisstijl van de verzender. Voor de betaling gaan mensen vervolgens naar de website van de organisatie zelf.

“Onze dienst is gericht op bedrijven die niet willen werken met een betaaldienstverlener, maar rechtstreeks zaken willen doen met een bank.”

‘Vaak hebben ze niet de techniek in huis om dat creditmanagement te ontsluiten. Wij leveren de tooling daarvoor. Klanten sturen onze software zelf aan via een API’, aldus Heijstek.

Vriendelijke herinnering

De processen zijn dan wel volledig geautomatiseerd, de aanpak blijft menselijk. Heijstek: ‘Via de software van Mail to Pay krijgen debiteuren van de bedrijven op een klantvriendelijke wijze het verzoek om een factuur te voldoen. Wanneer de betaaltermijn is verstreken, zorgt onze robot dat de debiteur een herinnering krijgt. Daarna start een incassoalgoritme met vooraf geprogrammeerde acties die mensen of bedrijven klantvriendelijk aansporen om te betalen. Deze werkwijze leidt tot een grotere afname van het aantal openstaande facturen. Ten opzichte van andere bedrijven die digitale facturen en incassoverzoeken sturen, halen wij het meeste geld op zonder gebruik van een incassobureau.’

Mail to Pay ziet dat het betalen via mobiel een enorme vlucht neemt. ‘Nu al zijn zeven op de tien betalingen via de mobiele telefoon, zowel B2B als B2C. En dat zal de komende tijd alleen maar toenemen. Die stijging gaat gelijk op met de mogelijkheid om via iDEAL te betalen op de telefoon.’

Algoritme verbeteren

Dankzij een uitgebreide business intelligence kan Mail to Pay de eigen software continu verbeteren en het algoritme aanpassen. ‘Zo kunnen we ons facturatieproces steeds beter maken’, aldus Heijstek.

Mail to Pay timmert nu tien jaar aan de weg en is uitgegroeid van veelbelovende start-up tot succesvolle scale-up. ‘De laatste drie jaar zijn we echt hard gegroeid. We hebben nu dertig mensen in dienst en leveren onze diensten aan bedrijven in Nederland, België en Duitsland. Maandelijks versturen we tussen de één en twee miljoen digitale betaalverzoeken, de meeste via e-mail. Zo incasseren we jaarlijks tussen de twee en drie miljard euro voor onze opdrachtgevers.’

Beloftevolle samenwerking

‘We kwamen in ons werk steeds vaker Rabobank tegen’ vervolgt Heijstek. ‘Vijftig van onze tweehonderd klanten bankieren bij Rabobank, waaronder gemeente Amsterdam, Bavaria en verschillende woningbouwverenigingen. We werkten al veel samen, maar zijn nu preferred partner van Rabobank voor digitaal factureren en incasseren. Rabobankklanten kunnen daardoor hun debiteuren laten betalen via alle oplossingen in Rabo OmniKassa, waaronder PayPal, Bancontact en Visa. Dat het een beloftevolle samenwerking is, blijkt wel uit het feit dat gemeente Amsterdam na een aanbesteding besloot over te stappen naar de oplossing van Mail to Pay in combinatie met Rabobank. Zij zijn ontzettend tevreden.’