Checklist voorraadbeheer: 7 vragen voor optimaal voorraadbeheer

Ga jij je voorraad optimaliseren? Met een korte omloopsnelheid bespaar je kosten en maak je geld vrij om te investeren. Kortom, een betere cashflow. Ontdek hier wat goed voorraadbeheer is en welke vragen voor jou belangrijk zijn.

Wat is voorraadbeheer

Voorraadbeheer gaat om het optimaliseren en beheren van je voorraad. Je krijgt meer inzicht in voorraadniveaus, omloopsnelheid en seizoenspatronen. Met die kennis maak je je logistieke processen efficiënter. Je weet namelijk precies wanneer je moet bijbestellen, hoeveel producten je nog hebt liggen en hoe je je magazijn het beste inricht. Dat betekent minder voorraadkosten en een sterkere financiële positie.

Waarom is voorraad beheren belangrijk?

Voorraadbeheer is om verschillende redenen belangrijk voor ondernemers:

Kostenbeheersing: Te veel voorraad kan leiden tot hogere opslagkosten en het risico op verouderde producten aanzienlijk vergroten. Aan de andere kant kan een tekort aan voorraad leiden tot gemiste verkoopkansen en ontevreden klanten.

Cashflow optimalisatie: Een efficiënt voorraadbeheer helpt bij het optimaliseren van de cashflow door te voorkomen dat kapitaal onnodig vastzit in voorraad.

Klanttevredenheid: Tijdige levering van producten verhoogt de klanttevredenheid en bevordert herhaalaankopen.

1. Hoe beweeg ik in de markt?

Je wilt je voorraad optimaliseren. Mooi. Kijk dan eerst naar jouw positionering in de markt en bepaal vervolgens per product de minimale servicegraad.

Voor producten die je altijd meteen wil leveren, heb je een grotere voorraad nodig. Er zijn ook producten waarbij het niet zo erg is als klanten iets langer moeten wachten. Daarvan hoef je er dan automatisch minder op voorraad te houden.

2. Moet ik mijn voorraad zelf beheren of uitbesteden?

Het zelf beheren van je voorraad ligt misschien het meest voor de hand. Maar is het ook de voordeligste optie? Een eigen magazijn kost nu eenmaal geld. Denk aan personeelskosten, maar ook de verzekering van je voorraad tegen risico’s.

Voorraad uitbesteden

Er zijn bedrijven die de voorraad voor jou kunnen beheren. Dat kan prettig zijn als je gebrek hebt aan opslagruimte of personeel. Uiteraard hangt hier wel een prijskaartje aan.

Dropshipping

Er zijn mogelijk ook producten die je helemaal niet zelf in voorraad hoeft te hebben. Laat de producent ze gewoon direct naar je klanten sturen. Dropshipping heet dat, een manier van distributie die snel aan populariteit wint.

Je financiering berekenen

Weet je al waarin je wilt investeren? Bereken in 30 seconden een indicatie van je rente en maandbedrag voor een financiering tot €1 miljoen. Liever eerst sparren met een adviseur? Dat kan ook!

Start je berekening

Eerst sparren

3. Voorraad optimaliseren: heb ik de juiste leveranciers?

Je kunt alleen je voorraad optimaliseren als je blind kunt vertrouwen op je leveranciers. Kies voor een partij die flexibel is en snel kan leveren als jij daarom vraagt. Op die manier kun je je voorraad klein houden en krijg je een betere cashflow. Hoe kleiner de voorraad op je balans, hoe meer geld in kas om verder te groeien.

Proefperiode

Maak met je leveranciers waterdichte afspraken over de standaardleveringen en controleer regelmatig of ze die blijven waarmaken. En ga je in zee met een nieuwe leverancier, spreek dan eerst met elkaar een proefperiode af.

Back-up

Wed ook nooit op één paard. Maak een lijst met back-up leveranciers. Handig wanneer een product er even niet meer is en je standaardleverancier niet snel genoeg kan leveren.

4. Weet ik wat er in mijn magazijn ligt?

Bij slim en modern voorraadbeheer draait het vooral om data verzamelen. Een goed beeld hebben van je eigen voorraad, is de eerste stap.

Speciale software

Zodra het om meer dan twintig, dertig verschillende producten gaat, dan is een voorraadbeheersysteem een must. Dat is software waarmee je de voorraad 24/7 kunt volgen. Het systeem toont je bijvoorbeeld ook automatisch de verkoopcijfers uit het verleden. Zo ben je beter in staat om je inkoop aan te passen.

5. Voorraad optimaliseren

Als je nog steeds afhankelijk bent van spreadsheets of papieren documenten om je voorraad bij te houden, is het tijd om te digitaliseren:

Vermijd menselijke fouten: Handmatige processen zijn gevoelig voor fouten, wat kan leiden tot onnauwkeurige gegevens.

