Voor het eerst personeel aannemen, zo regel je dat

Je hebt een bedrijf. De omzet groeit en het is al een poosje erg druk. Te druk eigenlijk. Misschien is het wel tijd om je eerste medewerker aan te nemen. Maar wat komt daar allemaal bij kijken?

Wanneer neem je personeel aan?

Er kunnen meerdere redenen zijn om met personeel te gaan werken. Doe meteen een snelle check. Is het antwoord op één van deze vragen ja, dan is je bedrijf daar waarschijnlijk aan toe.

1. De omzet groeit

Steeds meer nieuwe klanten weten je te vinden. Je verwacht dat dit nog wel een poosje aanhoudt. Bestaande klanten bestellen bovendien meer.

2. Je komt tijd tekort

Steeds vaker kun je niet voldoen aan de vraag van een nieuwe klant, meestal omdat er geen gaatje in je agenda te vinden is.

3. De werkdruk loopt op

Door structureel tijdgebrek maak je al een hele tijd heel lange werkdagen. Niet alleen leidt dat tot minder werkplezier, ook je sociale leven komt in de knel. Je hebt niet voldoende tijd om aan je bedrijf te werken, denk hierbij aan het ontwikkelen van een visie en strategie.

4. Een gat in de markt

Je ziet een gat in de markt, maar je drukke schema laat het niet toe om hier op een slimme manier op in te spelen.

Personeel, kun je het betalen?

Klonk er bij minimaal één van de vragen een volmondig ja? Dit kan erop duiden dat je toe bent aan je allereerste personeelslid. Toch zijn er nog wel wat zaken om uit te zoeken. Of je structureel genoeg werk hebt, iemand kunt betalen en of deze stap leidt tot extra omzet en winst.

Vast staat dat een nieuwe medewerker in de meeste gevallen nog niet meteen rendeert. Zo iemand moet worden ingewerkt en dat zorgt voor kosten die je bedrijf moet kunnen dragen. Met een liquiditeitsprognose breng je je cashflow in kaart en weet je of dit voor jou financieel haalbaar is. Werk hier met verschillende scenario's, zoals bijvoorbeeld:

Je grootste afnemer gaat failliet

Klanten bestellen gemiddeld 20% minder

De orderportefeuille daalt met 30%

Steeds kijk je op er voldoende geld overblijft om een medewerker te betalen. Personeel kost altijd meer dan het brutoloon. Ga ervan uit dat je tussen 20% en 35% aan extra kosten kwijt bent. Dit gaat om loonheffing en indirecte kosten zoals pensioenafdracht en verzekeringspremies. Voor het opstellen van een liquiditeitsprognose kun je je boekhouder of een financieel adviseur om hulp vragen. Zij hebben hier ervaring mee.

Wil je precies weten hoe dit zit? Lees dan: personeel in dienst, dit zijn je kosten

Als je blijft twijfelen of een medewerker financieel haalbaar is, dan kun je ook voor een andere oplossing kiezen met iets minder risico. Denk aan een zzp'er, een uitzendkracht of stagiair.

Je nieuwe collega inwerken

Een goed ingewerkte medewerker is eerder productief en verdient zichzelf veel sneller terug voor je bedrijf. Besteed hier dan ook voldoende aandacht aan, ook als je het eigenlijk ontzettend druk hebt. Wat hierbij kan helpen:

Een inwerkdocument of YouTube video's waarin je alle werkzaamheden en procedures noemt

Duidelijke uitleg over de manier waarop je wilt werken

Het uitspreken van je verwachtingen

Iemand voortdurend op z'n gemak stellen

Een goed ingerichte werkplek en thuiswerkplek

Het werven van een nieuwe medewerker

Je hebt de knoop doorgehakt, het is tijd om je eerste personeel aan te nemen. Dit kan best spannend zijn, er komt dan namelijk het één en ander op je af. Wanner je iemand aan wilt nemen, dan moet je ook nadenken over de vacacturestelling:

1. Stel een functiebeschrijving op

Stel om te beginnen een duidelijke functiebeschrijving op met een beschrijving van de taken, vereiste vaardigheden en de noodzakelijke ervaring voor de functie. Ook als je al iemand op het oog hebt, is het slim om hiermee te starten. Je komt er zo namelijk achter of degene over de gevraagde kwaliteiten beschikt.

Lees ook: personeelstekorten zijn het nieuwe normaal

2. Maak het kenbaar

Bepaal dan hoe je kandidaten wilt werven. Dat kan bijvoorbeeld via social media, een banensite of recruiter. Beoordeel kandidaten die zich aanmelden op verschillende aspecten en let dus niet enkel op ervaring. Motivatie en groeipotentieel zijn ook belangrijk.

3. Bepaal de voorwaarden

Heb je iemand gevonden die aan jouw eisen voldoet? En ziet diegene het zitten om voor jouw bedrijf aan de slag te gaan? Dan is het tijd om de voorwaarden op te stellen.

Salarisniveau > Vraag wat iemand zelf wil verdienen, informeer eventueel bij collega-ondernemers of check de CAO-afspraken.

De secundaire arbeidsvoorwaarden > Dit gaat over vakantiedagen, pensioenregelingen, ziektekostenverzekeringen en eventuele andere voordelen die je wilt aanbieden.

Het contract > In een arbeidscontract staan de rechten en plichten van jou als werkgever en je kersverse medewerker. Zorg ervoor dat de inhoud voldoet aan relevante wet- en regelgeving over arbeid, belastingen, arbeidscontracten en andere wettelijke verplichtingen. Dit gaat bijvoorbeeld over minimumloon. Als je hier geen ervaring mee hebt, kun je voor dit proces een HR-deskundige inschakelen.