Bedrijfsmiddelen fiscaal afschrijven: zo werkt het

Bedrijfsmiddelen zijn álle middelen die je gebruikt om je product of dienst te kunnen maken of leveren. Ze vormen dus een onderdeel van je bedrijfsvoering en gaan meestal langer dan één jaar mee.

Er zijn 2 soorten bedrijfsmiddelen:

1. Materiële bedrijfsmiddelen (tastbaar)
   Spullen die je daadwerkelijk kunt zien en aanraken, zoals een laptop, auto of machine. Deze middelen slijten door gebruik en verliezen na verloop van tijd waarde. Daarom schrijf je ze fiscaal af.
2. Immateriële bedrijfsmiddelen (niet-tastbaar)
   Dit zijn rechten of kosten die waarde hebben voor je bedrijf, maar niet fysiek aanwezig zijn, zoals de kosten voor vergunningen, licenties of een octrooi. Deze middelen leveren ook meerdere jaren voordeel op voor je bedrijf. Daarom mag je ze afschrijven.

Bedrijfsmiddelen die meerdere jaren meegaan, noemen we ‘vaste activa’. Dit zijn bijvoorbeeld machines, laptops, bedrijfsauto’s en software. Omdat ze langere tijd waarde hebben voor je bedrijf, schrijf je deze bedrijfsmiddelen af over meerdere jaren.

Let op: is het investeringsbedrag lager dan € 450 (excl. btw)? Dan mag je de kosten wel in één keer aftrekken van de belasting.

Er zijn ook ‘vlottende activa’. Dat zijn bedrijfsmiddelen met een korte levensduur, die je meestal binnen één jaar opmaakt, verkoopt of omzet in geld. Denk aan winkelvoorraden en grondstoffen. Deze bedrijfsmiddelen kun je niet afschrijven.

Stan runt een koffiezaak en doet verschillende aankopen. Hij koopt een espressomachine. Omdat deze jarenlang meegaat, schrijft hij de kosten gespreid af. De schoonmaakmiddelen en koffiekopjes die hij koopt, worden snel verbruikt. Deze bedrijfsmiddelen trekt hij dus in één keer af van de belasting. Tot slot schaft hij een softwarelicentie aan voor zijn kassasysteem. Deze is 3 jaar geldig en moet hij dus gespreid afschrijven.

De Belastingdienst ziet vaste activa (bedrijfsmiddelen die meerdere jaren meegaan) als investeringen. Daarom mag je de kosten niet in één boekjaar aftrekken, maar moet je ze spreiden over meerdere jaren. Zo verdeel je de kosten van het bedrijfsmiddel over de jaren waarin je het gebruikt. De jaarlijkse afschrijvingen laten zo zien hoe het bedrijfsmiddel in waarde daalt. In de rekenvoorbeelden die je zometeen tegenkomt, wordt dit duidelijk.

Let op: voor startende ondernemers die gebruikmaken van de startersaftrek gelden uitzonderingen. Daar vertellen we later in dit artikel meer over.

Om de jaarlijkse afschrijving correct te berekenen, moet je naar 3 getallen kijken: de aanschafkosten, de vermoedelijke gebruiksduur en de restwaarde.

Aanschafkosten zijn niet alleen de aankoopprijs van een bedrijfsmiddel, maar ook de bijkomende kosten die nodig zijn om het in gebruik te nemen. Denk bijvoorbeeld aan transportkosten, installatiekosten of advieskosten.

Koop je een pand? Dan mag je afschrijven op het pand zelf (binnen de fiscale regels) en op de inrichting.

Huur je een pand? Dan ben je niet eigenaar van het pand, dus mag je niet afschrijven op het pand zelf. Wel mag je afschrijven op de bedrijfsmiddelen die je in het pand plaatst of aanbrengt, zoals de inrichting, verbouwingen of installaties die je zelf hebt betaald.

De vermoedelijke gebruiksduur bereken je in volledige jaren. We onderscheiden 2 soorten levensduur:

1. Technische levensduur
   De Belastingdienst hanteert meestal de technische levensduur van het bedrijfsmiddel. Dit gaat om de periode totdat het product volledig versleten is.

2. Economische levensduur
   De economische levensduur is verstreken wanneer een bedrijfsmiddel geen economisch nut meer heeft voor de onderneming. Dit is ook het geval als het bedrijfsmiddel technisch gezien nog in goede staat verkeert.

Als de economische levensduur korter blijkt dan de technische levensduur, dan mag je de economische levensduur van bedrijfsmiddelen als uitgangspunt gebruiken. Je mag hierbij zelf een reële inschatting maken, zolang deze goed te onderbouwen is.

