Leveringsvoorwaarden opstellen voor starters
Als je net begint met ondernemen, denk je misschien vooral aan klanten vinden, een mooie website maken of je eerste producten of diensten leveren. Maar ook de juridische kant van je bedrijf is belangrijk. Denk aan het opstellen van leveringsvoorwaarden, waarin je duidelijke afspraken maakt met je klanten. Op deze pagina geven we een voorbeeld, lees je wat leveringsvoorwaarden zijn en hoe je ze opstelt.
Wat zijn leveringsvoorwaarden? En wat is het verschil met algemene voorwaarden?
Leveringsvoorwaarden zijn onderdeel van je algemene voorwaarden. Waar algemene voorwaarden gaan over álle afspraken met je klant (zoals garantie, aansprakelijkheid en intellectueel eigendom), richten de leveringsvoorwaarden zich op hoe, wanneer en onder welke voorwaarden je levert.
Met leveringsvoorwaarden leg je dus helder vast wat klanten van jou mogen verwachten en wat jij van hen verwacht bij de levering. Denk aan zaken als:
Tip: door je leveringsvoorwaarden goed vast te leggen en vooraf met je klanten te delen, voorkom je misverstanden, discussies en juridische problemen.
Waarom zijn leveringsvoorwaarden belangrijk?
Het opstellen van leveringsvoorwaarden is niet verplicht volgens de wet. Maar ze zijn wél heel slim om te hebben. Vooral als starter wil je liever geen gedoe met klanten.
Voordelen van goede leveringsvoorwaarden opstellen
Door goede leveringsvoorwaarden op te stellen:
Let op: sommige keurmerken of verzekeraars stellen leveringsvoorwaarden wél verplicht. En als je levert aan consumenten, moet je je sowieso aan extra regels houden. Daar helpen leveringsvoorwaarden ook bij.
Wat mag je opnemen in de leveringsvoorwaarden?
Wat je precies opneemt in je leveringsvoorwaarden, hangt af van het soort product of dienst dat je levert. Een schilderklus in huis vraagt om andere afspraken dan de verkoop van een spijkerbroek in een webshop.
Zo kun je als schilder bijvoorbeeld voorwaarden opnemen over het opleveren van het werk of wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van materialen, terwijl een kledingwinkel eerder iets zal opnemen over retouren en verzendkosten.
Werk je als zzp’er in de dienstverlening? Dan kun je ook vastleggen wat er gebeurt als je een afspraak onverwacht niet kunt nakomen – bijvoorbeeld door ziekte of een noodgeval. Door op te nemen dat je een vervanger mag inschakelen, voorkom je verwarring of discussie bij overmacht.
Je leveringsvoorwaarden moeten dus passen bij jouw branche én bij wat jij belangrijk vindt in de samenwerking met je klanten.
Voorbeeld: leveringsvoorwaarden kledingwinkel
Wettelijke regels en bepalingen
Daarnaast moet je altijd rekening houden met de wetgeving. Sommige bepalingen mag je namelijk niet opnemen in je leveringsvoorwaarden, vooral niet als je levert aan consumenten. Zo mag je bijvoorbeeld niet zeggen dat jij nooit aansprakelijk bent als er iets misgaat bij de levering. Zulke bepalingen zijn verboden en kunnen ongeldig worden verklaard.
Let op: ook zogenaamde kernafspraken, zoals de prijs, leverdatum of wat je precies levert, horen niet thuis in je leveringsvoorwaarden. Die moet je apart en duidelijk afspreken met je klant, bijvoorbeeld in een offerte of bevestiging.
Verder hangt het ook af van wie jouw klant is wat je wel en niet mag opnemen:
Je leveringsvoorwaarden moeten niet alleen passen bij jouw aanbod en manier van werken, maar ook voldoen aan de wet. Daarnaast moet ze zijn afgestemd op het soort klant waar je mee werkt.
Leveringsvoorwaarden opstellen voor webshop ondernemers
Verkoop je producten via een webshop? Dan gelden er extra regels voor online verkopen. Zo hebben consumenten recht op een bedenktermijn van minimaal 14 dagen. Sturen ze het product binnen die tijd terug, dan moet je de aankoopprijs én de oorspronkelijke verzendkosten terugbetalen.
Retourkosten
In je algemene voorwaarden moet je duidelijk aangeven wie de retourkosten betaalt: jij of de klant. Je bent verplicht dit vóór de aankoop te communiceren. Doe je dat niet, dan draai jij op voor de kosten van de retourzending.
In je leveringsvoorwaarden kun je daarnaast opnemen wat je doet als een besteld product (tijdelijk) niet leverbaar is:
Tip: probeer je leveringsvoorwaarden zo veel mogelijk in begrijpelijke taal te schrijven. Je klant moet het snappen, ook zonder juridische achtergrond.
Leveringsvoorwaarden zelf opstellen of uitbesteden?
Veel starters schrijven hun leveringsvoorwaarden zelf om kosten te besparen. Er zijn namelijk veel online voorbeelden en standaardmodellen beschikbaar die je gratis kunt gebruiken als uitgangspunt. Dit kan een goede eerste stap zijn en helpt je om snel van start te gaan.
