Boekhouder of accountant: wanneer relevant?
De administratie is voor veel startende ondernemers een struikelblok. Toch is het voeren van een administratie verplicht en zul je de afweging moeten maken: het zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder of accountant. In dit artikel nemen we je mee in de eisen die aan je administratie worden gesteld en of het handig is om een boekhouder of account in te schakelen voor je boekhouding. Wat zijn de voor- en nadelen van het uitbesteden van je boekhouding?
Wat zijn de eisen aan een administratie?
Nadat je je bij de start van je bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, een btw-nummer hebt gekregen en een zakelijke rekening hebt geopend, kun je beginnen met het opzetten van een overzichtelijke zakelijke administratie.
Eisen administratie van de Belastingdienst
Jouw bedrijfsadministratie moet wel aan een aantal eisen van de Belastingdienst voldoen. Zo is het verplicht om een aantal onderdelen bij te voegen en te bewaren in je eigen (digitale) archief:
Bewaarplicht administratie
Voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar.
Hoe je precies een overzichtelijke administratie opzet, lees je in deze checklist. Of lees deze 5 tips voor het op orde krijgen van je administratie zodat je een ijzersterke financiële basis hebt.
Ben ik verplicht een boekhouder of accountant in te huren?
Het is voor kleine ondernemers en zzp'ers niet verplicht om de administratie uit te besteden aan een boekhouder of accountant. Waar de grote bedrijven verplicht zijn een goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening te voegen, geldt dit niet voor zzp'ers.
Opstellen jaarrekening
Het bijhouden van de administratie kun je in principe dus gewoon zelf doen. Het opstellen van een jaarrekening is sinds 2010 niet meer verplicht voor eenmanszaken, maar als je de aangifte uitbesteedt aan een financieel expert, zal hij/zij dit in de meeste gevallen alsnog doen.
Aangifte inkomstenbelasting
Het is voor zelfstandige ondernemers wél verplicht om ieder jaar aangifte inkomstenbelasting te doen. Een geordende administratie is hiervoor noodzakelijk. Deze bevat alle gegevens over jouw onderneming en vormt de basis voor de belastingaangifte.
Als je administratie niet volledig is of je te laat aangifte doet, kan dit tot (fikse) boetes leiden.
Los van alle verplichtingen van de fiscus geeft een geordende administratie een goed overzicht van hoe jouw bedrijf ervoor staat. Alle inkomsten, uitgaven, nog niet betaalde facturen, de btw-aangifte, aftrekposten en de winst staan allemaal keurig op een rij.
Je krijgt hierdoor een beter inzicht in jouw uitgavenpatroon zodat je op tijd kunt bijsturen als het wat minder gaat met de onderneming. Of juist kunt gaan investeren als de zaken goed gaan. Belangrijk is dat je altijd een goed overzicht hebt, of je de boekhouding nu uitbesteedt of niet.
Administratie opzetten?
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
Er zijn veel financieel experts, waarbij soms verwarring ontstaat over wat het verschil is tussen een boekhouder en een accountant. De verschillen op een rij:
1. Boekhouder is een vrij beroep, accountant niet
De boekhouder
De titel 'boekhouder' is niet beschermd en je hoeft dus geen officiële opleiding te volgen om jezelf zo te noemen. Vraag dus goed door naar de achtergrond van een financieel expert en lees de leveringsvoorwaarden. Zo ben je zelf eindverantwoordelijk voor de aangifte.
Veel ondernemers vragen in hun netwerk wie een goede boekhouder is. Zoek door tot je aantoonbaar bewijs hebt van de kennis en kunde van mensen. Bleken de cijfers te kloppen bij een controle van de Belastingdienst en/of hoe handelde de expert bij een probleem?
De accountant
Accountant is een beschermde titel. Er zijn twee soorten accountants:
- de AA
- de RA
De titel AA (accountant-administratieconsulent) krijg je wanneer je een HBO-opleiding accountancy hebt afgerond, waarna je aanvullend nog een praktijk- en theorieopleiding voor AA succesvol moet doorlopen.
De titel RA (registeraccountant) verkrijg je wanneer je de universiteitsopleiding accountancy hebt afgerond, waarna je ook hier nog een aantal jaar een aanvullende praktijk- en theorieopleiding voor RA moet volgen.
Een accountant moet cursussen volgen om zijn of haar kennis up-to-date te houden.
2. Boekhouder voor kleinere bedrijven, accountant geen grens
Boekhouders en accountants houden zich beiden bezig met het onderhouden van de administratie voor ondernemers. Boekhouders richten zich vooral op zzp'ers of kleine ondernemingen, accountants bedienen ook de grotere bedrijven.
Voor sommige bedrijven is het verplicht om met een accountant in zee te gaan. Je bent controleplichtig als je bedrijf voldoet aan twee van de drie volgende zaken:
- een netto omzet van € 12 miljoen euro
- een balanstotaal van € 6 miljoen
- 50 werknemers
Voor complexe fiscale vraagstukken als bedrijfsovernames of verkoop, dien je ook een accountant in te schakelen. Een accountant is in tegenstelling tot een boekhouder ook bevoegd een accountantsverklaring op te stellen.
