Bedrijven Euro-incasso support

Hoe werkt incasseren met Bedrijven Euro-incasso?

Hier vindt u stap voor de stap de uitleg over het incasseren met een Bedrijven Euro-incasso.

  • voor uw zakelijk debiteuren 
  • uw debiteuren kunnen de incasso niet terugboeken 
  • de machtiging moet door de debiteur geregistreerd worden bij de eigen bank

Incasseren stap voor stap

1. Waar vindt u het incassant-ID

Uw incassant-ID staat op het contract en een certificaat dat u bij uw contract heeft ontvangen. Het is gebaseerd op uw KvK-nummer, bestaat in Nederland uit 19 posities en is als volgt opgebouwd: NL00ZZZ123456780000.

2. Zorg voor geschikte incassosoftware

Bestanden testen

Het is aan te raden uw batch vooraf te testen. Bij het testen van bestanden controleert u of al uw bestandswijzigingen correct zijn doorgevoerd. Dit voorkomt dat u op een ongelegen moment vaststelt dat betaal- en incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden. 

Meer lezen over bestanden testen

3. Voer uw machtigingsgegevens op

Leg de gegevens van uw debiteuren vast in uw debiteurenadministratie of in het incasso-adresboek in Rabo Internetbankieren. Het machtigingskenmerk is het belangrijkste gegeven.

Vul in ieder geval de verplichte debiteurgegevens in uw debiteurenadministratie in:

  • naam
  • IBAN
  • datum ondertekening machtiging
  • machtigingskenmerk

Geef elke machtiging een uniek kenmerk. De debiteur registreert dit kenmerk bij zijn bank. Geef het kenmerk bij elke incasso-opdracht mee. De incasso-opdracht kan alleen verwerkt worden als uw debiteur hetzelfde kenmerk bij zijn bank heeft geregistreerd.

4. Zorg voor een rechtsgeldige machtiging

U kunt de Bedrijven Euro-incasso gebruiken als u toestemming heeft van uw debiteur om geld van zijn rekening te incasseren. Uw debiteur geeft u toestemming door een machtiging te tekenen die aan de wettelijke eisen voldoet. Dit kan een digitale of een papieren machtiging zijn. Bij Bedrijven Euro-incasso adviseren we het gebruik van digitale machtigingen.

Digitale machtigingen

Met Digitaal Incassomachtigen ontvangt u online geldige machtigen van uw klanten.

De voordelen van digitaal machtigen bij de Bedrijven Euro-incasso:

  • Machtiging én registratie in één digitale handeling
  • Geen afkeuringen meer bij de eerste incasso
  • Controle op gebruik van zakelijke rekening
  • U krijgt de details over maximum bedragen, wijzigingen en intrekkingen
  • Geldige ondertekening van de machtiging

Lees meer over Digitaal Incassomachtigen

Papieren machtigingen

De Rabobank heeft een model voor de machtiging van de Bedrijven Euro-incasso beschikbaar. Dat model kunt u gebruiken voor een eigen ontwerp. Gebruik alle velden die op het machtigingsformulier staan op uw eigen ontwerp. Als u daar meer informatie op wilt plaatsen, zoals een contractnummer of de reden van betaling, dan mag dat indien u hiermee de machtigingstekst in het model niet tegenspreekt.

Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Nederlands

Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Engels

Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Duits

Model machtigingsformulier (Bedrijven) Euro-incasso Frans

5. Laat uw machtigingen registreren

Uw machtigingen laten registreren is alleen een aparte handeling wanneer u geen gebruik maakt van Digitaal Incassomachtigen. Uw debiteur heeft na afschrijving van een Bedrijven Euro-incasso geen terugboekingsrecht. Daarom wil de bank van de debiteur expliciete toestemming krijgen. Uw debiteur geeft daarom niet alleen een machtiging aan u af, maar moet deze ook bij zijn bank registreren. Een Bedrijven Euro-Incasso kan niet worden uitgevoerd als de machtiging niet correct is geregistreerd bij de bank van de debiteur.

Lees meer over Digitaal Incassomachtigen

Registratie zonder Digitaal Incassomachtigen

Afhankelijk van de bank van de debiteur wordt de machtiging al dan niet online geregistreerd.

Een registratieformulier van de machtiging vindt u op www.betaalvereniging.nl of klik direct op de link naar de PDF Registratieformulier Machtiging.

