Tussen het binnenhalen van een opdracht en de betaling van je factuur kan heel wat tijd zitten. Tijd waarin je wel gewoon je rekeningen moet betalen. Voorkom problemen: plan vooruit met een cashflowbegroting.
Cashflow is het verschil tussen je inkomsten en je uitgaven, meestal gezien over een bepaalde periode. Hij kan positief of negatief zijn. Heb je een tijdje meer inkomsten dan uitgaven, dan is je cashflow positief. Gaat er meer uit dan er binnenkomt, dan heb je een probleem. Met een negatieve cashflow kun je namelijk je verplichtingen niet nakomen. Een cashflowbegroting of liquiditeitsbegroting helpt je om schommelingen op te vangen.
"Bedrijven betalen hun facturen gemiddeld na 40 dagen. En vaak verstuur je die factuur pas als het werk al gedaan is (bijvoorbeeld een website gebouwd is). Al die tijd heb je geen inkomsten en maak je wel kosten, daar moet je dus op voorbereid zijn als ondernemer. Met een cashflowbegroting krijg je zicht op wanneer je wel of geen geld hebt om rekeningen te betalen. Je kan hier dan beter op inspelen en op tijd maatregelen treffen of een investering uitstellen. Ik adviseer het iedere ondernemer.”
Robbert Moerkerken
Startersadviseur
In een cashflowbegroting breng je alle in- en uitgaande geldstromen in kaart. Behalve inkomsten en uitgaven gaat het bijvoorbeeld ook om geplande investeringen, leningen en de btw die je moet afdragen aan de Belastingdienst.
Je inkomsten zullen vaak schommelen maar de uitgaven blijven voor een groot deel gelijk want je moet elke maand huur en energie betalen. In de cashflowbegroting zet je verwachte inkomsten en uitgaven tegenover elkaar, zodat je op elk moment kunt zien hoeveel geld jouw bedrijf vrij kan besteden.
In je cashflowbegroting bekijk je per week, maand of kwartaal hoe je verwacht dat je saldo is aan het eind van die periode. Op basis hiervan kan je als het nodig is maatregelen treffen.
Noteer (bijvoorbeeld in excel) wat er op dag 1 van die periode op je rekening staat: je beginsaldo.
Zet daaronder al je verwachte inkomsten en uitgaven (inclusief btw) voor die periode. Houdt er rekening mee dat debiteuren gemiddeld pas na 40 dagen betalen.
Bereken het eindsaldo per periode. Je ziet dan meteen of het nodig is om bijvoorbeeld een investering uit te stellen.
Factureer grote bedragen in termijnen of bied je klant de optie om met iDeal of pin te betalen. Zo maak je het klanten makkelijker om te betalen. Stuur ook meteen een vriendelijke reminder als de betalingstermijn is verstreken. Dan heb je het geld eerder op je rekening.
Zit er wat rek in de betaling van inkoopfacturen? Onderhandel met leveranciers over de betalingstermijn. Als je later kunt betalen, heb je het geld langer op je rekening.
Stem je inkoop goed af op de vraag van je klanten. Als je weet wat en wanneer klanten (willen) kopen, kun je de voorraad slim laten meegroeien. Bovendien kan je de periode tussen zelf betalen en betaald worden verkorten. Zoek dus naar een optimale verhouding tussen inkopen, nabestellingen en de doorloop van producten. Daarmee bespaar je kosten voor opslag of vervoer en beperk je renteverlies.
Kost het je veel energie om steeds achter je geld aan te moeten zitten? Schakel dan een factoringbedrijf in. Zo'n bedrijf neemt de hele facturatie van je over en betaalt jou binnen enkele dagen uit. Fijn voor je cashflow.
Als je zo nu en dan wat extra geld nodig hebt, kan een rekening courant krediet handig zijn. Je kunt daarmee binnen een afgesproken limiet geld opnemen als je het nodig hebt. Bijvoorbeeld om rekeningen te betalen of inventaris aan te schaffen.
Het opstellen van een cashflowbegroting is niet iets eenmaligs. Hoe vaker je het doet, hoe meer grip je krijgt op je business. Vergelijk daarom geregeld je begroting met de werkelijke cijfers om te zien of je verwachtingen realistisch waren. Dat helpt je om nog preciezere schattingen te maken en nog beter te sturen. Zo houd je grip op je financiën.
