Een telefoon van de zaak in 2026: hoe werkt dat eigenlijk?

De kosten voor een mobiele telefoon en zakelijk bellen mag je aftrekken van de winst, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Dit geldt voor de aanschafkosten, abonnementskosten, gesprekskosten en het dataverbruik. Daarnaast mag je de btw op je telefoon en de telefoonkosten verrekenen bij de aangifte van je omzetbelasting. Voorwaarde is wel dat de telefoon zakelijk wordt gebruikt.

Let op: als je de telefoon zowel privé als zakelijk gebruikt, moet je de btw naar verhouding corrigeren.

Ook de telefoonkosten die een werknemer maakt, mag je als bedrijf aftrekken van de winst. Zorg er dan wel voor dat de telefoon op naam van je bedrijf staat. Als de telefoon op naam van je medewerker staat, moet je 21% btw betalen.

Tip: of de telefoonkosten worden afgeboekt van een zakelijke rekening of van een privérekening maakt voor de Belastingdienst niet uit. Het openen van een zakelijke rekening helpt je wel om overzicht te houden in je administratie.

Als je een sim-only hebt en zelf een nieuwe zakelijke mobiele telefoon koopt, mag je de kosten daarvoor ook aftrekken. Vul de actuele winkelwaarde van het toestel in als je de belastingaangifte invult.

Je bent niet verplicht om een apart zakelijk telefoonabonnement af te sluiten, maar het maakt je boekhouding wel overzichtelijker. Je ziet de abonnementskosten bijvoorbeeld ook exclusief btw op je zakelijke factuur staan. En dat maakt het een stuk eenvoudiger om je administratie bij te houden.

Heb je personeel in dienst? Veel providers bieden voordelige pakketten aan waarmee je direct voor al je personeel een passend abonnement kunt kiezen.

Als je privé – en zakelijk telefoongebruik gescheiden zijn, is dit overzichtelijk voor de administratie. Het wordt iets ingewikkelder als je ook zakelijk belt met een privé abonnement. Deze situatie geldt voor veel startende ondernemers. In dat geval mag je alleen de kosten die betrekking hebben op het zakelijke gedeelte aftrekken. Dit wordt de ‘btw-correctie’ genoemd en geldt ook voor andere zakelijke kosten, zoals de kosten voor een internetaansluiting in huis.

Leestip: mag je zomaar een bedrijf aan huis beginnen en zijn kosten dan fiscaal aftrekbaar?

Er is geen eenvoudige formule om het zakelijke deel te bepalen. Je kunt je volledige verbruik tot op de MB en minuut bijhouden door de factuur te specificeren, maar gelukkig mag je dit ook schatten.

Let op: een globale schatting van het privégebruik is voldoende, maar je bent zelf verantwoordelijk voor deze schatting. De Belastingdienst gaat bij de beoordeling uit van redelijkheid.

Het is belangrijk dat je de door jou gemaakte schatting kunt verantwoorden als de Belastingdienst hier later om vraagt. Als je bijvoorbeeld een telefoon met sim-only abonnement voor 20% privé gebruikt, mag je 80% van de btw op zowel het toestel als het abonnement aftrekken.

Een telefoon van de zaak voor werknemers is sinds de invoering van de werkkostenregeling (WKR) een stuk eenvoudiger geworden. Via de WKR kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan jouw werknemers geven. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privévoordeel van kan hebben. Denk aan

Om onbelaste beloningen en vergoedingen te kunnen geven, moet het totale bedrag van de vergoedingen onder de grens van de vrije ruimte blijven. Deze grens wordt berekend op basis van de fiscale loonsom, oftewel het totale loon van al je werknemers bij elkaar.

Als het bedrag van de vergoedingen boven deze grens komt, moet je 80% belasting betalen over het extra bedrag. Er gelden geen specifieke voorwaarden voor hoe je het geld binnen de vrije ruimte besteedt.

Let op: in 2026 is de vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Boven de € 400.000 geldt een lagere vrije ruimte van 1,18%.

Voor het gebruik van smartphones geldt het noodzakelijkheidscriterium. Als jouw werknemer een telefoon nodig heeft om te kunnen werken, hoef je geen rekening te houden met de voordelen die iemand hier eventueel privé van heeft. Je werknemer mag het apparaat dus ook mee naar huis nemen.

Het is belangrijk dat je voor de Belastingdienst aannemelijk maakt dat je werknemer de smartphone nodig heeft, maar je hoeft het gebruik niet uit te splitsen tussen privé en zakelijk.

Een dagbladjournalist heeft een mobiele telefoon en een laptop nodig om zijn werk uit te voeren. Of deze ook privé worden gebruikt, is door de werkkostenregeling niet meer relevant voor de Belastingdienst.

Of iets noodzakelijk is, betekent volgens de Belastingdienst dat de werknemer zonder de apparatuur het werk niet goed kan uitoefenen.

Als je de mobiele telefoon zakelijk aanschaft, kun je de kosten aftrekken van de inkomstenbelasting in 2026 (en 2025). Is het apparaat duurder dan € 450* exclusief btw en gebruik je het langer dan een jaar? Dan kun je de kosten van de telefoon afschrijven.

Dit betekent dat je de kosten over meerdere jaren verdeelt en elk jaar een deel van de aanschafwaarde aftrekt van je belasting. De afschrijving wordt meestal over een periode van 5 jaar verspreid. Dat werkt zo:

1. Bepaal de aanschafwaarde en de restwaarde.
2. Bepaal de gebruiksduur (minstens 5 jaar).
3. Bereken de jaarlijkse afschrijving.

De jaarlijkse afschrijving is (aanschafwaarde - restwaarde) / gebruiksduur in jaren.

*Mobiele telefoons met een aankoopbedrag onder de € 450 (exclusief btw) kun je in één keer aftrekken van de inkomstenbelasting, zonder dat je ze hoeft af te schrijven over meerdere jaren.

Je koopt een smartphone van € 1.000 en je verwacht deze na een paar jaar te kunnen verkopen voor € 200. Misschien zal de gebruiksduur minder zijn dan 5 jaar, maar dit is het minimum. De jaarlijkse afschrijving wordt dan dus: (€ 1.000 - € 200) / 5 = € 160.

Je mag dus 5 jaar lang jaarlijks € 160 aftrekken van de inkomstenbelasting.