Kostprijs berekenen: zo doe je dat
Als startende ondernemer sta je voor veel keuzes, maar één van de lastigste is het bepalen van de juiste prijs voor je product of dienst. Wat kost het jou om een product te maken of een dienst te leveren? En welke verkoopprijs past vervolgens bij de markt en bij wat je wilt verdienen? Met deze 6 stappen kom je erachter hoe je de kostprijs kunt berekenen.
De kostprijs is je vertrekpunt
De kostprijs bestaat uit alle kosten die je per product maakt voor het produceren of het leveren van dat product of die dienst. Dit zijn directe kosten (zoals materialen of ingrediënten) en indirecte kosten (zoals loonkosten of het gebruik van machines).
Indirecte kosten kun je op verschillende manieren verwerken in je kostprijs. Als je meerdere producten of diensten gaat aanbieden, dan moet je per product of dienst een aparte berekening maken.
Door het berekenen van de juiste kostprijs verklein je de kans op onderschatting van je vaste en variabele lasten. De kostprijs is je vertrekpunt en niet automatisch de prijs die je aan klanten vraagt. Pas nadat je de kostprijs per product of dienst hebt vastgesteld, bepaal je de verkoopprijs. Daarbij houd je onder meer rekening met de gewenste winstmarge, de markt en de btw. Het verschil tussen de kostprijs en de verkoopprijs noemen we de winstmarge.
Inkoopkosten berekenen
Er zijn verschillende manieren om de kostprijs te berekenen. Elke manier begint met het onder de loep nemen van jouw toekomstige inkoopbeleid voor een bepaalde periode. Dat kan bijvoorbeeld per maand, kwartaal of jaar.
Als je bijvoorbeeld een houtbewerkingsbedrijf hebt, moet je allereerst op papier zetten hoeveel van elke houtsoort of bijbehorende materialen wilt gaan afnemen binnen de onderzochte periode. Deze inkoopkosten verwerk je vervolgens in je zakelijke administratie.
Variabele kosten berekenen
Als je de inkoopkosten kent, kun je de variabele kosten per product berekenen. Dit zijn de kosten die veranderen afhankelijk van de productieomvang. Hoe meer je inkoopt, hoe meer je doorgaans betaalt voor zaken zoals:
Werk je met meerdere producten of diensten tegelijk? Dan kun je het best een geschatte verdeling maken van de kosten.
Vaste kosten berekenen
De volgende stap is het berekenen van de vaste kosten. Dit zijn de kosten die je regelmatig maakt, ongeacht de productieomvang. Voorbeelden van vaste kosten zijn:
Vaste lasten verdelen: 2 methodes
Het berekenen van je vaste lasten kan ingewikkelder zijn dan het lijkt, omdat je deze kosten vaak moet toewijzen aan verschillende producten of diensten die je aanbiedt. Bij het berekenen van de kostprijs is het belangrijk te bepalen hoe je de vaste lasten wilt verdelen.
Er bestaan 2 effectieve methoden om dit te doen:
1. Integrale kostenberekening
Deze methode is voor starters een goede keuze. Het is eenvoudig en geeft goed inzicht in de vaste lasten, vooral als je bedrijf nog klein is. Je telt alle vaste lasten bij elkaar op en verdeelt ze gelijkmatig over de producten of diensten die je aanbiedt.
2. De ABC-methode
De ABC-methode (voluit Activity Based Costing) is iets ingewikkelder, maar geeft meer inzicht in de werkelijke kosten per afdeling. Dit helpt bij het maken van betere financiële keuzes. Je verdeelt de vaste lasten eerst over de verschillende afdelingen. Daarna bepaal je per afdeling voor hoeveel procent 'gebruik wordt gemaakt' van een product of dienst. Vervolgens verdeel je de lasten evenredig.
Je kunt altijd zelf kiezen van welke methode je gebruikmaakt. Als je bedrijf veel verschillende producten heeft met verschillende kosten, kan de ABC-methode handig zijn voor meer inzicht. In andere situaties is een simpele methode, zoals de integrale kostenberekening, vaak voldoende.
Kostprijs berekenen als zzp'er of dienstverlener
Verkoop je geen producten, maar vooral je tijd of kennis? Dan ziet je kostprijsberekening er anders uit. Neem naast je zakelijke kosten ook de uren mee die je niet rechtstreeks aan een klant kunt factureren, zoals administratie, acquisitie en reistijd. Die uren moeten uiteindelijk wel uit je tarief of projectprijs worden betaald.
Kijk dus niet alleen naar het bedrag dat je factureert. IT-zzp’er Ties Giele van TSolutions vertelde Rabobank bijvoorbeeld dat zijn eerste opdracht via een recruiter € 80 per uur opleverde en dat hij inmiddels rond € 100 per uur rekent. Bij opdrachten via een recruiter of tussenpartij houdt hij daarvan minder over. Zijn advies aan starters: kijk vooral naar wat je onderaan de streep overhoudt nadat belastingen, verzekeringen en andere zakelijke kosten zijn betaald.
