Checklist: stel jezelf deze acht vragen over je voorraad

Je wilt je voorraadbeheer natuurlijk zo efficiënt mogelijk inrichten. Met een korte omloopsnelheid bespaar je kosten en maak je geld vrij om te investeren. Stel jezelf daarbij deze belangrijke vragen.

Rishi Kartaram

Wie: Rishi Kartaram
Bekend van: GameWorld, het bedrijf dat hij liet groeien tot een omzet van 33 miljoen euro.
Jongste onderneming: Jeffcommerce, wat staat voor Just Easy Forecasting Fulfillment.
Wat: data science-platform dat bedrijven helpt hun distributie zo slim mogelijk in te richten.

1. Hoe beweeg ik in de markt?

Je wilt je voorraad optimaliseren. Mooi. Voordat je aan allerlei knoppen gaat draaien is het goed om eerst de omstandigheden te schetsen waarmee jouw onderneming te maken heeft. Kijk naar jouw positionering in de markt en bepaal vervolgens per product de minimale servicegraad. In hoeverre vind je het acceptabel als je een artikel even niet meer in voorraad hebt?

Voor producten die je altijd meteen wil leveren, heb je een grotere veiligheidsvoorraad nodig. Er zijn ook producten waarbij het niet zo erg is als klanten iets langer moeten wachten. Daarvan hoef je er dan automatisch minder op voorraad te houden.

Financieel gezond groeien - Voorraad

2. Moet ik mijn voorraad zelf beheren of uitbesteden?

Het zelf beheren van je voorraad ligt misschien het meest voor de hand. Maar is het ook de voordeligste optie? Een eigen magazijn kost nu eenmaal geld. Denk aan personeelskosten, maar ook de verzekering van je voorraad tegen risico’s.

Uitbesteden

Er zijn bedrijven die de voorraad voor jou kunnen beheren. “Dat biedt de nodige voordelen”, aldus ondernemer Rishi Kartaram. Hij verdiende zijn sporen in de gamewereld en heeft nu een bedrijf dat distribueert op basis van data science. “Je kunt je kosten op deze manier sneller aanpassen. Dat is vooral handig wanneer je met seizoensgebonden producten te maken hebt. En als jij groeit, dan schakelt deze logistieke partner direct een tandje bij. Zo kun je je als ondernemer focussen op de kerntaak van je bedrijf.”

Dropshipping

Er zijn mogelijk ook producten die je helemaal niet zelf in voorraad hoeft te hebben. Laat de producent ze gewoon direct naar je klanten sturen. Dropshipping heet dat, een manier van distributie die snel aan populariteit wint. Dropshipping wordt veel toegepast met kantoorartikelen en kleding. Ga in gesprek met je leveranciers of deze manier van werken ook voor jou mogelijk is.

3. Heb ik de juiste toeleveranciers?

Efficiënt je voorraad beheren lukt alleen als je met leveranciers werkt op wie je blind kunt vertrouwen. Kies voor een leverancier die flexibel is en snel kan leveren als jij daarom vraagt. Op die manier kun je je voorraad klein houden. Hoe kleiner de voorraad op je balans, hoe meer geld in kas om verder te groeien.

Proefperiode

“Maak met je leveranciers waterdichte afspraken over de standaard leveringen en controleer regelmatig of ze die blijven waarmaken”, zegt Kartaram. “En ga je in zee met een nieuwe leverancier, spreek dan eerst met elkaar een proefperiode af.”

Back-up

Wed verder nooit op één paard. Maak een lijst met back-up leveranciers. Handig wanneer een product er even niet meer is en je standaard leverancier niet snel genoeg kan leveren. Zo hoef je tenminste geen nee te verkopen en is het aanhouden van een grote veiligheidsvoorraad niet per se noodzakelijk.

4. Weet ik wat er in mijn magazijn ligt?

Bij slim en modern voorraadbeheer draait het vooral om data verzamelen. Kartaram noemt deze stap zelfs cruciaal. “Als je geen goed beeld hebt van je eigen voorraad, dan heeft het geen zin om na te denken over de andere stappen.”

Speciale software

Nu kun je dat natuurlijk doen met behulp van een spreadsheet. Maar zodra het om meer dan twintig, dertig verschillende producten gaat, dan is een voorraadbeheersysteem al snel een absolute must. Dat is software waarmee je de voorraad 24/7 kunt volgen.

