Boekjaar afsluiten: hoe doe je dat?
Als ondernemer moet je ieder jaar je boekjaar netjes afsluiten. Dat betekent dat je je administratie op orde brengt, je facturen controleert en je btw-aangifte afrondt. Niet moeilijk, maar je moet wel even weten welke stappen je moet doorlopen. Op deze pagina lees je in 8 overzichtelijke stappen hoe je je boekjaar in 2025 afsluit.
Stap 1: Verzamel alle zakelijke gegevens
Ga je als ondernemer je boekjaar afsluiten? Begin dan met het verzamelen en ordenen van alle zakelijke gegevens. Denk aan bonnen, inkoop- en verkoopfacturen, maar ook aan je kilometerregistratie en eventuele reiskostenoverzichten.
Tip: wacht niet tot december met je kilometerregistratie. Het is veel slimmer (en meer ontspannen) om je zakelijke kilometers het hele jaar door bij te houden, bijvoorbeeld per week of per maand. Er zijn handige tools die dat automatisch voor je doen, zodat je altijd een volledig en actueel overzicht hebt. Vergeet niet om deze zakelijke ritten mee te nemen als uitgaven in je administratie.
Zakelijke klanten van de Rabobank kunnen bijvoorbeeld handig gebruikmaken van het Zakelijk financieel jaaroverzicht. Hier zie je je banksaldo's op 1 januari en op 31 december.
Stap 2: Bankmutaties verwerken in je jaarafsluiting
Verwerk alle bankmutaties op tijd. Het eindsaldo op je zakelijke rekening moet namelijk precies overeenkomen met het saldo op je balans. Klopt dit niet? Dan is er dit jaar ergens in het jaar een foutje gemaakt. Denk aan een verkeerd ingevoerd bedrag, een vergeten factuur of een boeking die dubbel is
Gebruik je een boekhoudtool die is gekoppeld aan je zakelijke bankrekening? Dan worden je bankstanden en mutaties automatisch gesynchroniseerd. Dat voorkomt fouten en maakt het controleren van je eindsaldo een stuk eenvoudiger. In veel tools kun je bankmutaties bovendien automatisch importeren, zodat je niets handmatig hoeft over te nemen.
Kasverschil? Zo los je het op
Komt het kassaldo in je boekhouding niet overeen met het contante geld dat je echt in je bedrijf hebt? Dan is er sprake van een kasverschil. Je zult moeten uitzoeken waar het mis is gegaan om het saldo weer kloppend te krijgen. Zolang er een verschil is, kun je je boekjaar niet afsluiten.
Vind je de fout niet terug? Dan kun je het verschil uiteindelijk wegboeken als verlies, zodat de administratie alsnog sluitend wordt.
Voorbeeld:
Lisa is zzp’er en sluit haar boekjaar af. Op 31 december ziet ze dat haar zakelijke rekening een eindsaldo van €4.250 laat zien. In haar boekhouding staat maar €4.000. Er ontbreekt dus €250.
Lisa loopt haar laatste bankmutaties door en ziet dat ze begin december een factuur van €250 heeft betaald aan een leverancier. Die betaling is wel van haar rekening afgeschreven, maar ze is vergeten de factuur in haar boekhouding te verwerken.
Zodra ze de factuur alsnog boekt, klopt het eindsaldo weer. Zowel de bank als de boekhouding laten nu een saldo van €4.250 zien.
Stap 3: Verkoopfacturen aan het einde van het jaar verwerken
Aan het einde van het jaar moet je bepalen welke omzet in welk boekjaar hoort. Daarbij kijk je niet naar de betaaldatum, maar naar het moment waarop je de dienst hebt geleverd of het product hebt verkocht. Hieronder zie je hoe je dat per situatie doet:
Let op: voor de btw-aangifte is altijd de factuurdatum leidend en dus niet de betaaldatum.
Voorbeeld:
Ahmed is webdesigner en levert op 20 december 2025 een website op voor een klant. Hij stuurt de factuur pas op 5 januari 2026, en de klant betaalt hem op 20 januari 2026. Omdat de dienst is geleverd in 2025, hoort de omzet ook in 2025. De factuurdatum is 5 januari 2026, dus de btw hoort in 2026.
Krijg je te maken met wanbetaling?
Wordt een factuur veel te laat betaald of helemaal niet betaald? Dat verandert niets aan het omzetjaar, maar je moet wél actie ondernemen richting je klant.
Stap 4: Overlopende omzet van 2025 naar 2026
Bij het boeken van de omzet in de administratie draait het om het jaar waarin je de diensten hebt geleverd. Werk dat je in december 2025 uitvoert, valt dus onder de omzet van 2025, los van wanneer je factureert of wanneer je klant betaalt.
Stel dat je het bedrag pas in januari 2026 factureert of ontvangt. Dan boek je in 2025 een post ‘te ontvangen opbrengsten’. Hierdoor valt deze omzet netjes onder het boekjaar 2025 en tel je hem mee voor de winstbelasting.
Hoe werkt de boeking?
Inkoopfacturen bij het afsluiten van je boekjaar
Voor inkoopfacturen kijk je altijd naar de factuurdatum. Die bepaalt in welk jaar de kosten horen, niet de datum waarop je de factuur betaalt.
Zakelijk advies
Of je nou een starter bent of een nieuw plan hebt voor je bestaande bedrijf, we helpen je graag op weg. Spar vrijblijvend met een adviseur over je plannen of open meteen een zakelijke rekening.
Stap 5: Btw-aangifte aan het einde van het jaar
Bij de btw-aangifte is de factuurdatum leidend. De datum waarop je klant betaalt, maakt dus niet uit.