Kostprijs berekenen in 6 stappen
Nu je alle zakelijke kosten in kaart hebt gebracht, ga je de kostprijs per product of dienst berekenen. Dit 6-stappenplan (waarbij we een maandperiode hanteren) helpt je hierbij. We zetten eerst alle stappen op een rij en gaan daarna dieper in op elke stap:
- Bepaal alle variabele kosten per product.
- Bereken de vaste kosten per product per maand. Dit kan via een integrale kostenberekening of de ABC-methode (zie hierboven).
- Bereken het aantal producten dat je in de maand gaat verkopen.
- Bereken de totale variabele kosten door stap 1 te vermenigvuldigen met stap 3.
- Tel de totale variabele kosten (stap 4) en de vaste kosten (stap 2) bij elkaar op om de totale kosten per maand te berekenen.
- Deel de totale kosten (stap 5) door het aantal producten (stap 3). Dit is de kostprijs van je product
Kostprijs berekenen: voorbeeld
Om deze formule beter uit te leggen, geven we een voorbeeld: Jan gaat starten met een koffiezaak. Hij wil de kostprijs berekenen voor een kopje koffie. Hij doorloopt de stappen voor de kostprijsberekening. Om het voorbeeld eenvoudig te houden, verkoopt Jan alleen koffie.
Stap 1: variabele kosten
De variabele kosten zijn de kosten die per kop koffie gemaakt worden. Dit zijn de inkoopkosten voor koffiebonen, koffiemelk en de kosten voor het afwassen van de kopjes. Jan heeft de volgende kosten per kop koffie:
Jan gaat ervan uit dat de helft van zijn klanten zwarte koffie drinkt en de andere helft koffie met melk. Per product zijn de variabele kosten dus € 0,16.
Stap 2: vaste kosten
Jan betaalt natuurlijk een aantal vaste kosten. Dit zijn zijn vaste kosten per maand:
De maandelijkse kosten van Jan zijn dus € 2.500.
Integrale kostenverdeling: voorbeeld
De integrale kostenverdeling verdeelt de vaste kosten gelijkmatig over alle producten, dus in dit geval over alle kopjes koffie.
Activity Based Costing: voorbeeld
Wanneer Jan ook taartjes gaat verkopen, dan bepaalt hij eerst welk percentage van de verkoop uit koffie en welk percentage uit taartjes bestaat. Stel dat de verkoop voor 60% uit koffie en voor 40% uit taartjes bestaat. Dan verdeelt Jan dus 60% van de vaste lasten over de kopjes koffie en 40% over de taartjes.
Hierna gaan we met de berekening verder vanuit de integrale kostenberekening.
Stap 3: aantal producten per maand
De koffiezaak van Jan is 6 dagen per week geopend, dat is gemiddeld 26 dagen per maand. Per dag verwacht hij 50 kopjes koffie te verkopen. Dat zijn dus 1.300 kopjes koffie per maand.
Stap 4: totale variabele kosten
Per product zijn de variabele kosten € 0,16, zoals bepaald in stap 1. Bij 1.300 verkochte producten zijn de totale variabele kosten € 208 per maand.
Stap 5: totale kosten per maand
De totale kosten per maand zijn de totale variabele kosten uit stap 4, opgeteld bij de totale vaste kosten uit stap 2. Dat is dus € 208 + € 2.500 = € 2.708.
Stap 6: kostprijs berekenen per product
De kostprijs per kop koffie wordt berekend door de totale kosten te delen door het aantal verkochte kopjes koffie: 2.708 / 1.300 = € 2,08.
De kostprijs van een kopje koffie is dus € 2,08.
| Stappen | Omschrijving | Bedrag |
| Stap 1: Variabele kosten per kop koffie | Inkoopkosten voor koffiebonen, koffiemelk en vaatwasser per kop koffie. | € 0,16 |
| Stap 2: Vaste kosten per maand | Huur, personeelskosten, afschrijving, marketing, verzekeringen en overige kosten. | € 2.500 |
| Integrale kostenverdeling (voorbeeld) | Vaste kosten gelijk verdelen over alle kopjes koffie. | € 2.500 (in totaal) |
| ABC-methode | Verdeling van vaste kosten over koffie (60%) en taartjes (40%). | Koffie: € 1.500 en Taartjes: € 1.000 |
| Stap 3: Aantal producten per maand | Aantal kopjes koffie per maand (50 kopjes per dag, 26 dagen in de maand). | 1.300 kopjes koffie |
| Stap 4: Totale variabele kosten | Variabele kosten per kop koffie (€ 0,16) + het aantal kopjes koffie (1.300 stuks). | € 208 |
| Stap 5: Totale kosten per maand | Optelling van de totale variabele kosten (€ 208) + de vaste kosten (€ 2.500). | € 2.708 |
| Stap 6: Kostprijs per product | Totale kosten per maand (€ 2.708) gedeeld door het aantal verkochte kopjes koffie (1.300 stuks). | € 2,08 |
Winstpercentage berekenen
Nu je de kostprijs hebt berekend, weet je wat het je kost om een product te maken of een dienst te leveren. Dat betekent nog niet dat je ook je verkoopprijs hebt bepaald. Je wilt natuurlijk ruimte houden voor winst, tegenvallers en investeringen. Hoeveel ruimte je daarvoor hebt, hangt onder meer af van de winstmarge die je kiest en van wat klanten bereid zijn te betalen.
