Ondernemer zit aan tafel en controleert bonnetjes

Btw-aangifte: hoe werkt het en waar moet je aan denken?

Je eerste btw-aangifte: een nieuwe stap in je carrière als startende ondernemer. Met deze handige tips en tricks regel je het snel en soepel.

Wat is btw-aangifte precies?

Bij een factuur voor je klant breng je btw in rekening. Simpel gezegd, is dit de belasting die je betaalt over je omzet. Daarom heet btw ook wel omzetbelasting. In de btw-aangifte neem je ontvangen btw op. De btw die bijvoorbeeld leveranciers bij jou in rekening brengen, trek je af.

Btw is iets anders dan inkomstenbelasting, dat is de belasting de je betaalt over je inkomsten.

Sneller btw-aangifte doen met een zakelijke rekening

Met een zakelijke rekening hou je privé en zakelijke transacties van elkaar gescheiden. Je hoeft dit dus niet handmatig te doen; dat bespaart je veel tijd bij de btw-aangifte. Slim: koppel een zakelijke spaarrekening aan je zakelijke rekening. Veel ondernemers kiezen ervoor om hier de te betalen btw en inkomstenbelasting op te zetten. Zo heb je altijd genoeg geld op je rekening bij de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting.

Open een zakelijke rekening

Aangifte per maand, kwartaal of jaar

De btw-aangifte doe je maandelijks, per kwartaal of per jaar. Je kunt dit niet zelf kiezen, de Belastingdienst bepaalt dat. De meeste ondernemers doen elk kwartaal hun btw-aangifte.

Als je per kwartaal meer dan € 15.000 btw moet afdragen, doe je maandelijks aangifte.

Ligt het jaarlijks te betalen btw-bedrag onder € 1.883? Dan betaal je eens per jaar. In dit geval kun je ook gebruikmaken van de zogeheten zogeheten kleineondernemersregeling (KOR). Deze regeling levert je fiscaal voordeel op bij de btw-aangifte.

Lees meer over je aangiftetijdvak en de voorwaarden op de website van de Belastingdienst

Wanneer btw-aangifte doen?

Betaal je per maand of kwartaal? Dan doe je de aangifte uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op de maand of het kwartaal waarover je aangifte doet. Bij een jaarlijkse aangifte doe je vóór 1 april van het volgende jaar aangifte.

Als je inlogt in Mijn Belastingdienst Zakelijk, dan zie je de uiterste inzend- en betaaldata en betalingskenmerken voor je btw-aangifte. Het bedrag dat in de aangifte staat, betaal je binnen een maand na afloop van het aangiftetijdvak aan de Belastingdienst. Bij aangifte per jaar maak je het bedrag uiterlijk op 1 april van het volgende jaar over.

Het kan zijn dat je door omstandigheden je aangifte niet op tijd kunt indienen. Je kunt dan uitstel aanvragen bij de Belastingdienst. Dat moet vóór de uiterste inleverdatum.

Hoe doe je btw-aangifte?

Je doet je btw-aangifte digitaal via de Belastingdienst. Ben je startend ondernemer? Dan stuurt de Belastingdienst je de eerste aangifte digitaal óf op papier. Met je KVK-inschrijving log je in op Mijn Belastingdienst Zakelijk. In de aangifte geef je de btw op die je bij je klanten in rekening hebt gebracht. De btw die je leveranciers aan jou hebben berekend, breng je hierop in mindering. Als je het formulier volledig hebt ingevuld, verstuur je de aangifte en ontvang je een bevestiging van de Belastingdienst.

Btw-aftrek als voorbelasting

De btw die je betaalt over goederen of diensten die je inkoopt, mag je als voorbelasting aftrekken bij je aangifte omzetbelasting. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

Je gebruikt de gekochte goederen en diensten voor omzet die belast is met btw, of waarbij de btw verlegd is naar je afnemer. Je krijgt een factuur waarop btw staat.
De goederen of diensten waarvoor je een btw-factuur hebt ontvangen, zijn daadwerkelijk aan jou geleverd.
Zorg dat je altijd de originele facturen en bonnen bewaart in je administratie. Je mag alleen zakelijke kosten aftrekken. Je mag geen btw aftrekken over bijvoorbeeld:
- privéaankopen,
- uitgaven voor bedrijfsactiviteiten die zijn vrijgesteld van btw, zoals scholing,
- eten en drinken in de horeca
- personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken (van meer dan € 227 per persoon per jaar)

Wat is btw verleggen?

