Vrouw is aan het bellen en heeft haar pinpas vast

Een telefoon van de zaak: hoe werkt dat eigenlijk?

Wist je dat een telefoon van de zaak én kosten voor zakelijke telefoongesprekken meestal fiscaal aftrekbaar zijn? Lees hier welke voorwaarden de Belastingdienst stelt aan zakelijk bellen.

Wat is een telefoon van de zaak?

Bij een telefoon van de zaak gaat het om:

    Een mobiele telefoon die jij zelf als ondernemer gebruikt. Een smartphone die je aanschaft voor je personeel. Jij blijft de eigenaar van het toestel als je werknemer de zakelijke telefoon gebruikt.

Wanneer is zakelijk bellen aftrekbaar?

Beide vormen van gebruik zijn onbelast. Dat betekent dat je de kosten mag aftrekken van de winst, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Dit geldt zowel voor de abonnementskosten als de gesprekskosten en het dataverbruik. Daarnaast mag je de btw op je telefoon en de telefoonkosten verrekenen bij de aangifte omzetbelasting. Een smartphone voor privégebruik is niet aftrekbaar.

Ook de telefoonkosten die een medewerker maakt, kun je dus aftrekken van de inkomstenbelasting. Zorg er dan wel voor dat de telefoon op naam van je bedrijf staat. Als het op naam van je medewerker staat, moet je 21% btw betalen.

Of de telefoonkosten worden afgeboekt van een zakelijke rekening of van een privérekening maakt voor de Belastingdienst niet uit. Het openen van een zakelijke rekening helpt je wel om overzicht te houden in je administratie.

Sim-only-abonnement

Als je sim-only hebt en zelf een nieuwe zakelijke mobiele telefoon koopt, mag je deze ook opgeven als aftrekpost. Vul dan de actuele winkelwaarde van het toestel in als je de belastingaangifte invult.

Vaste telefoon van de zaak

Een tweede vaste lijn voor je kantoor in huis is ook aftrekbaar. Het is wel belangrijk om onderscheid te maken tussen zakelijk gebruik en privégebruik. De kosten van een gesprek met een opdrachtgever zijn aftrekbaar, maar een telefoontje naar je tante om haar een prettige verjaardag te wensen niet.

Rabobank

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Voordelen van een zakelijk abonnement

Je bent niet verplicht om een apart zakelijk telefoonabonnement af te sluiten, maar het maakt je boekhouding wel overzichtelijker. Je ziet de abonnementskosten bijvoorbeeld ook exclusief btw op je zakelijke factuur staan. En dat maakt het een stuk eenvoudiger om je administratie bij te houden. Veel providers bieden voordelige pakketten aan waarmee je direct voor al je medewerkers een passend abonnement kunt kiezen.

Volledig aftrekbaar

Als je zakelijke abonnementen voor jou en je eventuele medewerkers afsluit, zijn deze kosten ook volledig aftrekbaar van zowel de inkomsten- als omzetbelasting. Dat kan je veel geld schelen, zeker als je veel medewerkers hebt voor wie een telefoon noodzakelijk is om hun werk goed te doen.

Zakelijk bellen met een privéabonnement

Als je privé – en zakelijke telefoongebruik gescheiden zijn, is dit overzichtelijk voor de administratie. Het wordt iets ingewikkelder als je ook zakelijk belt met een privéabonnement.

Deze situatie geldt voor meeste startende ondernemers. Je mag dan alleen het zakelijke gedeelte aftrekken. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld de kosten voor een internetaansluiting in huis.

Zakelijke gedeelte bepalen

Er is geen eenvoudige formule om het zakelijke deel te bepalen. Je kunt je volledige verbruik tot op de mb en minuut bijhouden door de factuur te specificeren, maar je mag het gelukkig ook schatten. Je bent zelf verantwoordelijk voor deze schatting. De Belastingdienst gaat bij de beoordeling uit van redelijkheid.

Je moet de door jou gemaakte schatting wel kunnen verantwoorden als de Belastingdienst achteraf vraagt naar een specificatie van je telefoonabonnement.

