Vrouw zit achter laptop te denken

Bedrijfskosten, wat zijn dat?

Laptop, bedrijfsruimte, verzekeringen, website: als ondernemer maak je allerlei kosten voor je bedrijf. Welke bedrijfskosten zijn er precies en wanneer mag je ze aftrekken van de belasting? Je leest het in dit artikel.

Wat zijn bedrijfskosten?

Bedrijfskosten zijn alle noodzakelijke kosten die je maakt voor je bedrijf. De Belastingdienst omschrijft het zo: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.’

Zodra je begint met ondernemen krijg je met zakelijke kosten te maken. Zo betaal je voor je inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het openen van een zakelijke rekening, je telefoon met abonnement en het ontwerp van je logo.

Voor de duidelijkheid: kosten die je privé maakt, vallen niet onder bedrijfskosten. Twijfel je of de gemaakte kosten onder bedrijfskosten vallen? Bewaar je facturen en bonnen goed en vraag het aan je boekhouder.

Tip: Houd bedrijfskosten en privéuitgaven direct gescheiden met een zakelijke rekening.

Welke bedrijfskosten zijn fiscaal aftrekbaar?

Aftrekbare kosten zijn bedrijfskosten die je van de Belastingdienst van je omzet mag aftrekken bij je aangifte inkomstenbelasting. Huur je bijvoorbeeld een bedrijfsruimte? Dan mag je deze kosten bij je jaaraangifte aftrekken van je omzet. Je winst valt dan lager uit en je betaalt dus minder inkomstenbelasting.

De Belastingdienst heeft als hoofdregel dat zakelijke kosten fiscaal aftrekbaar zijn. Dat is goed nieuws, want daardoor hoeft een hoge kostenpost niet altijd negatief uit te pakken.

Het verschil tussen kosten en uitgaven

Er is een verschil tussen kosten en uitgaven. Een uitgave is een daadwerkelijke betaling. Maar wanneer je iets in de resultatenrekening moet boeken, spreek je van kosten. Stel je schaft een machine aan. De betaling is een uitgave, maar de afschrijving van die machine is een kostenpost op je resultaatrekening.

Wat valt onder bedrijfskosten?

De meeste bedrijfskosten zijn direct als zakelijk aan te merken. Denk aan de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, de kosten voor marketing, alle kosten rond een website of -shop, zakelijke verzekeringen, de huur van een bedrijfsruimte én de boekhouder die je administratie doet. Je voert deze kosten op in je boekhouding, waarbij je btw-bedragen apart noteert.

Tip: Koppel je zakelijke rekening direct aan een boekhoudprogramma. Zo houd je overzicht over je bedrijfskosten.

Hieronder vind je een overzicht van de verschillende bedrijfskosten:

Gebruik in je administratie duidelijke rubrieken. Hiervoor gelden geen vaste regels, maar gebruik gangbare categorieën zodat de Belastingdienst snel kan zien op grond waarvan je de kosten wilt aftrekken. Heb je een boekhoudprogramma? Dan zijn kostensoorten automatisch benoemd.

Twijfelgevallen: zijn de kosten privé, zakelijk of gemengd?

Bepaalde zakelijke bedrijfsmiddelen gebruik je waarschijnlijk ook privé en andersom. En soms zie jij iets als noodzakelijk voor je bedrijf, zoals representatieve kleding, maar kun je de kosten niet aftrekken.

6 veelvoorkomende twijfelgevallen zijn:

Illustratie van een gloeilamp

Alle verzekeringen op een rij

Het verschilt per ondernemer en bedrijf welke verzekeringen relevant zijn. In elke sector en met elke bedrijfsgrootte loop je namelijk andere risico's. Daarom hebben we een overzicht gemaakt met de belangrijkste verzekeringen voor ondernemers. Welke risico's dek jij af?

Bekijk het overzicht verzekeringen

Zorg dat je administratie op orde is

Je moet de Belastingdienst kunnen laten zien dat de kosten die je opvoert ook echt zakelijk zijn. Zorg daarom voor een overzichtelijke administratie en scan alle bonnen direct in. Zo voorkom je dat je er eentje kwijtraakt. Bewaar je administratie de voorgeschreven 7 jaar.

Inzicht in je inkomsten en uitgaven

Ook al heb je een goede omzet, je wilt je bedrijfskosten natuurlijk onder controle houden. Hoe houd je hier zicht op?

Je kunt zelf een bestand maken in Excel om je omzet en kosten bij te houden. Of ervoor kiezen om dit in een online boekhoudprogramma te doen. Voordeel van deze laatste optie is dat je het kunt koppelen aan je zakelijke rekening, waardoor alles automatisch geïmporteerd en overzichtelijk gemaakt wordt.

Rabo Inzicht

Ben je klant van Rabobank? Gebruik dan gratis de handige functionaliteiten van Rabo Inzicht. Hiermee worden al je transacties automatisch gecategoriseerd, zodat je precies weet hoe je bedrijfskosten en cashflow zich ontwikkelen. In een oogopslag zie je in welke categorie je kosten kunt besparen.

Met de saldovoorspeller kijk je vooruit hoe je financiën zich ontwikkelen. Als ondernemer kun je daar mooi op inspelen. Zo blijf je jouw uitgaven de baas!

Controle door de Belastingdienst

Als ondernemer ben je volgens de Belastingdienst ‘vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt, en hoeveel’. De toetsing hiervan vindt achteraf plaats, als je een steekproef krijgt.

Bij zo'n controle van de Belastingdienst moet je alle zakelijke kosten en aftrekposten aannemelijk kunnen maken. Een nette administratie met alle onderliggende bonnen en facturen is daarbij een must.

Uitgaven uitleggen

Misschien twijfelt de Belastingdienst of kosten echt zakelijk zijn. In dat geval moete jij haarfijn kunnen uitleggen waarom het wel degelijk om bedrijfskosten gaat. Voorbeelden:

    Je hebt een cursus gedaan om beter te worden in je vak. Die is zakelijk aftrekbaar. Iedere andere opleiding valt onder scholingsuitgaven (die je privé kunt aftrekken). Onder werkkleding valt geen maatpak, maar kleding die je alleen gebruikt in je werkomgeving, zoals een uniform of overall met bedrijfslogo. De nieuwe editie van de Linda is aftrekbaar als je Linda de Mol voor je werk gaat interviewen of als het blad leesvoer is voor je klanten in de wachtkamer.

Investeringen en afschrijvingen

De meeste zakelijke kosten mag je dus aftrekken, maar voor de aanschaf van duurdere materiële bedrijfsmiddelen (zoals een laptop, machine of auto) én immateriële middelen (vergunningen, goodwill) gelden aparte regels.

De Belastingdienst ziet de aankoop van een bedrijfsmiddel vanaf € 450 exclusief btw als investering en daarom mag je niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf. Je moet ze, afhankelijk van de levensduur, over een aantal jaren afschrijven.

Een laptop van € 1.000 schrijf je dus in een aantal jaar af (bijvoorbeeld 5 x € 200), een koptelefoon van € 300 trek je direct volledig af van de winst in het boekjaar van de aanschaf.

Een illustratie van een persoon die surft op een betaalpas

Zakelijke rekening: 6 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Veelgestelde vragen