vrouw op bank met ipad

Ondertekenportaal: snellere doorlooptijden, blijere klanten

Voor bedrijven die regelmatig documenten laten ondertekenen is er iets nieuws: het Ondertekenportaal. Maaike Spekman van Rabobank vertelt er meer over. ‘Ook een uitkomst voor ondernemingen met beperkte IT-capaciteit.’

Laten ondertekenen is gedoe

Het laten ondertekenen van bijvoorbeeld een huurcontract, samenwerkingsovereenkomst of algemene voorwaarden is vaak een heel gedoe. Als bedrijf moet je documenten opstellen, ondertekenen, inscannen, versturen, wachten op een ondertekend exemplaar en deze vervolgens archiveren. Het Ondertekenportaal maakt dat nu een stuk eenvoudiger. Dit is het nieuwste product op het gebied van digitaal ondertekenen als onderdeel van Rabo Identity Services.

Enorme efficiency-slag

‘Vooral voor bedrijven die maandelijks zo’n vijftig of jaarlijks ongeveer zeshonderd documenten moeten laten ondertekenen is het Ondertekenportaal een uitkomst’, vertelt Maaike Spekman, productmanager bij Rabobank. ‘Denk aan notariskantoren, makelaars, woningbouwcorporaties, onderwijsinstellingen of bedrijven die regelmatig nieuwe medewerkers aannemen. Bij dit soort bedrijven en organisaties gaan er steevast flink wat documenten ter ondertekening heen en weer. Zij profiteren met het Ondertekenportaal van een enorme efficiency-slag.’

Alles onder één dak

Niet alleen loopt het proces veel sneller en gestroomlijnder, via het Ondertekenportaal kunnen gebruikers ook meerdere diensten onder één dak afnemen. Spekman: ‘Zoals het toegang geven aan meerdere gebruikers binnen de onderneming en drie verschillende ondertekenmethodes voor de handtekening. Het zit allemaal in één maandabonnement. Bovendien maakt het Ondertekenportaal onderdeel uit van Rabo Identity Services, waar nog veel meer online identificatie- en ondertekendiensten onder vallen.’

Minder wachten en verspilling

Door het Ondertekenportaal komt er voor bedrijven een einde aan ellenlange doorlooptijden voordat documenten ondertekend retour zijn. En het leidt tot minder papierverspilling. Ook voor klanten of nieuwe medewerkers van die bedrijven is het Ondertekenportaal veel prettiger in het gebruik, volgens Spekman. ‘Ook zij hoeven niet meer hun documenten te scannen en te versturen. Zij zetten nu hun handtekening via mobiele telefoon, tablet of computer. Snel geregeld en bovendien helemaal veilig.’

Geen API-koppeling nodig

Extra pluspunt van het Ondertekenportaal is dat bedrijven ook voor de implementatie nauwelijks iets zelf hoeven te regelen. ‘Wij regelen dat het bedrijf snel het Ondertekenportaal kan gebruiken. Er is dus geen IT-kennis of -capaciteit nodig om bijvoorbeeld een API te koppelen. Alle functies zijn al beschikbaar en gereed voor gebruik. Het enige dat het bedrijf hoeft te doen, is zelf het portaal in de eigen huisstijl custome made maken.’

Ontdek het Ondertekenportaal