Bij de verleggingsregeling verschuift de btw van de verkoper naar de koper. Jouw leverancier brengt dan geen btw in rekening, maar ‘verlegt’ de btw naar jou. Jij betaalt de btw dan aan de Belastingdienst. Andersom kun jij ook btw verleggen naar een klant. In dit geval betaalt je klant de btw.

Lees meer over btw verleggen

Btw-tarieven en vrijstellingen

Weet jij welk btw-tarief voor je product of dienst geldt? Er zijn drie btw-tarieven, maar het kan ook zijn dat je werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw.

De btw-tarieven in Nederland zijn: 21%, 9% en 0%.

Het meest gangbare tarief is 21%. Dit tarief geldt voor de meeste producten en diensten.

Het verlaagde btw-tarief van 9% geldt voor een beperkt aantal producten. Zoals voedingsmiddelen, geneesmiddelen, hulpmiddelen en boeken. In de horeca betaal je zowel 21% als 9%. Over alcoholische dranken betaal je altijd 21%, over bijvoorbeeld frisdrank, koffie en thee betaal je 9% btw.

Het btw-tarief van 0% is bedoeld voor producten waarvoor een consument in een ander land de btw betaalt. Als bijvoorbeeld een buitenlandse woonwinkel jouw salontafel koopt, betaalt de consument die het weer afneemt de btw in het land van verkoop.

Als je zakendoet met buitenlandse partners, dan werkt de btw-afdracht complexer. Exporteer je naar EU-landen, dan breng je meestal geen btw in rekening. Je brengt wel Nederlandse btw in rekening als je klanten particulieren zijn die zelf geen btw-aangifte doen.

Als je goederen of diensten uit andere EU-landen importeert, dan brengt de leverancier meestal geen btw bij jou in rekening. Je berekent in dit geval zelf de btw en neemt deze mee in je aangifte bij de Nederlandse fiscus. Deze btw kun je ook als voorbelasting aftrekken.

Handig: de btw-calculator

Snel weten hoeveel btw je moet rekenen of betalen? Met onze btw-calculator zet je altijd de juiste bedragen op offertes en facturen.

Open de btw-calculator

Meer slimme tips over btw-aangifte doen

Zet in je agenda: deadlines

Waarschijnlijk doe je de btw-aangifte elk kwartaal. Zet de data in je agenda. De deadlines zijn 31 januari, 30 april, 31 juli en 31 oktober.

Doe altijd aangifte

Heb je niets aan te geven? Doe dan toch btw-aangifte. Als starter krijg je alleen de eerste keer een bericht van de Belastingdienst.

Open een spaarrekening

Heeft je klant een factuur betaald? Zet de btw in dat bedrag opzij voor als je straks de btw-aangifte doet.

Betalen? Doe het op tijd

Natuurlijk wil je geen boete! Zorg ervoor dat je betaling op tijd op de rekening van de Belastingdienst staat.

Bewaar bonnetjes en facturen

Niet vergeten: bewaar al je bonnen, facturen en de rest van je administratie 7 jaar.

Gebruik een boekhoudprogramma

Zo’n programma kun je vaak gemakkelijk koppelen aan je zakelijke rekening. Zo worden alle transacties van je zakelijke rekening automatisch verwerkt in je boekhouding.

Veelgestelde vragen

De meeste ondernemers doen elk kwartaal aangifte. Zo ziet jouw aangifteschema er dan uit voor 2025:

31 januari: aangifte 4e kwartaal 2024

30 april: aangifte 1e kwartaal

31 juli: aangifte 2e kwartaal

31 oktober: aangifte 3e kwartaal

Op die data moet dus ook het verschuldigde bedrag op de rekening van de Belastingdienst staan. Op deze pagina van de Belastingdienst vind je alle data voor maand- én kwartaalaangifte.

Als je producten en diensten levert, is de kans groot dat je hier btw over moet rekenen. Dit is een percentage (0%, 9% of 21%) van de prijs, dat je afdraagt aan de Belastingdienst. Je brengt dit percentage extra in rekening bij je klant. Tegelijkertijd betaal je over goederen of diensten die je inkoopt zelf ook btw. Deze mag je als voorbelasting aftrekken bij je aangifte omzetbelasting. Vermeld in elk geval je btw-nummer op je facturen.