Vrouw aan het werk achter de computer

Een btw-nummer opzoeken, zo doe je dat

Een btw-nummer opzoeken doe je om te checken of je klanten ook echt ondernemers zijn. Zo voorkom je eventuele btw-naheffingen van de Belastingdienst. Maar hoe doe je dat?

Wat is een btw-nummer precies?

Indien de Belastingdienst jou classificeert als ondernemer voor de btw, ontvang je binnen een termijn van twee weken twee afzonderlijke brieven via de post. De ene brief bevat jouw btw-identificatienummer en de andere jouw nummer voor de omzetbelasting.

Het btw-identificatienummer gebruik je vervolgens voor jouw zakelijke interacties met klanten en leveranciers, bijvoorbeeld op facturen en je website. De structuur van een btw-nummer is als volgt: NL123456789B01.

Voor communicatie met de Belastingdienst maak je gebruik van het nummer voor de omzetbelasting. Dit nummer werd voorheen aangeduid als het btw-nummer. Het is bedoeld voor activiteiten zoals het indienen van btw-aangiften, het aanvragen van teruggave voor oninbare btw en het toepassen van btw-verlegging. De opbouw van een nummer voor de omzetbelasting is als volgt: 111234567B01.

Btw-nummer opzoeken

Als je zaken doet met een andere onderneming en je wil controleren of je met een betrouwbaar bedrijf te maken hebt, dan kun je het btw-nummer van deze onderneming controleren. Daarvoor moet je eerst het btw-nummer van de klant of leverancier opzoeken. Online een btw-nummer opzoeken is echter niet mogelijk.

Ook de Kamer van Koophandel (KVK) verstrekt geen btw-nummers van bedrijven. Als je dus een btw-nummer van een ander bedrijf wilt weten, dan moet je dit bij de onderneming ik kwestie navragen of opzoeken op hun website.

Let op: er is geen tool om een btw-nummer op te zoeken. Pas dus op met sites die dit wel aanbieden, want het is simpelweg niet mogelijk.

In de praktijk zal je dit nummer bij navraag altijd ontvangen van een bedrijf. Ontvang je geen btw-nummer? Dan betekent dit in de praktijk vaak dat het bedrijf niet juist geregistreerd is en je er dat je er dus geen zaken mee moet doen.

Zzp'ers zonder inschrijving

Krijg je geen btw-nummer? Dan kan het ook zijn dat je te maken hebt met een freelancer die niet is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK). Iedereen mag in principe opdrachten uitvoeren voor klanten en kwitanties versturen. Dit kan zelfs naast je vaste baan in loondienst. De inkomsten die je als freelancer verdient, vallen dan onder 'resultaat uit overig werk' in je belastingaangifte. Zij mogen in dat geval ook géén btw factureren.

Btw-nummer controleren

Als bij een controle van de Belastingdienst blijkt dat jouw klant geen ondernemer is, dan kun je een naheffingsaanslag verwachten. Je moet dan alsnog btw betalen over de goederen en diensten die je zonder btw hebt geleverd. Als je een btw-nummer ontvangt, moet je dit vervolgens dus wel controleren.

VIES-register

Op de website van de Europese Commissie kun je btw-nummers controleren van bedrijven uit alle EU-landen. Je kunt hier ook de naam- en adresgegevens van zakenpartners checken. Deze database heet het VIES-register.

Je hoeft op deze website alleen het land van de klant in te voeren en het btw-nummer. Je kunt een bevestiging van de controle opslaan of uitprinten. Als je een controle van de Belastingdienst krijgt, dan is dit je bewijs. Bij de verificatie wordt ook gevraagd om je eigen btw-identificatienummer in te voeren, welke wordt getoond op de bevestiging.

Illustratie van een gloeilamp

Alle verzekeringen op een rij

Het verschilt per ondernemer en bedrijf welke verzekeringen relevant zijn. In elke sector en met elke bedrijfsgrootte loop je namelijk andere risico's. Daarom hebben we een overzicht gemaakt met de belangrijkste verzekeringen voor ondernemers. Welke risico's dek jij af?

Bekijk het overzicht verzekeringen

Btw verleggen

Controle van het btw-nummer is vooral belangrijk bij import uit en export naar EU-landen. Dan wordt namelijk de btw verlegd, wat wil zeggen dat de afnemer zelf de btw berekent en betaalt in zijn eigen land. Als je importeert, ben jij degene die btw berekent en betaalt in het land waar jij bent gevestigd.

Btw en exporteren

Als je een product of dienst exporteert, dan verleg je de verschuldigde omzetbelasting naar de klant door dit op jouw factuur te vermelden. Wanneer is vastgesteld dat het om een intracommunautaire dienst gaat, moet je dit aangeven op de factuur die je naar de opdrachtgever verstuurt.

Hier is sprake van wanneer je goederen vanuit Nederland naar ondernemers in andere EU-landen verzendt of vervoert. Vergeet het btw-nummer van de afnemer niet te vermelden op je factuur .

0% btw

Waar je normaal gesproken een btw-tarief van 21% rekent voor jouw diensten, houd je nu 0% aan. Op de nota vermeld je bij de btw-regel ‘btw verlegd’.

    Bij een intracommunautaire dienst lever je een dienst aan een klant in een ander EU-land. Bij een intracommunautaire levering lever je een product aan een klant in een ander EU-land.

Verrekenen btw

Door deze vermelding op je factuur, is het voor de Belastingdienst duidelijk dat de btw moet worden verrekend in het land van de afnemer (jouw klant). Die moet de vergoeding en de omzetbelasting die naar hem is verlegd aangeven bij zijn btw-aangifte.

Wanneer de afnemer een particulier is en geen btw-identificatienummer heeft, geldt in de meeste gevallen dat de dienst fiscaal belast is in Nederland. Dat betekent dat je op jouw factuur de Nederlandse btw in rekening brengt.

Handig: de btw-calculator

Door gebruik te maken van de btw-calculator hoef je zelf geen ingewikkelde berekeningen te maken. De formules staan al voor je ingevuld, je hoeft alleen aan te geven om welke bedragen het gaat en of het om het hoog of laag btw-tarief gaat.

Vraagt een leverancier om je btw-nummer, maar ben je dat kwijt? Dat zoek je eenvoudig op door in te loggen op de website van de Belastingdienst, in de omgeving waar je ook btw-aangifte doet.

Een illustratie van een persoon die surft op een betaalpas

Zakelijke rekening: 6 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Veelgestelde vragen

phone

Hulp nodig?