Verhoog efficiëntie: Digitalisering bespaart tijd die beter kan worden besteed aan productieve activiteiten binnen je bedrijf.

Real-time inzicht: Verkrijg toegang tot actuele voorraadniveaus en krijg inzicht trends.

Het regelmatig evalueren van de prestaties van je leveranciers is essentieel:

Beloofde leverdata vs. ontvangstdatums: Hou bij wanneer producten beloofd en daadwerkelijk geleverd worden.

Bestelde vs. ontvangen hoeveelheden: Controleer of de juiste hoeveelheden worden geleverd.

Conditie van producten: Noteer de staat waarin de producten arriveren.

Problemen oplossen: Werk samen met leveranciers die niet aan de verwachtingen voldoen om verbeteringen door te voeren.

Het efficiënt gebruiken van je magazijnruimte is cruciaal:

Analyseer verkoopdata: Identificeer welke producten langzaam verkopen en waardevolle ruimte innemen.

Optimaliseer ruimtegebruik: Overweeg om deze artikelen af te prijzen om snel ruimte vrij te maken voor populairdere producten.

Verbeter voorraadbeheer: Door minder verkochte producten te verwijderen, kun je beter inspelen op de vraag en de efficiëntie van je magazijn verhogen.

Een goed beheerd assortiment kan bijdragen aan efficiënter voorraadbeheer:

Voer een ABC-analyse uit: Analyseer je assortiment op basis van omzet en marge om onderscheid te maken tussen winstgevende en kosten intensieve producten.

Beperk onnodige voorraad: Identificeer langzaam verkopende producten en overweeg om deze af te prijzen of uit het assortiment te verwijderen.

Optimaliseer ruimtegebruik: Gebruik magazijnruimte efficiënt door populaire producten voorrang te geven.

6. Hoe kom ik van mijn dode voorraad af?

Zijn er producten die al veel te lang in het magazijn liggen? Bedenk dan bijvoorbeeld een kortingsactie om snel van deze dode voorraad af te komen. Bundelen is een techniek die ook vaak wordt toegepast. Je biedt de producten dan aan als pakketje met daarin ook nog één of twee hardlopers. Ook kan je Zoek de samenwerking opzoeken met andere partijen. Zo kom je misschien sneller van je oude voorraad af.

Lees de tips van ondernemers over omgaan met dode voorraad

7. Kan ik mijn magazijn efficiënter organiseren?

Past de manier waarop je spullen zijn opgeslagen eigenlijk nog wel bij het bedrijf? Het is vaak het meest efficiënt wanneer je de voorraad hebt geconcentreerd op één plek. Dat voorkomt niet alleen fouten, het scheelt je waarschijnlijk ook de nodige kosten.

Gedragsverandering

Om de voorraad te optimaliseren, moet je ook werk maken van het gedrag van medewerkers. Zij bestellen misschien nieuwe spullen, zonder altijd even goed te kijken of er misschien nog iets in het magazijn ligt opgeslagen. Het kan lonen om mensen in de organisatie direct verantwoordelijk te maken voor een deel van het voorraadbeheer.

Welke voorraadbeheermethoden zijn er?

Er zijn verschillende voorraadbeheermethoden. De meest bekende zijn:

ABC-analyse: Met de ABC-analyse categoriseer je je producten op basis van waarde en omzet. A-artikelen (hoge waarde, klein volume) krijgen meer aandacht dan C-artikelen (lage waarde, groot volume). Zo richt je je op waar voor jouw bedrijf de winst ligt.

First In, First Out (FIFO): Producten die het eerst binnen zijn gekomen, worden als eerste verkocht of gebruikt. Dat werkt goed voor producten die kunnen bederven en je gaat er veroudering van je voorraad mee tegen.

First Expired, First Out (FEFO): Producten met de kortste houdbaarheidsdatum gaan als eerste de deur uit. Vooral waardevol voor voedingsmiddelen, medicijnen en andere producten met een beperkte houdbaarheid.

Last In, First Out (LIFO): De laatst binnengekomen producten worden als eerste verkocht. Dat kan fiscaal aantrekkelijk zijn, omdat je bij stijgende prijzen minder belasting betaalt door hogere inkoopkosten. Het is wel minder praktisch voor je productstromen.

Just-In-Time (JIT): Je voorraad wordt precies op het moment geleverd dat je deze nodig hebt. Zo minimaliseer je voorraadkosten en opslagruimte. Je moet wel werken met betrouwbare leveranciers en een nauwkeurige planning.

De juiste methode hangt af van je bedrijfstype, producten en marktomstandigheden. Je kunt ook verschillende methoden combineren.