3. Boekhouder is niet aansprakelijk, accountant wel
De boekhouder
Een boekhouder hoeft geen aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Wanneer hij een wanprestatie levert en geen verzekering heeft, kan zijn dat je de kosten niet of alleen met juridische bijstand kan verhalen. Vraag ook altijd of de boekhouder een aansprakelijkheidsverzekering heeft en lees de leveringsvoorwaarden. Hierin staat omschreven welke verantwoordelijkheden je zelf hebt en welke de boekhouder op zich neemt.
De accountant
Een accountant is verplicht een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Als de accountant een fout maakt in de belastingaangifte of een fout maakt bij het controleren van de boeken, kun jij de schade verhalen op zijn verzekering.
4. Een boekhouder is goedkoper dan een accountant (meestal)
Omdat iedere boekhouder of accountant zijn eigen uurtarief kan bepalen, is er geen eenduidig antwoord te geven op de vraag wat de kosten zijn.
Het tarief van een accountant kan vanwege zijn verplichte opleiding, grotere bevoegdheden en uitgebreidere en complexere werkzaamheden een stuk hoger liggen.
De overeenkomst: boekhouder en accountant moeten zichzelf terugverdienen
In het algemeen kun je zeggen: een boekhouder schakel je in als je een kleine onderneming hebt, waarbij alleen de algemene fiscale regels van toepassing zijn. Een accountant is voor grotere bedrijven en complexere materie.
Er is ook een belangrijke overeenkomst: een goede financieel expert kent al deze regels en je kunt ervan op aan dat de aangifte goed is ingevuld, zodat je later geen naheffingen of boetes van de fiscus krijgt. Hij of zij verdient zichzelf terug met goed advies en een slimme aangifte.
Wat zijn de voordelen van uitbesteden?
Een van de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van de administratie is dat het een hoop tijd scheelt. Tijd die je kunt gebruiken voor het daadwerkelijke ondernemen: het runnen van je bedrijf, het vinden van klanten, het maken van een marketingplan, het nadenken over nieuwe mogelijkheden en het realiseren van groei.
Behalve dat het veel tijd scheelt, is het bijhouden van de administratie voor veel ondernemers ook niet een van hun favoriete delen van het ondernemerschap. De administratie kan in dat geval ook veel energie kosten of soms zelfs frustratie opleveren. Het uitbesteden kan dan een goede manier zijn om je positieve energie te behouden en in het opzetten van je bedrijf te kunnen steken.
Een ander voordeel is dat je je minder hoeft te verdiepen in allerlei fiscale zaken, waaronder:
Andere belastingregels
De belastingregels voor ondernemers verschillen in meerdere opzichten van de regels voor particulieren. Daar is de aangifte tegenwoordig vooraf al bijna volledig ingevuld. Bij bedrijven staan de jaarlijkse inkomsten vooraf niet vast, waardoor het totaalplaatje veel bewerkelijker is.
Startende ondernemers krijgen daarnaast nog te maken met:
En allerlei andere (steeds veranderende) fiscale regels. Een accountant kent al deze regels als zijn broekzak.
Belastingvoordelen
Als je een boekhouder inhuurt, profiteer je dus meestal maximaal van alle belastingvoordelen. En je kunt er van op aan dat alles goed is ingevuld, zodat je later geen naheffingen of boetes van de fiscus krijgt. Je kunt er in veel gevallen dan ook van uitgaan dat de kosten van een boekhouder of accountant zich terugverdienen in de voordelen die het oplevert.
Ander voordeel: de kosten van een boekhouder of accountant zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar, net als de btw.
Wat zijn de nadelen van uitbesteden?
Het uitbesteden van je administratie kost je hoe dan ook geld. Een boekhouder heeft gemiddeld een uurtarief van zo’n € 40 à € 80 per uur.
Wanneer je als eenmanszaak per kwartaal de btw-aangifte laat doen, en jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting, inclusief jaarrekening, ben je dus al snel zo'n € 600 tot € 800 kwijt. En als je niet het hele jaar zelf alles netjes hebt bijgehouden (facturen, bonnetjes), is de boekhouder langer bezig en krijg je een hogere rekening.
Als je een groter bedrijf hebt, met personeel in dienst, zal de rekening een stuk hoger uitvallen. Een accountant moet dan de jaarrekening samenstellen.
Kan ik de administratie ook deels zelf doen?
Om geld te besparen kun je er ook voor kiezen om de administratie deels uit te besteden. Je kunt bijvoorbeeld de belastingaangifte door de boekhouder laten doen, maar de btw-aangifte zelf doen. Ook kun je zelf al zoveel mogelijk voorbereiden aan de aangiftes zodat dat de boekhouder weer tijd scheelt en je hier dus minder kosten voor maakt.
Een zakelijke rekening openen is in dat geval geen overbodige luxe. Je kunt daarmee je zakelijke bankgegevens gescheiden houden van je privé-bankzaken.
Handig: reserveer het geld voor je btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting op een zakelijke spaarrekening zodat je niet voor verrassingen komt te staan
Online boekhoudprogramma
Daarnaast kun je zelf diverse boekingen in een (online) boekhoudprogramma zetten: de facturen die je verstuurt, de ontvangen betalingen, de inkoopfacturen, de kosten die je maakt (zakelijke lunches, benzinebonnen).
Tip: je kunt boekhoudpakketten eenvoudig koppelen aan Rabo Business Banking.
Hoe meer werk je zelf vooraf doet om de administratie voor te bereiden, hoe minder de boekhouder hoeft te doen en hoe goedkoper de uiteindelijke rekening dus zal uitvallen.
Veelgestelde vragen
