Wanbetaling: dit kun je doen als je facturen niet worden betaald
Je hebt een opdrachtgever gevonden en kunt nu écht aan de slag. Tot je grote schrik betaalt die klant je factuur niet. Dat is niet alleen frustrerend, maar ook slecht voor je cashflow. Wanbetaling is een veelvoorkomend probleem voor ondernemers. Gelukkig kun je er iets aan doen.
Waarom betalen klanten niet?
Misschien denk je nu: mensen die mijn factuur niet betalen, doen dat met opzet. De realiteit is vaak net iets genuanceerder. Natuurlijk bestaan er echte wanbetalers die er een potje van maken en ondernemers doelbewust frustreren. Maar ook bij goedbedoelende klanten komt dit soms voor.
Dit kunnen redenen zijn voor wanbetaling:
Wat de reden ook is, als het geld uitblijft is dat voor jou als ondernemer een probleem. Want intussen lopen je bedrijfskosten gewoon door. Zijn er zelfs meerdere klanten die te laat betalen? Dan kan dat je hele bedrijf onder druk zetten. Het is dus belangrijk om op tijd actie te ondernemen.
Verklein de kans op wanbetaling: zo houd je grip op je facturen
Voorkomen is beter dan genezen. Daarom is het slim om je debiteurenbeheer als starter goed op orde te hebben, want dat verkleint de kans op wanbetaling. Deze adviezen helpen je daarbij:
Let op: facturen hebben een verjaringstermijn. Als je een factuur niet binnen een bepaalde periode stuurt, dan hoeft de klant niet meer te betalen. Bekijk de verjaringstermijnen.
Niet zozeer wettelijk verplicht, maar wel belangrijk: de vermelding van je zakelijke rekeningnummer. Zo ben je compleet en heeft je klant alle gegevens voor de (eerste) betaling. Tip: bekijk een voorbeeld factuur die voldoet aan de wettelijke eisen.
Er zijn hiervoor ook handige tools die je kunnen helpen. Denk aan boekhoudprogramma’s die automatisch herinneringen sturen of laten zien welke facturen nog openstaan. En wil je helemaal geen omkijken meer hebben naar wanbetalers? Dan kun je overwegen om je facturen te verzekeren via een kredietverzekering. Daarmee krijg je (een deel van) je geld alsnog uitgekeerd, zelfs als de klant failliet gaat.
Let op: niet elke verzekeraar biedt kredietverzekeringen aan voor kleine ondernemingen of zzp'ers. Vaak geldt er een minimumbedrag aan omzet of factuurwaarde. Lees ook: 'Tijdens dit proces ging een klant in India plotseling failliet'.
Wat als een factuur niet betaald wordt?
Je hebt alle voorzorgsmaatregelen genomen en tóch zit je met een onbetaalde factuur opgescheept. Dan is het tijd om door te pakken. Dit begint met een goed stappenplan. Zo houd je overzicht en voorkom je wanbetaling:
- Check de factuurgegevens nogmaals
Controleer of alle gegevens op je factuur kloppen. Van het factuurnummer, de betaaltermijn, het e-mailadres, het KvK-nummer en het rekeningnummer. Een kleine fout kan reden zijn voor vertraging. - Begin met een vriendelijke herinnering per mail of telefoon
Vaak is een eerste herinnering al voldoende. Houd het netjes en professioneel, geef aan dat de betalingstermijn is verstreken en vraag vriendelijk om betaling. - Stuur een formele betalingsherinnering (eventueel met nieuwe termijn)
Reageert je klant niet? Stuur dan een schriftelijke betalingsherinnering (aanmaning) waarin je een laatste betaaltermijn stelt. Vaak gaat het om 7 of 14 dagen. Meld ook dat je verdere stappen overweegt bij het uitblijven van betaling.
Tip: maak gebruik van je zakelijke rechtsbijstandverzekering. Je kunt dan rekenen op hulp bij een juridisch conflict, zoals het opstellen en versturen van een aanmaningsbrief namens jou. Lees meer over de rechtsbijstandverzekering. - Bied een betalingsregeling aan (optioneel)
Als je vermoedt dat je klant in betalingsproblemen zit, kun je een regeling voorstellen. Dit vergroot de kans dat je alsnog (gedeeltelijk) betaald krijgt. - Schakel een incassobureau in
De aanmaning heeft geen effect. Het is tijd om een incassobureau in te schakelen. De toon wordt serieuzer en dat maakt vaak indruk.
Een incassobureau hoeft niet meteen veel te kosten. In het zogeheten minnelijke traject - de klant kan dan nog vrijwillig betalen - werken veel bureaus op basis van ‘no cure, no pay’. Dat betekent dat de kosten bij de wanbetaler worden neergelegd. - Laat een jurist of advocaat een sommatiebrief sturen
Nog steeds geen betaling na meerdere reminders? Dan kun je een jurist of advocaat inschakelen die een officiële sommatie stuurt. Dit is vaak de laatste waarschuwing voor een gerechtelijke procedure. - Stap naar de rechter
Als alle voorgaande pogingen geen resultaat opleveren, kun je de vordering via de rechter afdwingen. Dit is meestal de laatste stap en die kost tijd en geld. Zo heb je een advocaat nodig en zijn er nog de griffiekosten. Bij elkaar opgeteld heb je het al gauw over duizenden euro’s. Een gang naar de rechter is dus vooral zinvol als het om een significant hoger openstaand bedrag gaat.
Veelgestelde vragen
