Checklist: je voorraad optimaliseren door 7 vragen te stellen

Ga jij je voorraad optimaliseren? Met een korte omloopsnelheid bespaar je kosten en maak je geld vrij om te investeren. Kortom, een betere cashflow. Stel jezelf daarbij deze belangrijke vragen.

1. Hoe beweeg ik in de markt?

Je wilt je voorraad optimaliseren. Mooi. Kijk dan eerst naar jouw positionering in de markt en bepaal vervolgens per product de minimale servicegraad.

Voor producten die je altijd meteen wil leveren, heb je een grotere voorraad nodig. Er zijn ook producten waarbij het niet zo erg is als klanten iets langer moeten wachten. Daarvan hoef je er dan automatisch minder op voorraad te houden.

2. Moet ik mijn voorraad zelf beheren of uitbesteden?

Het zelf beheren van je voorraad ligt misschien het meest voor de hand. Maar is het ook de voordeligste optie? Een eigen magazijn kost nu eenmaal geld. Denk aan personeelskosten, maar ook de verzekering van je voorraad tegen risico’s.

Voorraad uitbesteden

Er zijn bedrijven die de voorraad voor jou kunnen beheren. “Dat biedt de nodige voordelen,” aldus ondernemer Rishi Kartaram. Hij verdiende zijn sporen in de gamewereld en heeft nu een bedrijf dat distribueert op basis van data science.

“Je kunt je kosten op deze manier sneller aanpassen. Dat is vooral handig wanneer je met seizoensgebonden producten te maken hebt. En als jij groeit, dan schakelt deze logistieke partner direct een tandje bij.”

Wie: Rishi Kartaram
Bekend van: GameWorld, het bedrijf dat hij liet groeien tot een omzet van 33 miljoen euro.
Jongste onderneming: Jeffcommerce, wat staat voor Just Easy Forecasting Fulfillment.
Wat: data science-platform dat bedrijven helpt hun distributie zo slim mogelijk in te richten.

Dropshipping

Er zijn mogelijk ook producten die je helemaal niet zelf in voorraad hoeft te hebben. Laat de producent ze gewoon direct naar je klanten sturen. Dropshipping heet dat, een manier van distributie die snel aan populariteit wint.

3. Voorraad optimaliseren: heb ik de juiste leveranciers?

Je kunt alleen je voorraad optimaliseren als je blind kunt vertrouwen op je leveranciers. Kies voor een partij die flexibel is en snel kan leveren als jij daarom vraagt. Op die manier kun je je voorraad klein houden en krijg je een betere cashflow. Hoe kleiner de voorraad op je balans, hoe meer geld in kas om verder te groeien.

Proefperiode

“Maak met je leveranciers waterdichte afspraken over de standaardleveringen en controleer regelmatig of ze die blijven waarmaken”, zegt Kartaram. “En ga je in zee met een nieuwe leverancier, spreek dan eerst met elkaar een proefperiode af.”

Back-up

Wed ook nooit op één paard. Maak een lijst met back-up leveranciers. Handig wanneer een product er even niet meer is en je standaardleverancier niet snel genoeg kan leveren.

4. Weet ik wat er in mijn magazijn ligt?

Bij slim en modern voorraadbeheer draait het vooral om data verzamelen. Kartaram noemt deze stap zelfs cruciaal. “Als je geen goed beeld hebt van je eigen voorraad, dan heeft het geen zin om na te denken over de andere stappen.”

Speciale software

Zodra het om meer dan twintig, dertig verschillende producten gaat, dan is een voorraadbeheersysteem een absolute must. Dat is software waarmee je de voorraad 24/7 kunt volgen. Het systeem toont je bijvoorbeeld ook automatisch de verkoopcijfers uit het verleden. Zo ben je beter in staat om de inkoop aan te passen.

5. Voorraad optimaliseren: Heb ik dode voorraad?

“Niet iedereen hanteert dezelfde definities als het om dode voorraad gaat”, heeft Kartaram gemerkt. “Je kunt als accountant naar je voorraad kijken. Zo van: mijn omzet is 10 miljoen en de waarde van de voorraad bedraagt 1 miljoen. Dat maakt de omloopsnelheid dus 10. Prima cijfers, zou je denken. Maar schijn kan bedriegen.”

“Een product dat vandaag populair is, kan morgen zomaar achterhaald zijn. Je ziet dat vaak gebeuren in markten die snel bewegen, zoals de game-industrie. Als van die 1 miljoen aan voorraad maar 2 ton roteert, heb je alsnog een flink probleem.”

Ga na wat voor jou een acceptabele omloopsnelheid is. En bepaal vervolgens hoe je die meet. Op product-, leveranciers- of groepsniveau bijvoorbeeld.

6. Hoe kom ik van mijn dode voorraad af?

Zijn er producten die al veel te lang in het magazijn liggen? Bedenk dan bijvoorbeeld een kortingsactie om snel van deze dode voorraad af te komen. Bundelen is een techniek die ook vaak wordt toegepast. Je biedt de producten dan aan als pakketje met daarin ook nog één of twee hardlopers.

Kartaram vertelt: “Oriënteer je altijd breder dan enkel je eigen kanaal. Zoek de samenwerking op met andere partijen. Zo kom je sneller van je oude voorraad af.”

Lees de tips van ondernemers over omgaan met dode voorraad

7. Kan ik mijn magazijn efficiënter organiseren?

Past de manier waarop je spullen zijn opgeslagen eigenlijk nog wel bij het bedrijf? Het is vaak het meest efficiënt wanneer je de voorraad hebt geconcentreerd op één plek. Dat voorkomt niet alleen fouten, het scheelt je waarschijnlijk ook de nodige kosten.

Gedragsverandering

Om de voorraad te optimaliseren, moet je ook werk maken van het gedrag van medewerkers. Zij bestellen immers nieuwe spullen, zonder altijd even goed te kijken of er misschien nog iets in het magazijn ligt opgeslagen.

Kartaram: “Het loont om mensen in de organisatie direct verantwoordelijk te maken voor een deel van het voorraadbeheer. Je kunt het simpelweg niet helemaal alleen. Alles overlaten aan automatisering is ook geen goed idee. Er blijven mensen nodig om bepaalde taken uit te voeren.”