Wet op de omzetbelasting

In de Wet op de omzetbelasting staat dat de naam en het adres van de ondernemer op de factuur moeten staan. Bij een eenmanszaak is de natuurlijke persoon altijd eigenaar en ondernemer, ongeacht hoe je als zzp’er jouw onderneming noemt.

Je hoeft als zzp’er niet per se een zakelijk abonnement voor je mobiele telefoon af te sluiten. Het is voor jouw eenmanszaak ook niet verplicht om je bedrijfsnaam op de factuur te laten zetten. Het abonnement kan je dus gewoon op jouw privénaam afsluiten, met als tegenrekening jouw privérekening.

Eén toestel voor zowel zakelijk als privégebruik zorgt wel voor meer administratieve rompslomp, omdat je in je boekhouding het zakelijke gebruik moet inschatten.

De werkkostenregeling

Een telefoon van de zaak voor medewerkers is sinds de invoering van de werkkostenregeling (WKR) een stuk eenvoudiger geworden. Via de WKR kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan jouw werknemers geven. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privévoordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten – of dus een mobiele telefoon. Het totale bedrag moet wel onder je vrije ruimte blijven. Dit wordt berekend met de totale lonen van al je medewerkers bij elkaar. Als het bedrag van de vergoedingen boven die grens komt, moet je over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor hoe je het geld binnen de vrije ruimte besteedt.

In 2024 is de vrije ruimte in de WKR 1,92% tot een loonsom van € 400.000.

Noodzakelijkheidscriterium

Voor het gebruik van smartphones geldt het noodzakelijkheidscriterium. Als jouw werknemer een telefoon (of gereedschap, computer, tablet) nodig heeft om te kunnen werken, hoef je geen rekening te houden met de voordelen die iemand hier eventueel privé van heeft. Je werknemer mag het apparaat dus ook mee naar huis nemen.

Het is belangrijk dat je voor de Belastingdienst aannemelijk maakt dat je werknemer deze apparatuur nodig heeft, maar je hoeft het gebruik niet uit te splitsen tussen privé en zakelijk.

Praktijkvoorbeeld werkkostenregeling

Een dagbladjournalist heeft een mobiele telefoon en een laptop nodig om zijn werk uit te voeren. Of deze ook privé worden gebruikt, is door de werkkostenregeling niet meer relevant voor de Belastingdienst.

Of iets noodzakelijk is, betekent volgens de Belastingdienst dat de werknemer zonder de apparatuur het werk niet goed kan uitoefenen.

Is een tablet ook fiscaal aftrekbaar?

De Belastingdienst verstaat onder ‘computers en mobiele communicatiemiddelen’ onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Ook tablets zijn dus met dezelfde regels aftrekbaar binnen de WKR.

Afschrijving mobiele telefoon

Als je de telefoon zakelijk aanschaft, dan kun je deze aftrekken van de Inkomstenbelasting. Kost het apparaat meer dan € 450 exclusief btw? Dan kun je de mobiele telefoon afschrijven. Dat houdt in dat je de telefoon in minstens 5 jaar aftrekt van de belasting. Dat werkt zo:

  1. Bepaal de aanschafwaarde en de restwaarde.
  2. Bepaal de gebruiksduur (minstens 5 jaar).
  3. Bereken de jaarlijkse afschrijving.

De jaarlijkse afschrijving is (aanschafwaarde - restwaarde) / gebruiksduur in jaren.

Telefoon van de zaak afschrijven: een voorbeeld

Je koopt een smartphone van € 1.000 en je verwacht deze na een paar jaar te kunnen verkopen voor € 200. Misschien zal de gebruiksduur minder zijn dan 5 jaar, maar dit is het minimum. De jaarlijkse afschrijving wordt dan dus: (€ 1.000 - € 200) / 5 = € 160.

Je mag dus 5 jaar lang jaarlijks € 160 aftrekken van de inkomstenbelasting.

Een illustratie van een persoon die surft op een betaalpas

Zakelijke rekening: 6 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Veelgestelde vragen

phone

Hulp nodig?