Zelf je administratie doen? 8 tips voor overzicht en financiële rust

Met je administratie op orde krijg je een ijzersterke financiële basis.

1. Tip 1. Zet al je inkomsten en uitgaven in een overzicht
   Houd al je inkomsten en uitgaven (digitaal) bij, en verdeel ze in categorieën. Dit zogenoemde grootboek zorgt voor een beter overzicht. Bewaar alle facturen die je verstuurt aan je klanten. Noteer hoeveel btw je aan ze hebt doorberekend en wat je zelf aan btw hebt uitgegeven. Dat helpt je bij je btw-aangifte.
2. Tip 2. Bepaal de afschrijvingen van je werkkapitaal en bouw een buffer op
   Natuurlijk zit je niet te wachten op een financiële tegenvaller. Daarom is het verstandig om een buffer te hebben. Bepaal wat de afschrijvingen van je werkkapitaal zijn, zoals je voorraad, debiteuren en liquide middelen. Zo kun je beter inschatten hoe groot je reserve moet zijn. Wat extra geld achter de hand is ook fijn voor toekomstige investeringen. Zet op een zakelijke spaarrekening alvast de nodige afschrijvingen opzij.
3. Tip 3. Doe je administratie zorgvuldig
   Het klinkt als een open deur, maar met je administratie moet je zorgvuldig omgaan. Als ondernemer verzamel je de nodige bonnetjes, facturen en offertes. Deel al die zaken op in thema’s en houd het nauwkeurig bij. Een klein foutje in je administratie kan soms leiden tot fiscale nadelen.
   Zo werkt de btw-aangifte
4. Tip 4. Administratie is meer dan alleen je geldzaken
   Naast je boekhouding horen bij je administratie onder andere ook je adressenboekje, agenda, accounts, wachtwoorden en personeelsbestand. Slim om die zaken goed en vooral veilig te bewaren. Zo voldoe je niet alleen aan alle wettelijke verplichtingen; je creëert ook overzicht in je bedrijfsvoering.
5. Tip 5. Kies voor een boekhoudkoppeling
   Boekhouder of niet, een boekhoudkoppeling tussen je online boekhoudprogramma en zakelijke rekening(en) is altijd een goed idee. Zo verbind je je betalingen en inkomsten met elkaar. En je creëert snel en eenvoudig overzicht in je administratie. Dat bespaart jou (of je boekhouder) tijd.
   
   Ontdek de Rabo BoekhoudKoppeling
   
   Een online boekhoudpakket helpt je bij een efficiënte administratie. Je hebt de keuze uit tientallen pakketten. Veelgebruikte programma’s zijn Moneymonk, Moneybird, E-boekhouden.nl, Informer en Tellow. Welk programma bij jou past, hangt onder meer af van het bedrijf dat je hebt en van je eigen wensen.
6. Tip 6. Start op tijd met je administratie
   Je kunt als ondernemer niet vroeg genoeg beginnen met het opzetten van een goede administratie. Als zaken lekker beginnen te lopen, ontbreekt het waarschijnlijk aan tijd - en misschien ook aan prioriteit. Een doortimmerde administratie geeft meteen een stevige basis om te groeien.
   Investeer je al in bedrijfsmiddelen vóór de start van je bedrijf? Deze kosten zijn vaak fiscaal aftrekbaar. Bewaar de gegevens over deze aankopen daarom goed. Denk aan bonnetjes van relevante aankopen. Maak ook altijd kopieën van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.
7. Tip 7: Zakelijke rekening openen
   Het openen van een zakelijke rekening is belangrijk voor een overzichtelijke administratie. Je houdt zo zakelijk en privé gescheiden en ziet in één oogopslag hoe het ervoor staat met je zakelijke inkomsten en uitgaven. Als zzp’er is de Rabo ZZP Rekening een aanrader. Je betaalt geen maandelijkse vaste kosten, maar alleen transactiekosten.
   
   Aan je zakelijke rekening kun je gratis een spaarrekening koppelen. Deze spaarrekening is handig om een financiële buffer op te bouwen. En vooral ook om geld opzij te zetten voor de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting en de driemaandelijkse terugbetaling van de btw.
   
   Met de Rabo App regel je altijd en overal je financiële zaken. Zoals een factuur sturen, betaling goedkeuren en je uitgaven checken. Je hebt inzicht in je cashflow en je kunt vooruitkijken met de saldovoorspeller. En met Rabo Inzicht maak je analyses van je inkomsten en uitgaven. Zo zit je altijd boven op je financiën!
8. Tip 8. Werk op factuurdatum
   Voor de btw-aangifte en de inkomstenbelasting gelden altijd factuurdata. Krijg je een factuur op 29 maart? Dan hoort die bij het eerste kwartaal. Ook als je het bedrag pas op 1 april betaalt. Dit geldt ook voor facturen die je verzendt. Sla alles dus direct op met de juiste datum.
   Aan de slag met je btw? Check Btw berekenen met de btw-calculator.