Financieel dashboard voor ondernemers, met KPI’s die je wekelijks moet volgen
Omzet en klanten vertellen niet het hele verhaal over je bedrijf. Wil je precies weten hoe je er voor staat? Dan zijn dit de kerncijfers in je financiële dashboard die cruciaal zijn voor het succes van jouw onderneming.
5 financiële KPI’s die je moet weten
Continu weten wat erin komt, hoeveel er uitgaat en wat je speelruimte is. Dat is de basis van financieel inzicht. Kijk dus niet alleen aan het einde van het kwartaal in je achteruitkijkspiegels. Als de cijfers dan onverwacht tegenvallen, bestaat de kans dat je niet meer tijdig kunt bijsturen.
Grip hebben op je financiën betekent dat je niet alleen de omzet in de gaten houdt. Dat cijfer zegt lang niet alles over je uiteindelijke resultaat. Deze KPI's zijn minstens net zo belangrijk:
- Cashflow (kasstroom): het verschil tussen het geld dat daadwerkelijk binnenkomt en je bankrekening verlaat in een bepaalde periode.
- Brutomarge: het percentage van de omzet dat overblijft nadat je de directe inkoopkosten van je product of dienst hebt betaald.
- Nettowinstmarge: het percentage van de totale omzet dat overblijft nadat álle kosten zijn afgetrokken, inclusief de belastingen.
- DSO (debiteurentermijn): het gemiddeld aantal dagen dat klanten erover doen om je facturen te betalen.
- Current ratio: geeft aan of je bedrijf op korte termijn aan alle betalingsverplichtingen kan voldoen.
Liquiditeit en current ratio hebben met elkaar te maken. Liquiditeit moet je zien als de eigenschap van je onderneming. Als je alle rekeningen op korte termijn kunt betalen, ben je liquide. Current ratio is het getal waarmee je de liquiditeit meet.
Tip: maak een liquiditeitsbegroting. Met een liquiditeitsbegroting houd je voortdurend grip op je financiële situatie. Je weet dan bijvoorbeeld precies wanneer je bepaalde rekeningen moet betalen, op welk moment de btw-deadlines verstrijken en wanneer je een investering kunt doen.
Rekenvoorbeelden met financiële KPI’s
Nu je weet wat de belangrijkste financiële KPI's betekenen, is het natuurlijk nog de vraag hoe je ze toepast. Want alleen dan kun je echt gericht gaan sturen. In deze tabel lees je de rekenvoorbeelden:
| Formule | Betekenis: | Voorbeeld: | |
|---|---|---|---|
| 1. Cashflow | ontvangsten - uitgaven | wat er daadwerkelijk op je bankrekening gebeurt. | je bent aannemer en deze week betalen drie klanten hun factuur voor een verbouwing. In totaal komt er €10.000 binnen op je rekening. In dezelfde week betaal je €7.000 aan kosten, onder meer voor bouwmaterialen en brandstof. Er komt dus €10.000 binnen en er gaat €8.000 uit. Je cashflow is deze week €2.000 positief. |
| 2. Brutomarge | omzet - inkoopkosten / omzet x 100 | wat je overhoudt nadat de directe kosten van je product eraf zijn. | je hebt een webshop in kleding en verkoopt deze week 20 spijkerbroeken voor €100 per stuk. Je totale omzet is dus €2.000. De broeken heb je ingekocht voor €60 per stuk. De totale inkoopkosten zijn: 20 x €60 = €1.200. Je brutomarge is 40%. |
| 3. Nettowinstmarge | nettowinst / omzet x 100 | het percentage dat echt onder de streep overblijft van elke verdiende euro. | je runt een marketingbureau en draait dit jaar een omzet van €100.000. Van dat bedrag gaan allerlei kosten af: salarissen (€40.000), kantoorhuur (€20.000), marketing (€10.000) en belastingen €20.000. Zo blijft er aan het einde van het jaar €10.000 nettowinst over. Je nettowinstmarge is dan 10%. Van elke €1 die je verdient, houd je uiteindelijk 10 cent over. |
| 4. DSO (days sales outstanding) | (openstaande facturen / omzet) x aantal dagen | deze KPI laat zien hoe lang het gemiddeld duurt voordat klanten hun facturen betalen. | je bedrijf heeft €60.000 aan openstaande facturen. De omzet in de afgelopen 30 dagen was €90.000. De DSO bedraagt (60.000 / 90.000) × 30 = 20 dagen. Klanten doen gemiddeld 20 dagen over het betalen van hun facturen. |
| 5. Current Ratio (liquiditeit) | vlottende activa / kortlopende schulden (vlottende activa zijn de bezittingen van je bedrijf die binnen één jaar in geld kunnen worden omgezet, zoals voorraad en debiteuren). | of je je schulden binnen een jaar kunt betalen. | je hebt €50.000 (bank + voorraad + debiteuren) en €25.000 aan kortlopende schuld. Je ratio is 2.0 (erg gezond). |
Financiële KPI's in de praktijk
Hoe moet je deze getallen nu beoordelen? We zetten de financiële kengetallen nogmaals op een rijtje.