Voorbeeld:
Gebruik je een boekhoudtool die gekoppeld is aan je bankrekening? Dan zie je snel of er verschillen zijn tussen je facturen en betalingen, zodat je deze kunt corrigeren voordat je je btw-aangifte indient.
| Onderdeel | Wat bepaalt het boekjaar? | Wat telt dus? | Is de betaaldatum relevant? |
| Omzet (factuurstelsel) | Jaar waarin de dienst is geleverd | Leverdatum/ prestatiemoment | Nee |
| Btw-aangifte | Factuurdatum | Factuurdatum | Nee |
| Inkoopfacturen | Factuurdatum | Factuurdatum | Nee |
| Bankmutaties | Werkelijke transactiedatum | Bankmutatie | Ja, omdat dit letterlijk de mutatie is |
| Overlopende omzet | Prestatiejaar (+ te ontvangen opbrengsten) | Leverdatum (+ vordering boeken) | Nee |
Stap 6: Afschrijvingen van investeringen bij je jaarafsluiting
Nieuwe investeringen zet je op de afschrijvingenlijst (of activastaat). Controleer aan het einde van het jaar of deze lijst volledig en up-to-date is. Bedrijfsmiddelen die langer meegaan dan één jaar horen bij je vaste activa.
Bedrijfsmiddelen met een aanschafwaarde boven de € 450 (excl. btw) moet je afschrijven. Je verdeelt de kosten dan over de jaren waarin je het bedrijfsmiddel gebruikt. Aankopen onder deze grens mag je direct als kosten boeken.
Voorbeeld:
Anna koopt in april 2025 een laptop van €1.200 voor haar bedrijf. De laptop gaat ongeveer 3 jaar mee. Anna schrijft daarom elk jaar €400 af, totdat de laptop volledig is afgeschreven.
Willekeurige afschrijving
Ben je een startende ondernemer of maak je gebruik van een regeling, zoals de MIA of Vamil? Dan mag je soms willekeurig afschrijven. Je bepaalt dan zelf in welk tempo je afschrijft: sneller, langzamer of een groter deel in één jaar. Dit kan fiscaal voordeel opleveren, bijvoorbeeld wanneer je je winst in een bepaald jaar wilt verlagen.
Stap 7: Hoe moet je je voorraad waarderen?
Heb je een winkel, webshop of andere onderneming met een fysieke voorraad? Dan moet je aan het einde van het jaar je voorraad waarderen en opnemen op de balans. Je controleert daarbij of de waarde in je administratie overeenkomt met wat er écht op de plank ligt. Dit proces heet inventariseren of balansen.
Meestal tel je op 31 december (of zo dicht mogelijk daarbij) alle aanwezige voorraad. De getelde waarde moet overeenkomen met de waarde op je balans. Ontdek je verschillen ( bijvoorbeeld door diefstal, verloren producten, verkeerd geboekte retourzendingen of beschadigde artikelen -) moet je deze afboeken. Zo blijft je administratie kloppend en ziet je winst er realistisch uit.
Voorbeeld:
Bart heeft een kleine webshop in accessoires. Volgens zijn administratie heeft hij op 31 december 150 armbanden op voorraad. Tijdens de fysieke telling komt hij op 145 stuks uit. Er missen dus 5 armbanden. Bart boekt dit verschil af als voorraadverlies, zodat de waarde op zijn balans weer klopt met wat er daadwerkelijk in zijn magazijn ligt.
Stap 8: Belastingaangifte
Ondernemers moeten vóór 1 mei de belastingaangifte doen. Heb je meer tijd nodig of wil je geen risico lopen dat je te laat bent? Dan kun je eenvoudig uitstel vragen via de Belastingdienst.
Heb je een boekhouder of accountant? Dan kan die dit via de Uitstelregeling belastingconsulenten.
Gezamenlijke aangifte uitstellen
Ben je zzp’er, heb je een partner in loondienst en doe je gezamenlijk belastingaangifte, geef dit dan door aan je boekhouder. Die regelt dan ook het uitstel voor je partner.
Vergeet je zakelijke kilometers niet
Bij het doen van belastingaangifte moet je ook je zakelijke kilometers en reiskosten opgeven. Rijd je zakelijke kilometers met je privé-auto? Dan mag je die aftrekken in je aangifte. Houd daarvoor een sluitende rittenadministratie bij. Gebruik je een tool voor kilometers en reiskosten, dan kun je eenvoudig een rapport uitdraaien en de bedragenze overnemen in je belastingaangifte.
Let op: heb je een auto van de zaak, dan trek je geen kilometers af. Dan verloopt de aftrek via de zakelijke autokosten.
Belangrijke fiscale aftrekposten voor ondernemers
Controleer of je gebruik kunt maken van de fiscale aftrekposten voor ondernemers, zoals:
Deze aftrekposten kunnen je belastbare winst flink verlagen.
Voorlopige aanslag 2026
Aan het begin van elk jaar ontvang je een voorlopige aanslag van de Belastingdienst. Dit is een schatting van je winst op basis van eerdere jaren. Check dit bedrag en pas het aan als je omzet in 2026 hoger of lager uitvalt. Zo voorkom je dat je later moet bijbetalen.
Houd er rekening mee dat je die dus ook dit jaar moet betalen. Dat kan in termijnen of in één keer.
Privé-aftrekposten
Verzamel de jaaroverzichten voor privé-aftrekposten, zoals:
Laat je boekhouder weten welke documenten je hebt, zodat alles correct wordt verwerkt.
Laat je helpen als dat nodig is
Heb je moeite om zelf de boekhouding te doen? Of vind je de belastingaangifte ingewikkeld? Huur dan een boekhouder of accountant in. Die kan je helpen, bijvoorbeeld met je jaar afsluiten.
Zorg er wel voor dat je de cijfers snapt, want uiteindelijk ben je zelf verantwoordelijk voor de administratie.