Schat aan informatie

Zo’n investering betaalt zich vaak snel terug en levert je een schat aan informatie op waarmee je de voorraad zo effectief mogelijk kunt inrichten. Het systeem toont je bijvoorbeeld automatisch de verkoopcijfers uit het verleden. Zo ben je beter in staat om de inkoop aan te passen.

5. Heb ik dode voorraad?

“Niet iedereen hanteert dezelfde definities als het om dode voorraad gaat”, heeft Kartaram gemerkt. “Je kunt als accountant naar je voorraad kijken. Zo van: mijn omzet is 10 miljoen en de waarde van de voorraad bedraagt 1 miljoen. Dat maakt de omloopsnelheid dus 10. Prima cijfers, zou je denken. Maar schijn kan bedriegen. Een product dat vandaag populair is, kan morgen zomaar achterhaald zijn. Je ziet dat vaak gebeuren in markten die snel bewegen, zoals de game-industrie. Als van die 1 miljoen aan voorraad maar 2 ton roteert, heb je alsnog een flink probleem.”

Kartarams advies? Ga na wat voor jou een acceptabele omloopsnelheid is. En bepaal vervolgens hoe je die meet. Op product-, leveranciers- of groepsniveau bijvoorbeeld.

Financieel gezond groeien - Dode voorraad

6. Hoe kom ik van mijn dode voorraad af?

Zijn er producten die zich al veel te lang magazijnbewoner mogen noemen? Organiseer dan bijvoorbeeld een kortingsactie om snel van deze dode voorraad af te komen. Bundelen is een techniek die ook vaak wordt toegepast. Je biedt de producten dan aan als pakketje met daarin ook nog één of twee hardlopers. Kartaram: “Oriënteer je altijd breder dan enkel je eigen kanaal. Zoek de samenwerking op met andere partijen Zo kom je sneller van je oude voorraad af.”

Verlies nemen

Heel wat ondernemers vinden het lastig om hun verlies te nemen. “Ze zullen het niet hardop toegeven, maar eigenlijk willen ze liever niet van de oude voorraad af”, aldus Kartaram. “Het komt wel goed, denken ze. Ik kan er vast nog wel iets voor krijgen. Terwijl die verwachtingen niet aansluiten op de realiteit.”

Lees tips van ondernemers over omgaan met dode voorraad

7. Moet ik mijn assortiment aanpassen?

Efficiënt voorraadbeheer betekent continu het assortiment aanpassen. Gingen sommige producten eerst als warme broodjes, nu wil het met de verkoop ervan mogelijk niet meer vlotten. Wacht niet te lang en speel hierop in.

Verouderde spellen

Als ondernemer in de game-industrie kreeg Kartaram regelmatig te maken met spellen die na verloop van tijd verouderd bleken. “Een game die vandaag nog goed scoort, kan morgen zomaar niet meer in trek zijn. Bijvoorbeeld omdat er een nieuwe game op de markt is verschenen. Wanneer je naar je voorraad kijkt, dan is het slim om ook die aspecten mee te nemen.”

8. Kan ik mijn magazijn efficiënter organiseren?

Een loods hier, een stukje magazijn daar. Dat je groeit is hartstikke mooi, maar past de manier waarop je spullen zijn opgeslagen eigenlijk nog wel bij het bedrijf? Veel efficiënter is het wanneer je je voorraad hebt geconcentreerd op één plek. Dat voorkomt niet alleen fouten, het scheelt je waarschijnlijk ook de nodige kosten.

Gedragsverandering

Om de voorraad zo efficiënt mogelijk in te richten, moet je ook werk maken van het gedrag van medewerkers. Zij bestellen immers nieuwe spullen, zonder altijd even goed te kijken of er misschien nog iets in het magazijn ligt opgeslagen. Kartaram: “Het loont om mensen in de organisatie direct verantwoordelijk te maken voor een deel van het voorraadbeheer. Je kunt het simpelweg niet helemaal alleen. En alles overlaten aan automatisering is ook geen goed idee. Er blijven mensen nodig om bepaalde taken uit te voeren.”

Wil jij investeren in extra voorraad?

Een efficiënte voorraad is niet altijd een kleinere voorraad. Zeker als je gaat groeien kan het nodig zijn te investeren in extra voorraad. Heb je daarvoor extra cash nodig? Een krediet kan dan van pas komen.

Lees meer over rekening courant krediet