Registratieformulier Machtiging PDF

Debiteur bij bank zonder online registratie:

  • Vul het machtigingsformulier en registratieformulier in en stuur deze naar de debiteur.
  • De debiteur tekent en stuurt beide formulieren naar u terug.
  • Archiveer het machtigingsformulier.
  • Stuur het registratieformulier naar de bank van de debiteur.
  • Na uiterlijk vijf werkdagen is de machtiging geregistreerd en kunt u incasseren.

Debiteur bij de Rabobank (alleen online):

  • Spreek met uw debiteur af dat hij uw machtigingsgegevens in Rabo Internetbankieren accepteert bij uw eerste incasso.
  • Geef aan op welke datum de afschrijving plaatsvindt.
  • Verzend de eerste incasso-opdracht of een testtransactie van bijvoorbeeld € 0,01.
  • Uw debiteur ziet de machtigingsgegevens de dag vóór de afschrijving in Rabo Internetbankieren.
  • Accepteert en tekent de debiteur de registratie vóór 11.00 uur op de dag van afschrijving? Dan wordt de incasso afgeschreven. Daarna weet u dat de registratie correct is.
  • Is de debiteur niet op tijd? Dan wordt de incasso niet uitgevoerd. De debiteur kan dan alsnog tekenen. Daarna kunt u in een volgende batch alsnog incasseren.

6. Informeer uw debiteuren

De volgende voorwaarden gelden voor het informeren van uw debiteuren over afschrijvingen.

  • Laat uw debiteuren een nieuwe machtiging tekenen. Vergeet niet om de debiteur te verzoeken de machtiging bij zijn bank te registreren.
  • Informeer de debiteur over het bedrag en de datum van de incasso voordat u een incasso ter verwerking instuurt. Er gelden geen specifieke eisen voor de wijze van informeren. Dit kan bijvoorbeeld met een factuur, pakbon of kassabon bij levering of per post, email of sms.
  • Geef eenmalig in uw voorwaarden, in een contract met uw klant of op het machtigingsformulier zelf aan hoe ver van tevoren u uw klant over aankomende incasso's informeert. Doet u dit niet, dan geldt een wettelijke termijn van veertien dagen.

7. Maak uw incasso-opdrachten

Kies een uniek machtigingskenmerk en wijzig dit niet meer nadat u de eerste Euro-incasso heeft uitgevoerd. Met de Euro-incasso moet u elke machtiging (elke debiteur) een ander machtigingskenmerk geven (bijvoorbeeld ‘lid123’).

Let op: u kunt het machtigingskenmerk van een eenmalige machtiging slechts één keer gebruiken!

In uw incassocontract staat het maximumbedrag per incasso-opdracht. Hier staat ook het maximumbedrag dat u in een bepaalde periode in totaal mag incasseren. Incasseer niet meer dan uw limiet toestaat.

Controleer en verzend uw incasso-opdracht(en) in Rabo Internetbankieren:

  • staan alle incasso-opdrachten juist in het overzicht
  • kloppen de bedragen
  • staat ‘eenmalig’ alleen bij debiteuren bij wie u echt niet vaker wilt incasseren

Als alles klopt, dan kunt u starten met incasseren via Rabo Internetbankieren.

Incasso-opdrachten die u voor 11.00 uur instuurt, worden de volgende werkdag al bijgeschreven (tenzij u een latere uitvoerdatum opgeeft).

8. Controleer uw rekeninginformatie

Op uw rekeningoverzicht ziet u per verwerkte incassobatch altijd een bijschrijving van één bedrag. Dit is het totaalbedrag van alle incasso-opdrachten die u in dat bestand heeft ingestuurd. In de omschrijvingsregel staat het oorspronkelijke aantal opdrachten en het kenmerk van de batch. Via Rabo Internetbankieren kunt u nakijken welke posten u heeft verstuurd: ga naar ‘verzonden Euro-batches’ en klik op de betreffende incassobatch. U ziet dan de losse posten.

Afgekeurde incasso's

Op het moment van bijschrijving ziet u de afgekeurde incasso-opdrachten als losse afschrijvingen. Dit gebeurt op de dag dat de batch wordt bijgeschreven. De reden van afkeuring staat erbij.

Foutmeldingen bij Bedrijven Euro-Incasso

Tot maximaal twee werkdagen na de bijschrijving kan een Bedrijven Euro-incasso nog door de bank van de debiteur teruggeboekt worden. Deze terugboeking ziet u als losse afschrijving met de juiste incassodatum op uw rekeningafschrift inclusief de reden van terugboeking.

Contact

Rabobank