Juiste betalingstermijn

De juiste betalingstermijnen, zo zit het echt

Op iedere offerte zet je een betalingstermijn. Toch gelden daarbij niet voor alle soorten klanten automatisch dezelfde regels. Zo zijn er verschillen tussen consumenten, bedrijven en de overheid. We zetten de belangrijkste richtlijnen voor wettelijke betaaltermijnen voor je op een rijtje.

Betaaltermijn voor consument

Levert je bedrijf een dienst of product aan consumenten en dus niet een ander bedrijf of een overheid? Dan mag je de betalingstermijn zelf bepalen, zolang je binnen de grenzen van redelijkheid blijft. De meest gangbare betalingstermijn is hier 14 dagen.

Een betalingstermijn van 7 dagen wordt ook wel eens gehanteerd. Sowieso is het raadzaam om dat van tevoren in je offerte duidelijk te vermelden. Betalingstermijnen van slechts enkele dagen zijn vrij ongebruikelijk.

Betaaltermijn voor ander bedrijf

Stel dat je factureert aan een ander bedrijf. Daarvoor geldt sinds een paar jaar een Europese richtlijn die uitgaat van een redelijke betalingstermijn van 30 dagen. Als er in de opdrachtovereenkomst geen aparte betaalafspraken zijn gemaakt, dan is dit de periode waarbinnen de factuur betaald moet worden.

De regeling van 30 dagen is geen dwingend recht. Dat wil zeggen:

In de opdrachtovereenkomst is ruimte voor een betalingstermijn die langer duurt dan 30 dagen. Daarbij geldt 60 dagen als het maximum. Die betalingstermijn overschrijden mag alleen als wordt aangetoond dat dit voor beide partijen niet nadelig uitpakt.

Voor grote bedrijven gelden zelfs nog iets strengere regels dan voor mkb'ers en zzp'ers. Zij mogen de betaaltermijn van 60 dagen onder geen beding overschrijden. Die regeling is in het leven geroepen om kleinere ondernemers te beschermen.

Hoe snel een factuur wordt betaald, hangt ook af van de sector. Dat blijkt uit de Exact mkb-monitor 2020, die is gebaseerd op de administratie van 350.000 Nederlandse bedrijven. De gemiddelde betalingstermijnen per sector zijn:

Bouw: 26,91 dagen Handel: 31,43 dagen Productie: 34,65 dagen

Betaaltermijnen en cashflow

Als ondernemer heb je veel baat bij opdrachtgevers die snel betalen. Want hoe eerder het geld op jouw rekening staat, hoe beter dat is voor je cashflow Je krijgt zo weer extra financiële ruimte. Je biedt je klanten hiermee extra betaalgemak. De kans is groter dat je zo sneller betaald wordt.

Betaaltermijn voor de overheid

Stel dat je opdrachtgever een overheidsinstelling is, de gemeente of een provincie bijvoorbeeld. Dan heb je te maken met min of meer dezelfde regeling als voor bedrijven. Hier geldt ook de redelijke betaaltermijn van 30 dagen. Wel is er een belangrijk verschil.

Op alle overeenkomsten tussen bedrijven en Nederlandse overheden zijn namelijk de Algemene Rijksvoorwaarden van toepassing. Daarin is de standaard betalingstermijn van 30 dagen opgenomen. Afwijken van die periode is, in tegenstelling tot het bedrijfsleven, vrijwel niet mogelijk.

Betaaltermijn afspreken

Er zijn ondernemers die hun betalingstermijn niet eerder communiceren dan op de factuur. Bij een eventuele rechtszaak heb je zo geen poot om op te staan. Een betalingstermijn op een factuur is namelijk niet rechtsgeldig. Met als belangrijkste juridisch argument: een betalingstermijn kun je niet achteraf opleggen.

Dat is anders wanneer je al eerder een factuur hebt gestuurd die door de klant in kwestie is betaald. In dat geval wordt die geacht om jouw betaaltermijn te kennen. Maar doe je voor het eerst zaken met iemand? Dan is het dus belangrijk om dit tijdig te communiceren. Hierbij zijn 2 documenten van belang:

Offerte Algemene voorwaarden

Maak je betaaltermijn vast onderdeel in elke offerte die je verstuurt. Zo kan daarover geen misverstand ontstaan. Verwijs hierin ook duidelijk naar je algemene voorwaarden, waar je over dit onderwerp een aparte paraaf hebt opgesteld. Verder is het goed om te weten dat je betalingstermijn pas begint te lopen nadat je klant jouw factuur heeft ontvangen.

Mijn klant betaalt niet

Soms betaalt een klant veel te laat of zelfs helemaal niet. En dat terwijl je wel een product hebt geleverd of de opdracht hebt uitgevoerd. Dan heb je recht op:

Een standaard vergoeding van minimaal €40, dit is het wettelijk minimum voor incassokosten Een vergoeding voor eventuele juridische kosten Rente over de periode na de betalingstermijn.
Lees ook: checklist debiteuren, zo ontvang je sneller je geld