Euro-incasso, automatische incasso voor bedrijven

Om automatisch bij je klanten te kunnen incasseren, heb je een incassocontract nodig. Neem hiervoor contact op met je Rabobankadviseur.

Je Incassant-ID staat op het contract en het certificaat dat je bij je contract hebt ontvangen. Het is gebaseerd op je KvK-nummer, bestaat in Nederland uit 19 karakters en is als volgt opgebouwd: NL00ZZZ123456780000.

Voordat je kunt incasseren, moet je jouw klanten schriftelijk om toestemming vragen. Hiervoor heb je een rechtsgeldige machtiging nodig. Je kunt kiezen voor digitale of papieren machtigingen.

Digitale machtigingen
Digitaal machtigen is de eenvoudigste en veiligste keuze: makkelijker te archiveren en te checken. Met een digitale machtiging weet je dat de rekeninghouder juist is en er geen blokkade op de rekening staat. Voor digitale machtigingen heb je een Digitaal Incassomachtigen-abonnement nodig. Dat regel je hier.

Papieren machtigingen
Kies je toch voor een papieren machtiging? Dan kun je deze zelf opstellen. Wij hebben een aantal voorbeelden van machtigingsformulieren voor je klaar staan.

Geef elke machtiging van een nieuwe klant een uniek machtigingskenmerk (bijvoorbeeld ‘lid123’) en wijzig dit niet meer nadat je de eerste incasso hebt uitgevoerd.

Let op: je kunt het machtigingskenmerk van een eenmalige machtiging slechts één keer gebruiken.

Rabobank herkent aan het machtigingskenmerk of je voor de eerste keer bij deze debiteur incasseert. Als je een getekende doorlopende machtiging van een nieuwe klant hebt ontvangen, dan kun je dit unieke kenmerk opnemen in je debiteurenlijst in Rabo Business Banking of in je boekhoudpakket of debiteuren- of ledenadministratie. Vanuit je debiteurenlijst of je boekhoudpakket kun je vervolgens de incasso-opdrachten maken.

Informeer je klanten over wat zij kunnen verwachten. Lees voor meer informatie over de verwerkingstijden van (Bedrijven) Euro-incasso onderstaande brochure (pagina 7).

Bij het testen van bestanden controleer je of al je bestandswijzigingen correct zijn doorgevoerd. Dit voorkomt dat je op een ongelegen moment vaststelt dat betaal- en incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden.

Controleer en verzend je incasso-opdracht(en) in Rabo Business Banking:

Euro-incasso’s die je op een werkdag vóór 7.00 uur aanlevert, worden de volgende werkdag al bijgeschreven. Als je een latere uitvoerdatum opgeeft, houden we die natuurlijk aan.

Maximumbedrag

In je incassocontract staat het maximumbedrag per incasso-opdracht. Hier staat ook het maximumbedrag dat je in een bepaalde periode in totaal mag incasseren. Incasseer niet meer dan je (periode)limiet toestaat. Hiermee voorkom je dat incassobatches worden aangehouden of mogelijk worden afgekeurd.

Op je rekeningoverzicht zie je per verwerkte incassobatch altijd een bijschrijving van één bedrag. Dit is het totaalbedrag van alle incasso-opdrachten die je in dat bestand hebt ingestuurd. In de omschrijvingsregel staat het oorspronkelijke aantal posten en het kenmerk van de batch. Via Rabo Business Banking kun je tot 3 maanden na bijschrijving nakijken welke posten je hebt verstuurd. Ga hiervoor naar ‘verzonden Euro-batches’ en klik op de betreffende incassobatch. Je ziet dan de losse posten.

Afgekeurde incasso’s
Op het moment van bijschrijving zie je de afgekeurde incasso-opdrachten als losse afschrijvingen. Dit gebeurt op de dag dat de batch wordt bijgeschreven. De reden van afkeuring staat erbij.

Terugboekingen
Tot maximaal 8 weken na de bijschrijving kunnen incasso-opdrachten van je rekening worden teruggeboekt. Deze terugboekingen zie je als losse afschrijvingen met de juiste datum op je rekeningafschrift. De reden van terugboeking staat er bij.

*Als je dit adviesgesprek goed voorbereidt, dan kunnen wij het contract sneller in orde maken. Zorg dat wij de actuele gegevens van je organisatie hebben. Wij willen met name weten wie de meest actuele bestuurders zijn. Geef wijzigingen vooraf aan ons door.

Lees voor meer informatie over de verwerkingstijden van (Bedrijven) Euro-incasso onderstaande brochures.

Kijk op onze supportpagina voor antwoorden op meer veelgestelde vragen en een handleiding.

Ook de foutcodes hebben we voor je verzameld.