Zo houden deze ondernemers grip op hun groei dankzij financiële prognoses

Twaalf zaken hebben Wouter en Esther Staal nu. En dat blijft voorlopig ook even zo, want de twee oprichters van Yoghurt Barn besloten onlangs om voor de uitbreiding van hun horecaformule even pas op de plaats te maken. “In 2017 openden we zes nieuwe zaken, een verdubbeling maar liefst. Dit jaar gebruiken we vooral om alles nóg beter te organiseren. De bekende puntjes op de i”, aldus Wouter Staal.

Al zijn filialen werken met budgetten. Volgens Staal betekenen die voor het bedrijf de stip aan de horizon. Bedoeld om groei te realiseren, leveranciers en personeel te kunnen blijven betalen en diezelfde medewerkers doelen te geven om voor te knokken. Dat zijn bedrijf inmiddels vijf jaar omzetgeschiedenis heeft, helpt aanzienlijk. Staal kan daardoor steeds beter inschatten hoe de kosten en omzet van een filiaal zich gaan ontwikkelen.

Voor de eigenaar van Yoghurt Barn is dit dé manier om financieel in controle te blijven. Elke week deelt hij de winst- en verliesrekening met zijn filiaalmanagers. Blijft de omzet ergens twee weken achter bij de targets? Dan grijpt Staal in. “Soms betekent dat snijden in de grootste kostenposten. Een andere keer zetten we juist extra in op marketing of mikken we op andere productcategorieën. Bij slecht weer doen brunches en high tea's het bijvoorbeeld een stuk beter. Zo proberen we de omzet op andere manieren toch binnen te halen.”

Patisserie Chocolaterie Buter is al decennialang een begrip in Zaandam. In februari van dit jaar opende eigenaar Marco Moen een tweede filiaal aan de Zaanbocht in Wormerveer. Voor het bedrijf betekende dat een forse investering. In vastgoed, machines én personeel. Door continu grip te houden op zijn uitgaven en inkomsten wist Moen dat hij deze stap kon zetten.

“Budgettering is één van de pilaren waarop mijn bedrijf rust. Als ik niet weet hoe we er financieel voor staan, dan durf ik ook geen geld uit te geven. Zo simpel is het eigenlijk”, aldus Moen. In oktober stelt hij de begroting voor het komende jaar al op. In januari, vlak na de topdrukte in december, werkt hij deze bij met de meest recente cijfers. De budgetten deelt Moen vervolgens op in maanden en weken. Zo kan hij bijna op dagbasis bekijken of de omzet de goede richting op beweegt.

“Zo weet ik bijvoorbeeld dat we rond september en oktober flinke uitgaven moeten doen. Het gaat dan om de grondstoffen die we in aanloop naar de feestdagen nodig hebben. Dat geld moeten we dan wel op de rekening hebben staan uiteraard”, aldus Moen. “Door goed bij te houden hoe onze omzet en kosten zich gedurende het jaar bewegen, kan ik goed inschatten wanneer we bepaalde investeringen kunnen doen. Dan moet je bijvoorbeeld denken aan de aanschaf van een nieuwe machine.”

Zo werken geeft Moen naar eigen zeggen een opgeruimd hoofd. “Ik heb zoveel facturen tegenwoordig. Niet zeker weten of ik die wel kan betalen, zou voor heel veel onrust zorgen.”

Doordat zijn bedrijf inzet op automatisering, is ook het aantal abonnementen bij leveranciers de afgelopen jaren flink toegenomen. Van de website en de webshop tot een telefooncentrale, het boekhoudpakket en de onderhoudscontracten voor het machinepark. “Als je geen zicht hebt op al die maandelijkse kosten, dan kan het zomaar gebeuren dat je die niet meer kunt voldoen. Zo kan je bedrijf ineens in de problemen komen.”