Voordat je een winstpercentage kunt vaststellen, moet je eerst de verkoopprijs per product of dienst bepalen. Dit is de prijs die je aan je klanten gaat vragen. Bij het bepalen van de verkoopprijs moet je in ieder geval de volgende punten meenemen:
Winstmarge en winstpercentage: voorbeeld
Jan bepaalt zijn verkoopprijs onder andere op basis van de concurrentie, dus andere koffiezaken in de buurt. Zo komt hij op een verkoopprijs van € 2,50 per kop koffie.
Zijn winstmarge is dan dus € 2,50 verminderd met de kostprijs van € 2,08. Dat is € 0,42 per kop. Nu kan hij ook het winstpercentage berekenen, dat is 0,42 / 2,50 = 17%.
Winstmarge calculator
Gebruik onze handige winstmarge calculator om direct je winstmarge te berekenen op basis van je btw-tarief, inkoopprijs en verkoopprijs. Zo krijg je snel inzicht in je winst per product en kun je beter beslissen over je prijsstrategie en marges.
Kostprijs berekenen: wat zijn de valkuilen?
Een goede kostprijsberekening voorkomt dat je jezelf rijk rekent. Vooral starters maken daarbij een paar veelvoorkomende fouten.
1. Je vergeet kosten mee te rekenen
Denk niet alleen aan materiaal of inkoop. Ook verzekeringen, software, marketing, afschrijving, vervoer en niet-declarabele uren horen bij de kosten van je onderneming. Vergeet je zulke posten, dan lijkt je marge groter dan die in werkelijkheid is.
2. Je schat je verkoop te optimistisch in
In de berekening verdeel je je vaste kosten over het aantal producten of uren dat je verwacht te verkopen. Schat je dat aantal te hoog in, dan wordt je berekende kostprijs te laag. Reken daarom ook een realistischer of tegenvallend scenario door.
3. Je kijkt alleen naar de concurrent
De prijs van concurrenten is nuttige informatie, maar zegt niets over jouw kosten. Een lage prijs kan klanten trekken, maar is niet houdbaar als je er te weinig aan overhoudt. Gebruik de markt daarom als check op je verkoopprijs, niet als vervanging voor je eigen kostprijsberekening.
Jill Snijder (Lepelclub) onderschatte de bijkomende kosten
Jill Snijder, oprichter van Lepelclub, investeerde haar € 3.000 spaargeld in een sample en haar eerste bestelling van 1.600 lepels. Maar daar bleef het niet bij. Ze betaalde ook € 500 voor transport, € 385 aan importheffingen en € 630 aan import-btw. Daar kwamen vervolgens nog verzendkosten per bestelling bij. Jill geeft aan dat ze vooraf niet goed doorhad hoeveel kosten er naast de producten zelf bij kwamen kijken. Een goed voorbeeld van waarom je bij het berekenen van je kostprijs verder moet kijken dan alleen de inkoop.
Prijsstrategie
Kijk bij je prijsstrategie dus zowel naar je eigen kosten als naar wat er in de markt gebeurt. Zo voorkom je dat je een aantrekkelijke prijs kiest die voor jouw bedrijf uiteindelijk niet rendabel is.
Tip: bij het bepalen van de uiteindelijke verkoopprijs moet je ook de btw berekenen. Gebruik hiervoor de btw calculator.
Werk je met een uurtarief? Neem dan ook je niet-declarabele uren mee in je berekening. Werk je liever met een projectprijs, abonnement of een andere prijsafspraak, dan blijft hetzelfde uitgangspunt gelden: je prijs moet je kosten dekken én ruimte laten voor een gezonde onderneming.
Winstmarge berekenen - calculator
Jaarlijkse prijsindexatie
Je kosten kunnen in de loop van de tijd stijgen, bijvoorbeeld door inflatie, hogere inkoop- en energieprijzen of duurdere zakelijke diensten. Controleer daarom regelmatig of je kostprijs en verkoopprijs nog bij elkaar passen. Zo voorkom je dat je marge ongemerkt steeds kleiner wordt. Een prijs periodiek aanpassen aan de inflatie heet indexeren. Spreek je met klanten over jaarlijkse prijsindexatie, wees dan duidelijk over wanneer en op basis waarvan je de prijs aanpast.
