Ondernemer zit aan tafel en controleert bonnetjes

Btw-aangifte: hoe werkt het en waar moet je aan denken?

Als startende ondernemer krijg je ermee te maken. Jea eerste btw-aangifte. Natuurlijk niet de leukste bezigheid, maar het moet wel gebeuren. Omdat jij ongetwijfeld meer te doen hebt dan je administratie, hebben we handige tips en tricks voor je verzameld.

Wat is btw-aangifte precies?

Bij het opstellen van een factuur voor je klant breng je btw in rekening. In de btw-aangifte neem je die btw (omzetbelasting) op. Btw of omzetbelasting is simpel gezegd de belasting die je betaalt over je omzet en is dus hetzelfde als btw. De btw die bijvoorbeeld je leveranciers bij jou in rekening hebben gebracht, trek je af. Goed om te weten: inkomstenbelasting is iets anders, dat is de belasting de je betaalt over je inkomsten.

Sneller btw-aangifte doen met een zakelijke rekening

Met een zakelijke rekening voorkom je dat je handmatig privé en zakelijke transacties van elkaar moet scheiden. Dat levert je tijdwinst tijdens je opgave richting de Belastingdienst. Met een zakelijke rekening gaat je administratie dus veel sneller. Slim: koppel een zakelijke spaarrekening aan je zakelijke rekening en stort hier maandelijks een bedrag op. Veel ondernemers kiezen ervoor om hier hun te betalen btw en inkomstenbelasting op te zetten. Zo heb je altijd genoeg geld op je rekening bij de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting.

Open een zakelijke rekening

Wanneer btw-aangifte doen?

De btw-aangifte doe je maandelijks, per kwartaal of per jaar. Doe je de aangifte omzetbelasting per maand of per kwartaal? Dan doe je de aangifte uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op de maand of het kwartaal waarover je aangifte doet. En doe je per jaar aangifte, dan geldt dat je vóór 1 april van het eerstvolgende jaar aangifte doet.

De meeste ondernemers doen ieder kwartaal hun btw-aangifte. Je doet maandelijks aangifte als je per kwartaal meer dan € 15.000 btw moet afdragen. Als je als ondernemer minder dan € 1.883 btw per jaar moet afdragen, dan doe je je aangifte omzetbelasting eens per jaar. In dit geval kun je bovendien gebruikmaken van de zogeheten kleineondernemersregeling (KOR). Deze regeling levert je fiscaal voordeel op bij de btw-aangifte.

Wanneer je bent ingelogd in Mijn Belastingdienst Zakelijk vind je de uiterste inzend- en betaaldatums en betalingskenmerken voor je btw aangifte. Het bedrag dat je in de aangifte hebt verzonden betaal je aan de Belastingdienst. Je moet het btw-bedrag binnen een maand na afloop van het aangiftetijdvak betalen. Bij aangifte per jaar betaal je uiterlijk vóór 1 april van het volgende jaar.

Het kan zijn dat je door omstandigheden je aangifte niet op tijd kunt indienen. Je kunt dan uitstel van aangifte bij de Belastingdienst aanvragen. Dat moet wel vóór de uiterste inleverdatum.

Hoe doe je btw-aangifte?

Btw-aangifte doe je digitaal via de Belastingdienst. Als je startende ondernemer bent, stuurt de Belastingdienst je de eerste aangifte digitaal óf op papier. Met je KVK-inschrijving kun je inloggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk. In de aangifte geef je de btw op die je bij je klanten in rekening hebt gebracht. Daarnaast geef je de btw op die je leveranciers aan jou hebben berekend. Als je het formulier volledig hebt ingevuld, verstuur je de aangifte. Hierna ontvang je een bevestiging van de Belastingdienst.

Wat is btw verlegd?

Bij de verleggingsregeling is de btw verlegd van de leverancier naar de afnemer. Het kan dus zijn dat er btw naar jou is verlegd. Bijvoorbeeld: jouw leverancier brengt geen btw in rekening, maar ‘verlegt’ de btw naar jou. In het aangifteformulier wordt er gevraagd of en welk deel van de heffing naar jou is verlegd. In sommige gevallen kun je de btw verleggen naar je klant. Jij betaalt dan niet de btw, maar je klant (aan wie je diensten of goederen levert) betaalt de btw. Als dit het geval is dan mag je de verlegde btw aftrekken. Je vult de verlegde btw en de aftrekbare btw in de aangifte. Kortom: je betaalt dan niks.

Btw-tarieven en vrijstellingen

Weet jij welk btw-tarief voor je product of dienst geldt? Er zijn 3 btw-tarieven, maar het kan ook zo zijn dat je werkzaamheden juist zijn vrijgesteld van btw.

In Nederland kennen we 3 verschillende btw-tarieven: 21%, 9% en 0%.

Het meest gangbare tarief is 21% en dit tarief geldt voor de meeste producten en diensten.

Het verlaagde btw-tarief van 9% is als het ware een uitzondering. Voor een beperkt aantal producten betaal je dit verlaagde tarief, zoals voor voedingsmiddelen, geneesmiddelen, hulpmiddelen en boeken. Voor horeca geldt dat je zowel 21% als 9% betaalt. Dat heeft te maken met de verkoop van alcohol; daar betaal je 21% over omdat het geen noodzakelijke levensbehoefte is.

Het btw-tarief van 0% is bedoeld voor producten waarvoor een consument in een ander land de btw betaalt. Als bijvoorbeeld een buitenlandse woonwinkel jouw salontafel koopt, betaalt de consument die het weer afneemt de btw in het land van verkoop.

Heb je uitgaven voor je onderneming, dan mag je hierover btw aftrekken. Dit noemen we aftrekken als voorbelasting. Je kunt btw aftrekken over inkopen, kosten en investeringen. Om btw af te trekken van je zakelijke uitgaven, moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:

Je gebruikt de gekochte goederen en diensten voor omzet die belast is met 21%, 9% of 0% btw, of waarbij de btw verlegd is naar je afnemer.

Je krijgt een factuur waarop btw staat.

De goederen of diensten waarvoor je een btw-factuur hebt ontvangen, moeten daadwerkelijk aan jou geleverd zijn.

Extraatje: btw berekenen met de btw-calculator

Vind je het lastig om de btw van je bedrijf te berekenen? Met de btw-calculator is het super makkelijk. Deze slimme tool berekent het voor je en gebruik je ook nog eens gratis. Ideaal. Dan kun je snel weer verder met het runnen van je toko.

Naar de btw-calculator

Meer slimme tips over btw-aangifte doen

Zet in je agenda: deadlines

De btw-aangifte doe je elk kwartaal. Zet vast de data in je agenda. De deadlines zijn 31 januari, 30 april, 31 juli en 31 oktober.

Doe altijd aangifte

Heb je niets aan te geven? Doe toch btw-aangifte. Alleen de eerste keer als starter krijg je een bericht van de Belastingdienst.

Open een spaarrekening

Heeft je klant een factuur betaald? Dan kun je vast een deel van dat bedrag opzij zetten voor het doen van de btw-aangifte.

Betalen? Doe het op tijd

Voorkom een boete. Zorg ervoor dat je betaling op tijd op de betaalrekening van de Belastingdienst staat.

Bewaar bonnetjes en facturen

Iets wat je niet wilt vergeten: bewaar al je bonnen, facturen en de rest van je administratie 7 jaar.

Gebruik een boekhoudprogramma

Zo’n programma kan je vaak gemakkelijk koppelen aan je zakelijke rekening. Zo worden alle transacties van je zakelijke rekening automatisch verwerkt in je boekhouding.