Of een positieve cashflow van €2.000 gezond is, hangt helemaal af van de aard en omvang van je bedrijf. Heb je bijvoorbeeld maar €1.200 aan vaste lasten, dan zit je goed. Maar gaat het bijvoorbeeld om €20.000 per maand? Dan is een plus van €2.000 erg krap. Je bouwt dan nauwelijks buffer op voor onvoorziene uitgaven of belastingen. De cashflow monitor je bij voorkeur elke week.
Check? Elke week.
Stel vast hoeveel je nodig hebt voor een gezond bedrijfsresultaat. Daarna is het een kwestie van blijven monitoren. Daalt je brutomarge? Dan zijn je inkoopkosten gestegen of heb je te veel korting gegeven.
Hoe stel je nou de benodigde brutomarge vast? Stel, je hebt een webshop met de volgende cijfers per jaar: omzet (€500.000), vaste kosten (€150.000) en gewenste winst: (€50.000). Bij elkaar opgeteld heb je dus €200.000 nodig om je kosten te dekken en winst te maken. De minimale brutomarge wordt dan: €200.000 / €500.000 × 100 = 40%. Je hebt dus een brutomarge van minimaal 40% nodig om gezond te draaien.
Check? Eens per maand.
Is 10% een gezonde winstmarge? Onderzoek wat de gemiddelde marge is binnen jouw specifieke branche. Dat kan bijvoorbeeld via het CBS, je branchevereniging of de bank. Bekijk het over een langere termijn. Was je marge vorig jaar 15% en nu nog maar 10%? Dan zijn je kosten gestegen of is de omzet gedaald. Analyseer waar de verandering precies vandaan komt en bepaal dan aan welke knoppen je moet draaien.
Check? Eens per maand.
Hier is het vooral zaak dat dit getal niet stijgt, van 35 naar 45 dagen bijvoorbeeld. Dan moet je namelijk strenger achter je betalingen aan.
Check? Elke week.
Een current ratio van 2.0 is uitstekend. Streef naar een getal boven 1.5. Kom je niet hoger dan 1.0? Dan heb je op korte termijn te weinig geld om je rekeningen te betalen. Snijden in de kosten of snel de omzet verhogen is wat je nu te doen staat.
Check? Eens per maand
Hoe bepaal je jouw eigen KPI’s?
Behalve financiele KPI’s kan het handig zijn om ook te kijk naar andere KPI’s. Wat relevant is verschilt per sector en bedrijf. Bekijk hieronder een paar voorbeelden per sector.
Dienstverlening
Operationele KPI: declarabiliteit (percentage van de uren dat facturabel is aan klanten).
Commerciële KPI: klanttevredenheid / NPS (in hoeverre zouden klanten je aanbevelen?)
Productie/bouw
Operationele KPI: Projectmarge (blijven de werkelijke kosten binnen de calculatie?)
Commerciële KPI: Leverbetrouwbaarheid (percentage orders dat op tijd en compleet is geleverd)
Retail/webshop
Operationele KPI: voorraadomloopsnelheid (hoe snel verkoop je je gemiddelde voorraad?)
Commerciële KPI: conversieratio (hoeveel bezoekers doen daadwerkelijk een aankoop?)
Horeca
Operationele KPI: personeelskosten versus omzet (hoeveel zet je om per ingezet personeelsuur?)
Commerciële KPI: tafelbezetting (hoe vaak wordt een tafel per avond bezet?)
Concrete tips voor een werkbaar dashboard
Houd het dashboard simpel en kies maximaal 5 tot 7 KPI’s die je regelmatig checkt. Doe dat op een vast moment, bijvoorbeeld maandagochtend om 09:00 uur. Zo begin je de week altijd met een scherp beeld van de actuele situatie.
Praktische tips voor de start:
Automatiseer:
koppel je boekhoudpakket aan je dashboard zodat de cijfers automatisch verversen.Vergelijk:
kijk niet alleen naar de cijfers van nu, maar vergelijk ze met vorige week of dezelfde maand vorig jaar.Vier successen:
deel positieve cijfers met je team om de motivatie hoog te houden.
Je financiering berekenen
Weet je al waarin je wilt investeren? Bereken in 30 seconden een indicatie van je rente en maandbedrag voor een financiering tot € 1 miljoen. Liever eerst sparren met een adviseur? Dat kan ook!