Let op: je mag van de Belastingdienst per jaar maximaal 20% afschrijven op de aanschafkosten. De minimale levensduur is dus 5 jaar.

Voorbeeld
Fotograaf Eva koopt een laptop die technisch 6 jaar mee kan. Na 3 jaar is hij te traag voor professionele fotobewerking. Economisch gezien heeft de laptop dus een levensduur van 3 jaar, maar fiscaal mag ze maximaal 20% per jaar afschrijven. Ze schrijft de laptop daarom in 5 jaar af.

De lineaire methode is de meestgebruikte methode om de zakelijke afschrijving te berekenen:

Afschrijving per jaar = (aanschafkosten - restwaarde) / vermoedelijke gebruiksduur.

Laten we de aanschaf van een zakelijke laptop als voorbeeld nemen. Hierbij ga je als volgt te werk:

Dit bedrag wordt van je belastbare winst afgetrokken. Je betaalt daardoor uiteindelijk dus minder aan de belasting.

Ben je een startende ondernemer met een eenmanszaak, vof, maatschap of cv? Dan kun je, zolang je recht hebt op startersaftrek, gebruikmaken van willekeurige afschrijving. Dit is een uitzondering op de standaardregel van maximaal 20% per jaar.

Met willekeurige afschrijving bepaal je zelf in welk tempo je afschrijft. Je mag dus versneld, vertraagd of zelfs alles in één jaar afschrijven (tot een restwaarde van € 0), zolang het maar binnen jouw totaal te mogen afschrijven bedrag blijft.

Voorbeeld
Reza verdient in zijn eerste jaar als ondernemer veel en wil graag minder belasting betalen. Hij kiest er daarom voor om zijn laptop in één keer af te schrijven, in plaats van gespreid over meerdere jaren.

Willekeurig afschrijven heeft ook een nadeel. Als je er bijvoorbeeld voor kiest om jouw laptop in het eerste jaar al volledig af te schrijven, kun je in de overige 4 jaar niks meer van deze kosten afschrijven. Daardoor moet je in die jaren dus iets meer belasting betalen.

Verdien je nog maar weinig geld in het eerste jaar? Dan kan het verstandig zijn om de afschrijving nog even uit te stellen, want je betaalt over dat jaar toch al minder belasting.

Via de Willekeurige afschrijving milieu-investeringen (VAMIL) kan je een investering in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen op ieder gewenst moment afschrijven. Zo valt je winst uiteindelijk lager uit en betaal je over dat jaar dus minder belasting. De bovengrens van deze willekeurige afschrijving is vastgesteld op 75%.

Daarnaast is er de Milieu-investeringsaftrek (MIA). De MIA en VAMIL zijn 2 verschillende regelingen, maar worden vaak gecombineerd.

Voorwaarden voor de MIA/VAMIL:

Ook de kosten voor een bedrijfspand kun je afschrijven. Hiervoor geldt: hoe groter het deel van het pand dat je zakelijk gebruikt, hoe groter je fiscale voordeel.

Voor het afschrijven van een bedrijfspand gelden aanvullende voorwaarden:

Voor het afschrijven van een bedrijfspand zijn 2 voorwaarden belangrijk:

1. De boekwaarde van het pand moet hoger zijn dan de bodemwaarde (de WOZ-waarde).
2. De jaarlijkse afschrijving mag er niet voor zorgen dat de boekwaarde onder de bodemwaarde zakt.

Stel: Je hebt een bedrijfspand aangeschaft met een geschatte gebruiksduur van 50 jaar. De aanschafwaarde van het pand was € 150.000. De restwaarde wordt geschat op € 50.000. De boekwaarde aan het begin van het boekjaar is € 100.000. De WOZ-waarde is € 99.000.

De bodemwaarde is gelijk aan de WOZ-waarde en bedraagt dus € 99.000. Aan de eerste voorwaarde is voldaan, want de boekwaarde is hoger dan de bodemwaarde. De jaarlijkse afschrijving zou normaal zijn: (€ 150.000 - € 50.000) / 50 jaar = 2.000.

Veel starters denken erover om een auto op naam van de zaak te kopen. Als je een auto koopt (nieuw of tweedehands), mag je de aanschafkosten niet in één keer aftrekken, maar schrijf je deze gespreid af over meerdere jaren. De overige autokosten, zoals brandstof, verzekering, onderhoud en wegenbelasting, zijn in het jaar zelf aftrekbaar.

Let op: bij een bestaande auto mag je de afschrijving en de autokosten aftrekken, maar de aanschafkosten niet.

Rijd je meer dan 500 kilometer privé per jaar met de auto van de zaak? Dan krijg je te maken met bijtelling voor privégebruik.