Btw terugvragen: hoe werkt het?

Als ondernemer heb je rechten en plichten op fiscaal gebied. Eén daarvan is het terugvragen van btw over zakelijke uitgaven. Hoe werkt dat precies en wanneer moet je btw afdragen? We leggen het stap voor stap uit.

Wat is voorbelasting en hoe werkt het?

Heb je als ondernemer btw betaald over producten of diensten van anderen? Dan mag je deze btw vaak terugvragen van de Belastingdienst via je btw-aangifte. Dit noemen we ook wel voorbelasting.

Je kunt bijvoorbeeld de btw terugvragen over zakelijke inkopen, kosten en investeringen die je maakt voor de invoer van goederen of aankopen in de andere EU-landen. Let op: voor sommige producten en diensten geldt een uitzondering. Niet over alles dat je invoert mag je btw aftrekken.

Tip! Onmisbaar bij je btw-aangifte: de btw-calculator.

Btw terugvragen: de voorwaarden

Je mag alleen btw terugvragen over zakelijke kosten. Daarnaast gelden er enkele voorwaarden, die we hieronder toelichten.

Btw over zakelijke diners is niet aftrekbaar, maar de kosten mag je wel voor 80% van de winst aftrekken. De btw over hotelovernachtingen en relatiegeschenken kun je meestal wel volledig terugvragen, zolang ze zakelijk zijn.

Houd er rekening mee dat als je boven de drempel van € 4.600 aan btw komt in één jaar, je alles boven dit bedrag volledig kunt aftrekken. Maar dit komt zelden voor bij starters en zzp'ers.

Sommige kosten kunnen zowel zakelijk als privé zijn, bijvoorbeeld als je een telefoon koopt die je voor zakelijke én privédoeleinden gebruikt. In dat geval kun je een deel van de btw terugvragen, afhankelijk van het zakelijk gebruik.

Soms is de levering van producten of diensten wettelijk vrijgesteld van het vermelden van btw op de factuur. Dit geldt bijvoorbeeld voor de facturen van taxichauffeurs. Ook wanneer je bij het tankstation geen bon hebt gekregen waar de btw apart op vermeld staat, kun je deze toch terugvorderen. Deze betaling moet dan wel duidelijk traceerbaar zijn op je zakelijke rekening.

Voor jezelf beginnen?

Ieder begin is spannend. De Rabo ZZP Rekening geeft je meer zekerheid. Je hebt namelijk geen vaste kosten en betaalt alleen voor je transacties. Wel zo fijn als je net gaat starten!

Ontdek de Rabo ZZP Rekening

Btw terugvragen in 5 stappen

Btw terugvragen doe je eenvoudig in een paar stappen. Dit kan per maand, kwartaal of jaar, afhankelijk van hoe vaak je aangifte doet.

Stap 1. Zorg voor een goede administratie

Het is belangrijk om alle facturen, offertes en ander papierwerk goed te ordenen. Een duidelijke administratie is erg belangrijk. Koppel bijvoorbeeld een boekhoudprogramma aan je zakelijke rekening.

Met deze online pakketten kun je tegenwoordig vrijwel alle administratieve handelingen uitvoeren, zoals:

Het scannen en uploaden van facturen en bonnen.

Het automatisch registreren van zakelijke bij- en afschrijvingen.

Het automatisch opmaken van je btw-aangifte.

Het maken en versturen van offertes en facturen.

Stap 2. Voer al je inkomende facturen (kosten) in

Dit zijn de kosten die je maakt voor je bedrijf. Denk aan leveranciersfacturen of facturen van ondernemers die je hebt ingehuurd. Zorg dat je alles goed bijhoudt.

Heb je geen koppeling tussen een boekhoudprogramma en je zakelijke rekening? Voer dan alle zakelijke kosten in een (Excel)document.

Stap 3. Voer je uitgaande facturen (inkomsten) in

Dit zijn de facturen die jij hebt verstuurd naar klanten of opdrachtgevers. Zorg dat ook deze volledig en juist in je administratie staan.

Stap 4. Controleer je facturen en bonnen

Je wilt geen fouten maken bij de btw-aangifte. Controleer of de facturen en bonnen overeenkomen met je bankafschriften. Is je zakelijke rekening gekoppeld aan een digitaal boekhoudprogramma, dan gaat dit automatisch.

Stap 5. Trek voorbelasting af bij de btw-aangifte

Bij je aangifte geef je eerst de btw op die je moet betalen. Daarna trek je de voorbelasting (btw over kosten) af van dit bedrag. Het verschil is wat je moet betalen of terugkrijgt van de Belastingdienst.

Let op! Het kan gebeuren dat het terug te ontvangen bedrag hoger is dan het te betalen bedrag. In dat geval krijg je van de Belastingdienst geld terug.

Btw in het buitenland

Heb je in een ander EU-land btw betaald en hoef je daar geen btw-aangifte te doen? Dan kun je de btw terugvragen via de Nederlandse Belastingdienst. Check bij de Belastingdienst of je aan de voorwaarden voldoet.

Is de btw voor ondernemers alleen zakelijk aftrekbaar?

Gebruik je een aankoop deels zakelijk en deels privé? Dan mag je alleen btw terugvragen voor het percentage dat je zakelijk gebruikt. Dit geldt bijvoorbeeld voor telefoons, laptops of navigatiesystemen.

Btw aftrekken: auto van de zaak

Rijd je in een zakelijke auto? Dan mag je btw over de aanschaf, het onderhoud en de brandstof aftrekken.

Gebruik je de auto ook privé? Dan betaal je bijtelling, tenzij je een rittenadministratie bijhoudt. Als je geen rittenadministratie hebt, betaal je een vast percentage aan btw.

Dit percentage bedraagt 1,5% of 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm. Het percentage van 1,5% geldt alleen als bij de aanschaf geen btw afgetrokken is, en voor auto’s die in 2012 of eerder in gebruik zijn genomen.

Tip! Tank je zakelijk? Zorg dan dat je betaalt met een zakelijke betaalpas, creditcard of tankpas. Zo kun je de btw eenvoudig terugvragen.

Lees meer over bijtelling

Auto leasen

Lease je een auto voor zakelijke doeleinden? Dan kun je de rente en btw over de leasekosten aftrekken. Let op: dit geldt alleen voor het zakelijke deel. Rijd je meer dan 500 kilometer privé per jaar? Dan moet je een correctiepercentage betalen.