Vrouw werkt op afstand in cafe

Een jaarrekening opstellen in 6 stappen

Aan het eind van het jaar is het tijd om de balans van je bedrijf op te maken. Heb je goede zaken gedaan? Met de jaarrekening weet je het. Maar ben je verplicht om die te maken? En hoe stel je eigenlijk een jaarrekening op? Met deze 6 stappen kun je direct aan de slag.

Wat is een jaarrekening?

Simpel gezegd is de jaarrekening een financieel eindverslag van een boekjaar. Met de jaarrekening maak je de financiële balans op van de volledige zakelijke administratie. Je krijgt én geeft dus inzicht in de financiële positie van je bedrijf.

Belangrijk als je een woning koopt

Een jaarrekening komt ook van pas als je een lening wilt afsluiten of een hypotheek wilt aanvragen voor je nieuwe huis. In die gevallen kan een bank je vragen om een volledige jaarrekening te overleggen.

Jaarrekening opstellen in 6 stappen

We nemen je in 6 stappen mee hoe je een jaarrekening opstelt.

Stap 1: moet je een jaarrekening opstellen?

Alleen ondernemers die een rechtsvorm mét rechtspersoonlijkheid hebben, zijn verplicht om ieder jaar een jaarrekening op te stellen. Het gaat voornamelijk om:

    besloten vennootschappen naamloze vennootschappen stichtingen verenigingen coöperaties/onderlinge waarborgmaatschappijen

Eenvoudige jaarrekening voor kleinere bedrijven

Heb je een relatief klein bedrijf (maximaal 6 miljoen euro aan activa, maximaal 12 miljoen euro omzet en maximaal 50 medewerkers)? Dan hoef je alleen een balans en een korte toelichting aan te leveren bij de Kamer van Koophandel.

Middelgrote en grote ondernemingen moeten ook een bestuursverslag, accountantsverklaring en andere zaken aanleveren. De KVK heeft een handig overzicht gemaakt waarin je snel ziet welke eisen voor jouw bedrijf gelden.

Moet je als zzp’er een jaarrekening opstellen?

Veel zzp’ers en freelancers hebben een eenmanszaak. In dat geval hoef je geen jaarrekening op te stellen. Je hebt wel een balans en een winst- en verliesrekening nodig voor je aangifte inkomstenbelasting. Je boekhoudpakket maakt die automatisch. Als je je administratie uitbesteedt, regelt je boekhouder dit meestal voor je.

Een complete jaarrekening kan wel van pas komen als je een lening wilt afsluiten of een hypotheek wilt aanvragen voor je nieuwe huis. In dat geval kan een bank je vragen om een volledige jaarrekening.

Rabobank

Handig: de btw-calculator

Snel weten hoeveel 9% btw je moet rekenen of betalen? Met onze btw-calculator zet je altijd de juiste bedragen op offertes en facturen.

Open de btw-calculator

Stap 2: maak de balans op

De balans is een overzicht van de financiële status van je bedrijf. Op de balans staan alle bezittingen en schulden logisch weergegeven. Lees hoe je zo'n balans opstelt.

Stap 3: stel de winst- en verliesrekening op

Een winst- en verliesrekening is een overzicht van alle opbrengsten en kosten van je onderneming gedurende het afgelopen jaar. Als middelgrote ondernemer is een eenvoudige balans en winst- en verliesrekening voldoende. Grote ondernemingen moeten een uitgebreide winst- en verliesrekening opstellen.

Stap 4: schrijf een toelichting

De toelichting gaat over de balans en de winst- en verliesrekening. Heb je een klein bedrijf? Dan volstaat het om het aantal medewerkers te vermelden en uit te leggen hoe de balans is opgesteld.

Middelgrote en grote bedrijven schrijven een uitgebreide toelichting en bestuursverslag. Daarbij vermeld je ook welke bestemming de winst (of het verlies) heeft en hoe dat is geregeld.

Stap 5: controle van de jaarrekening

Grotere bedrijven zijn verplicht om de jaarrekening te laten goedkeuren door een belastingadviseur of accountant. Dit is een onafhankelijke controle en wordt vastgelegd in de accountantsverklaring.

Stap 6: Jaarrekening deponeren bij de KVK

Heeft je bedrijf een van de rechtsvormen die genoemd zijn bij stap 1? Dan moet je de jaarrekening digitaal deponeren bij de Kamer van Koophandel (KVK).

Op welk moment moet je de jaarrekening deponeren?

De deadlines voor jaarrekeningen verschillen per rechtspersoon. Je moet de jaarrekening in ieder geval binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar deponeren. Ook geldt dat je de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling deponeert bij de KVK.

Als je boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is de datum van vaststelling 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar.

Let op: te laat deponeren is strafbaar en kan leiden tot een boete van enkele duizenden euro's. Houd de deadline dus goed in de gaten.

Vaststelling door aandeelhouders

Het bestuur moet uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening hebben opgesteld en deze hebben voorgelegd aan de aandeelhouders, tenzij er om uitstel is gevraagd en de aandeelhouders hiermee akkoord zijn gegaan.

Als de jaarrekening binnen de normale termijn van vijf maanden is voorgelegd aan de aandeelhouders, hebben zij twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen.

Hoe deponeer ik een jaarrekening?

Je deponeert je jaarrekening digitaal met Standard Business Reporting (SBR). Grote bedrijven gebruiken ook SBR, maar mogen deponeren via e-mail.

Deadline jaarrekening deponeren

De deadline voor jaarrekeningen kunnen verschillen per rechtsvorm en bedrijf, maar de KVK hanteert meestal de regel dat je de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling moet hebben gedeponeerd. Ook de uiterste termijnen voor vaststelling zijn per rechtspersoon verschillend.

Vaststelling door aandeelhouders

Als de jaarrekening binnen de termijn van vijf maanden is voorgelegd aan de aandeelhouders, hebben zij op hun beurt twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen.

Let op: te laat deponeren is strafbaar als economisch delict.

Voorbeeld jaarrekening

Om je op weg te helpen, vind je op de site van KVK een voorbeeld van een gedeponeerde jaarrekening. Dit is een uitgebreide jaarrekening. Als kleine ondernemer hoef je een stuk minder gegevens aan te leveren.

Voorbeeld balans en winst- en verliesrekening

Rabobank heeft voor verschillende branches gratis voorbeelden van ondernemingsplannen. Bij het onderdeel ‘Financieel plan’ vind je voorbeelden van zowel een balans als een winst- en verliesrekening. Download het voorbeeld uit jouw branche voor een goed beeld van een jaarrekening.

Jaarrekening opvragen

Wil je de jaarrekening opvragen van een ander bedrijf, bijvoorbeeld omdat het een potentiële zakenpartner is? Dat kan tegen betaling bij de Kamer van Koophandel. Je kunt de jaarcijfers ook opvragen bij het bedrijf zelf, grote bedrijven hebben hun cijfers online staan.

Opstellen jaarrekening uitbesteden?

Voor beginnende ondernemers kan een jaarrekening opstellen best ingewikkeld zijn. Starters besteden de jaarrekening dan ook vaak uit aan een professional. Heb je een kleine onderneming en ben je financieel onderlegd? Dan kun je het ook prima zelf doen.

Een illustratie van een persoon die surft op een betaalpas

Zakelijke rekening: 6 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Veelgestelde vragen