Let op: algemene- en leveringsvoorwaarden kunnen sterk verschillen per branche. Wat in de ene sector logisch en noodzakelijk is, kan in een andere branche juist ongeschikt of overbodig zijn. Let goed op dat je een relevant document als basis gebruikt en de juiste zaken aanpast.
Brancheorganisaties
Bekijk bijvoorbeeld eens welke documenten jouw brancheorganisatie aanbiedt. Veel van deze organisaties stellen algemene voorwaarden (met leveringsvoorwaarden als onderdeel) beschikbaar die goed passen bij jouw type bedrijf.
Zo werken de meeste garagebedrijven met de BOVAG-voorwaarden. Sommige brancheorganisaties verplichten hun leden zelfs om deze voorwaarden te gebruiken bij verkoop aan consumenten.
Ben je webshophouder? Dan kun je bij Thuiswinkel.org terecht. Leden krijgen daar voorwaarden die samen met de Consumentenbond zijn opgesteld. Voor niet-leden is er een gratis voorbeeld beschikbaar.
Laat je leveringsvoorwaarden altijd juridisch controleren
Het is verstandig om je voorwaarden altijd te laten controleren door een juridisch adviseur. Zo’n deskundige kan beoordelen of je voorwaarden volledig, duidelijk en juridisch waterdicht zijn. Zo voorkom je vervelende verrassingen, conflicten of dat bepalingen ongeldig worden verklaard. Zeker in de beginfase van je bedrijf wil je dat risico niet lopen.
Stel dat er net een belangrijke bepaling ontbreekt die specifiek geldt in jouw branche: dat kan bij een conflict grote gevolgen hebben voor je bedrijfsvoering.
Tip: gaan je producten of diensten veranderen? Of ga je je op een nieuwe markt richten? Laat dan opnieuw controleren of je voorwaarden nog actueel zijn en pas ze zo nodig aan. Zo voorkom je dat je afspraken verouderd of onvolledig zijn.
Tip
Iedere aansprakelijkheidsverzekering en ieder contract is anders. Het kan zijn dat als je bepaalde verruiming van de leveringsvoorwaarden van de andere partij accepteert, je dan niet verzekerd bent. Zorg dat je leveringsvoorwaarden en je bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering op elkaar zijn afgestemd. Zo heb je twee “lines of defense”.
Hoe maak je de leveringsvoorwaarden geldig?
Het is niet voldoende om je leveringsvoorwaarden alleen op te stellen; je moet ze ook duidelijk aan je klanten kenbaar maken en zorgen dat zij ermee akkoord gaan. Alleen dan zijn ze geldig. Dit wordt ‘de informatieplicht’ genoemd. Dit betekent dat je je klanten altijd vóór de aankoop of opdracht de mogelijkheid moet geven om de voorwaarden te lezen.
Online verkopen
Bij online verkopen, zoals een webshop, moet je de leveringsvoorwaarden goed zichtbaar op je website plaatsen. Tijdens het bestelproces is het belangrijk dat klanten actief aangeven dat ze de voorwaarden hebben gelezen en accepteren, bijvoorbeeld door een vinkje aan te klikken. Zonder zo’n bevestiging zijn de voorwaarden niet bindend.
Ook moet je ervoor zorgen dat klanten de voorwaarden eenvoudig kunnen opslaan, zodat ze ze later terug kunnen lezen.
Fysieke winkel
Verkoop je in een fysieke winkel, dan moeten de leveringsvoorwaarden op een duidelijke plek aanwezig zijn, zodat klanten ze kunnen inzien voordat ze iets kopen. Zo weten ze dat er bepaalde afspraken zijn en waar ze aan toe zijn.
Andere locatie
Lever je diensten bij klanten thuis of ergens anders buiten de winkel, zoals een klus bij iemand thuis? Dan moet je de leveringsvoorwaarden vooraf aanbieden, bijvoorbeeld door ze als PDF mee te sturen met de offerte. Als je de voorwaarden pas ná het uitvoeren van de dienst of samen met de factuur geeft, zijn ze niet rechtsgeldig.
Internationale klanten
Verkoop je ook aan klanten in het buitenland? Dan is het belangrijk om je leveringsvoorwaarden hierop aan te passen. Zorg dat buitenlandse klanten de voorwaarden begrijpen; vertaal ze bijvoorbeeld naar het Engels.
Lever je producten over de grens? Dan kun je gebruikmaken van de ICC Incoterms®. Dit zijn internationale afspraken over onder andere transport, risico’s en verantwoordelijkheden. Zo voorkom je misverstanden en weet iedereen waar hij aan toe is.
Leveringsvoorwaarden deponeren
Als je jouw producten voornamelijk telefonisch of in een winkel verkoopt, kan het handig zijn om de voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) of bij de rechtbank. Op die manier kan jouw klant jouw voorwaarden toch altijd opvragen en inzien.
Let op: aan het deponeren van algemene voorwaarden zijn kosten verbonden.
Zet je leveringsvoorwaarden vandaag nog op papier, zodat iedereen weet waar hij aan toe is en jij vol vertrouwen kunt starten met ondernemen.
Veelgestelde vragen
